Инвентаризация в аптеке

Содержание
  1. F1301 Инвентаризация товарно-материальных ценностей аптеки
  2. Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:
  3. До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:
  4. Инвентаризация в аптеке | ТСД-Инвент
  5. Нормативная база
  6. Установленные сроки для ревизии и основания
  7. Проведение проверки
  8. Виды инвентаризации
  9. Инвентаризация в аптеках: сроки и порядок проведения, виды ревизии, оформление документов в аптечных организациях
  10. Инвентаризация товаров в аптеке: что это, основные аспекты
  11. Основные цели
  12. Виды и сроки проведения инвентаризации ТМЦ в аптеке
  13. Обязательная или инициативная
  14. Спланированная или внеплановая
  15. Полная или частичная
  16. Нормативная база
  17. Особенности пересчета лекарственных средств
  18. Приказ, говорящий о проведении инвентаризации в аптеке
  19. Образец
  20. Основной порядок
  21. Алгоритм
  22. Когда проверяют сроки годности препаратов
  23. Инвентаризация в аптеке: порядок проведения, документы, состав инвентаризационной комиссии
  24. Законодательство
  25. Сроки
  26. Подготовка
  27. Проведение инвентаризации в аптеке
  28. Оформление результатов
  29. Учет излишков
  30. Правила инвентаризации
  31. Учет недостач в БУ
  32. Учет недостач в НУ
  33. Инвентаризация в аптеке: документы
  34. Списание просроченных лекарств
  35. Налог на прибыль
  36. Вывод
  37. Инвентаризация в аптеке
  38. Основные аспекты
  39. Участники
  40. Порядок проведения инвентаризации

F1301 Инвентаризация товарно-материальных ценностей аптеки

Инвентаризация в аптеке

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно: -при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; -перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков; -при смене материально ответственных лиц; -при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; -в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; -при реорганизации или ликвидации организации; -в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Для проведения инвентаризации приказом руководителя назнача¬ется постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и час¬тичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризаци¬онные комиссии. В состав инвентаризационных комиссий включают¬ся представители администрации – председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

1. своевременность проведения инвентаризации; 2. соблюдение порядка проведения инвентаризации; 3. полноту и точность внесения в описи данных о фактических ос-татках проверяемого имущества или расчетов; 4.

правильность указания в описи наименований и отличительных признаков товарно-материальных ценностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество доз в упаковке и т.д.); 5. правильность и своевременность оформления материалов ин-вентаризации. Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки. По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке – наиболее тру¬доемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем рас-поряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата рас-поряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентариза¬ции, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций. Председателю инвентаризационной комиссии вручается кон-трольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

1. опломбировать места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы (выходы);
2. проверить исправность весо-измерительных приборов и соблю-дение установленных сроков их клеймения (поверки); 3.

получить отчеты материально-ответственных лиц о движении материальных ценностей и денежных средств (все приходные и рас¬ходные документы, приложенные к отчетам визируются председате¬лем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии ос¬татков материальных ценностей по учетным данным к началу инвен-таризации).

Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризаци¬онной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценно¬сти, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные цен¬ности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризацион¬ной комиссии, а при плановых – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определя¬ется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи. Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в непо-врежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна прово-диться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к дру¬гому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбиро¬вывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помеще¬ния, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризаци¬онной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвента¬ризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

В случае если товарно-материальные ценности поступают в организацию во время проведения инвентаризации, то они принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Что касается товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, то их инвентаризация заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.

), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.

), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации. Причем предварительно следует произвести сверку этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. В дальнейшем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию организации, где осуществляется проверка правильности подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи ТМЦ, а также сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений в обязательном порядке формируется сличительная ведомость формы № ИНВ-19, которая аналогично инвентаризационным описям может быть составлена как с использованием средств вычислительной техники, так и вручную. Методическими указаниями № 49 установлено, что суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. При этом указано, что для оформления результатов инвентаризации также могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. Однако на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

   

Источник: http://twilightskystudio.com/farma/statzad/F1301_02.php

Инвентаризация в аптеке | ТСД-Инвент

Инвентаризация в аптеке

  Информация о балансе предприятия должна соответствовать фактическому наличию товарно-материальных ценностей и основных средств. Чтобы свести эти данные, нужно проводить периодически инвентаризацию. Только с ее помощью можно выявить:

  • недостачу имущества (кража, потеря и т.д.);
  • его порчу (истечение срока годности, неправильность хранения) и другие факты.

Проведение ревизии в аптеке – это отдельная разновидность инвентаризации, так как в данных организациях имеется специфический товар – лекарственные препараты. Многие из них отпускаются только по рецепту.

Нормативная база

Проверка товара в аптеках проводится на основании следующих законодательных актов:

  • приказ Минфина под номером 49 «Указания по проведению инвентаризации»;
  • налоговый кодекс Российской Федерации» — глава 25;
  • федеральный закон под номером 129 «О бухгалтерском учете»;
  • иная нормативная законодательная база органов государственной власти;
  • внутренние приказы руководства подотчетной компании.

Отступление от указанной документации невозможно. Мы можем провести инвентаризацию в аптеке по всем установленным законом правилам:

  • быстро;
  • достоверно;
  • открыто.

Установленные сроки для ревизии и основания

  Перед началом проведения инвентаризации следует определить ее периодичность. Законодательство Российской Федерации устанавливает лишь основания проведения ревизионных мероприятий. По общему правилу, сроки инвентаризации должны быть прописаны во внутренних регламентах аптек или в учетной политике компании, связанной с фармацевтикой.

  По закону о бухгалтерском учете в аптеке нужно проводить сверки в таких ситуациях:

  • при выкупе или продаже активов организации;
  • при передаче имущества по договору аренды;
  • каждый год при составлении бухгалтерской отчетности;
  • если в аптеке выявлены факты хищения;
  • при форс-мажорных обстоятельствах (пожары, стихийные бедствия и подобные);
  • если компания затеяла реорганизацию или ликвидации.

  Заказать инвентаризацию аптеки можно в сторонней организации. На практике такой вариант является наиболее эффективным, так как независимые лица могут объективно оценить ситуацию на предприятии, представить достоверный отчет.

Проведение проверки

  Инвентаризация силами сторонней компании (инвентаризация на аутотренинге), как указывалось ранее, даст хорошие результаты. В нашей компании трудятся высококвалифицированные специалисты с богатым опытом работы по инвентаризации предприятий, организаций, компаний, фирм различных направлений.

  Специфика ревизии аптек состоит в том, что проверке подлежат не только используемое имущество: полки, витрины, тумбы, столы, стулья, но сами лекарственные препараты на складе. При этом, в самую первую очередность наша ревизионная группа начинает проверку именно складского помещения.

  Наши сотрудники скрупулезно пересчитывают имеющиеся на аптечном складе ценности и сопоставляют их с данными по бухгалтерскому учету. Мы выбираем подходящие для данного случая методы и способы проверки, которые в том или ином случае приведут к достоверным результатам: «по полкам», по алфавиту и т.д.

По итогам работы могут быть выявлены такие фактические обстоятельства:

  • недостача материальных ценностей;
  • обнаружение просроченных товаров;
  • находка излишек, не зафиксированных документально.

  В любом случае, за складом должно быть закреплено материально-ответственное лицо, которое несет ответственность за количественную и качественную составляющую.

Виды инвентаризации

Условно выделяют несколько видов проверок:

  • полная и всесторонняя инвентаризация всего комплекса ценностей аптеки, которая проводится примерно один раз в 3 года. Инвентаризации подлежат лекарственные препараты, мебель и сопутствующее оборудование, касса, оргтехника, расходные материалы и т.д.;
  • ежегодная перед составлением обязательной бухгалтерской отчетности. При этом проверка проводится в отношении кассы и ТМЦ;
  • внеплановые, когда для аптеки важно владеть достоверной информацией о фактическом положении дел компании.

  При увольнении материально-ответственного лица инвентаризация обязательно должна проводиться, чтобы новый сотрудник могут приступить к своим обязанностям «с чистого листа». В противном случае, новичку придется исправлять ошибки предшественника.

  Важно, чтобы в дни проведения инвентаризации аптека была закрыта для покупателей, не проводилась приемка и отпуск лекарственных средств.

Только так имеется возможность составить акт инвентаризации в достоверности с фактическим состоянием на момент проведения проверки.

  При обращении в нашу компанию, мы гарантируем высокое качество проверки в самые кратчайшие сроки, чтобы не задерживать работу аптеки и отпускать лекарства людям, которые в них остро нуждаются.

К списку статей

Источник: https://tsd-invent.ru/inventarizaciya-v-apteke/

Инвентаризация в аптеках: сроки и порядок проведения, виды ревизии, оформление документов в аптечных организациях

Инвентаризация в аптеке

17 Июня 8 минут на прочтение515

Важно заранее знать виды инвентаризации в аптеке и порядок ее проведения. Такой подход поможет не ошибиться в процессе и сделать все в соответствии с требованиями законодательства. Каждая организация, в том числе фармакология, должна раз в определенный промежуток времени пересчитывать все имущество.

Это позволит своевременно узнавать о недоимках или излишках изделий, выявлять испорченную партию или воровство среди продавцов.

В связи с введением новых систем для продажи регулярная проверка соответствия факта и плана помогает корректно управлять активами и не допускать зависания ценностей на остатках при их реальном отсутствии.

Инвентаризация товаров в аптеке: что это, основные аспекты

Это процесс, в ходе которого изучается состояние и наличие ТМЦ, денежных средств и других активов. За последние годы порядок не изменился, он полностью описан в Методических указаниях и является общим для всех групп продовольственной и хозяйственной продукции.

Пересчету подлежит все имущество, от лекарств и финансов на счету и в кассе до кредитных обязательств и мебели.

Каждый работник участвует в проведении, так как все они являются материально ответственными лицами.

Подходить к инвентаризации нужно крайне ответственно. Важно правильно посчитать все остатки, чтобы не пришлось искать, кто виноват в потере упаковок с дорогостоящими препаратами. Особенно если потом выяснится, что эта коробка стояла в подсобке и теперь нужно заново оформлять множество бумаг, чтобы поставить на учет то, что недавно было снято.

Когда это мероприятие необходимо:

  • имущество будут передавать в аренду или продавать;
  • предприятие принадлежало государству, а станет частным;
  • каждый год перед составлением ежегодной отчетности;
  • сменятся материально ответственные лица;
  • произошел пожар или стихийное бедствие, следует подсчитать убытки;
  • установлено, что кто-то из сотрудников занимался воровством или порчей, а также злоупотреблял положением;
  • компания будет ликвидироваться или реорганизоваться;
  • иные причины, закрепленные законодательно.

Также этот процесс целесообразно организовать в момент наименьшего количества остатков. В этом случае достаточно приказа руководителя. Это оптимальный способ регулярно отслеживать изменения в структуре и объемах ЛС (лекарственных средств).

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!

Основные цели

Пересчет не заводят просто так. Для этого нужен серьезный повод – конец года, потеря доверия к сотрудникам или продажа фирмы другим лицам.

Независимо от причин образования, есть несколько задач, которые закрывают во время каждой описи продукции, мебели и финансовых средств.

Что обязательно делают:

  • определяют фактическое наличие ТМЦ;
  • сопоставляют полученные данные с учтенными;
  • проверяют, насколько полно отражены все хозяйственные операции в документах;
  • изучают, в каких условиях содержатся ЛС, их СГ, определить непопулярные и невостребованные подвиды.

Своевременное мероприятие помогает руководству следить за реальным объемом имущества, а также своевременно выявлять недостачи, списывать их и находить виновных. Это хороший способ узнать реальное состояние дел.

Виды и сроки проведения инвентаризации ТМЦ в аптеке

Условно выделяют 3 разновидности пересчета:

  • Полный. Проводят не чаще, чем раз в три года. В этом случае обязательно учитывают все товарно-материальные ценности, основные средства и активы, сверяют кассу и сейф, а также всю мебель и помещения, находящиеся в собственности или аренде.
  • Годовой. Логично, что его выполняют каждые 12 месяцев, в ноябре, перед ежегодным отчетом. Ее необходимо проводить, чтобы корректно заполнить декабрьскую документацию и закрыть год. В этом подвиде достаточно выполнить опись продукции и наличности.
  • Промежуточный. Это самый важный тип. Помогает руководству владеть реальной информацией, а не «бумажными» вариантами, ведь часто то, что происходит на самом деле, отличается от фактических данных.

Также инвентаризационная опись в аптеке проводится в день увольнения сотрудника и трудоустройства нового члена коллектива, если передаются товарно-материальные ценности. Человек за них отвечает до последнего дня работы, поэтому обязан их сдать в целости и сохранности пришедшему на его место работнику.

Также они проводятся, если выявили порчу продукции, хищения, халатное отношение к службе. В этом случае необходимо произвести пересчет, чтобы выявить размеры потерь и объем ущерба.

Кроме того, стоит сразу определить, сколько было вынесено и испорчено, чтобы потом наказать виновного. Это лучше, чем ждать очередную опись через несколько месяцев.

За это время ситуация может серьезно ухудшиться, а виртуальные остатки будут мешать эффективно трудиться.

А теперь предлагаем изучить отдельные виды немного подробнее.

Обязательная или инициативная

В первом случае это процесс, который проходит в соответствии с одним из оснований по Методическим указаниям. Во втором – потому что так предписал директор.

Она проводится после приказа руководителя или следственного органа, который должен выявить отклонения и правонарушения.

Спланированная или внеплановая

В законодательстве нет таких понятий, но их активно применяют в организациях. Разделить их легко, порядок тоже ничем не отличается.

Запланированная проходит по заранее составленному графику, с которым ознакомят всех сотрудников. Например, перед составлением годовой отчетности или подошел день пересчета основных средств.

Незапланированная эта та, которую организовали в короткие сроки по серьезной причине – из-за паводка, землетрясения, хищений или выявлении больших недоимок.

Полная или частичная

Первая подразумевает перепись всего, что есть в организации – денег, мебели, помещений, лекарств, бланков, даже кредитных обязательств.

Частичная обычно зависит от причины ее создания. Например, выявили излишки определенного товара, тогда сначала пересчитывать всю группу. Если в ней не был обнаружен пересорт, то считают все ЛС в компании.

Нормативная база

Сроки, в которые должна проводиться инвентаризация, записаны во внутренней документации каждого отдельного пункта. Законодательно прописаны только основания для начала мероприятия.

Также допускается заказать проведение в сторонней организации, которая специализируется на подобных услугах. Такой вид помогает не только установить факт обмана и хищения сотрудниками, но и сэкономит время и силы людей.

Регулируется такими актами:

  • 25 глава НК;
  • Приказ Минфина №49;
  • ФЗ №129;
  • внутренние распоряжения руководства.

Особенности пересчета лекарственных средств

У этого процесса есть свои нюансы. Описывать все препараты необходимо по:

  • дозировкам;
  • формам;
  • наименованиям;
  • фасовкам.

Все лекарства, которые включаются в ведомость, учитываются в денежном выражении, а затем разделяются по группам. Все ЛС подлежат количественному учету.

Приказ, говорящий о проведении инвентаризации в аптеке

Это основной документ, который требуется, чтобы инициировать перепись ТМЦ. В нем прописывается, что подлежит описи, в какие сроки. Созывается комиссия, которая будет этим заниматься. Ее председатель расписывается в бумагах и контролирует качество выполнения.

Обязательно вписывают:

  • форму по ОКУД и ОКПО;
  • наименование полностью;
  • Ф. И. О. и должности членов комиссионной команды, их председателя;
  • даты начала и конца;
  • причина – без этого нельзя считаться;
  • обязательство сдать материалы в бухгалтерию не позднее первого рабочего дня после окончания описи.

Образец

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке, аптечных организациях проводится на основании документа с такими полями (сверху вниз, слева направо):

  • коды по ОКУД и ОКПО;
  • полное наименование с формой ответственности (ООО, АО и другие);
  • структура – полная или в каком-то определенном отделе;
  • наименование бумаги – приказ;
  • порядковый номер, затем буквенное обозначение (инв.);
  • дата, когда составляется распоряжение.

После шапки пишется, что для проведения процедуры начинает работу специальная комиссия. В первом же предложении перечисляется, в каких подразделениях будет произведен пересчет.

Ниже указывается председатель, его должность и ФИО. Под ним – аналогично расписываются все члены команды, которая будет трудиться.

Затем вписывается, что подлежит инвентаризации – например, активы, денежные обязательства, ТМЦ и так далее.

Ниже – сроки. Обязательна дата начала и предполагаемая – окончания процедуры. Важно уложиться в эти рамки, не выходить за них.

Также необходима причина. Довольно часто указывается как «обеспечение достоверности данных бухучета». Это может быть перед составлением отчетности или если планируется сдача в аренду, а также продажа имущества.

Следующим абзацем расписывают, когда официально сдают материалы бухгалтеру. Как мы уже говорили выше – обычно это следующий рабочий день после завершения мероприятия.

Последняя строка – ФИО и должность директора/руководителя конкретного пункта.

Основной порядок

Инвентаризацию товаров в аптечной организации рекомендуется проводить в определенной последовательности. Его нельзя нарушать.

Необходимо все делать по правилам и в соответствии с указанным ниже перечнем, чтобы избежать проблем с налоговой, которая в любой момент может попросить предоставить документы.

Пересчет – отличный способ снять виртуальные остатки, учесть реальные излишки и законно убрать пересорт.

Алгоритм

Порядковый номер действияЧто выполняется в этот момент
1Создается комиссия или собирается постоянно действующая
2Оформляется соответствующий приказ
3Вписываются данные в ведомости учета контроля за выполнением
4Команде выдаются все приходные и расходные бумаги, а также отчетность по движению ТМЦ
5МОЛ пишут расписки, что вся необходимая документация была своевременно сдана
6Проверяется, есть ли фактически все, что числится на остатках, путем пересчета, взвешивания, сверки размера
7Все выявленное опытным путем фиксируется в ведомости, составляется 2 экземпляра, один отдается МОЛ, второй – в бухгалтерию
8Документация подписывается всеми участниками
9МОЛ пишут расписку, что все было пересчитано в их присутствии и что они не имеют претензий
10Сравниваются фактические данные с теми, которые есть в бухучете, оформляются сличительные ведомости
11Оформятся акты с результатами по ф. №АП-48 в 2 экземплярах
12В журнал учета и контроля вписывают приказы
13Принимаются соответствующие меры по результатам

Еще до начала первого действия необходимо прекратить все кассовые операции и посчитать денежные средства.

Когда проверяют сроки годности препаратов

По истечении указанной даты реализовывать и хранить лекарства запрещено, так как он считается непригодным и опасным для потребителей. Ревизия – отличный момент для сверки СГ.

Дата должна быть читаемой и дублироваться в товароучетной программе. Если однозначно определить число или месяц невозможно, то такой продукт подлежит списанию, изъятию и уничтожению. Продавать его нельзя.

Если проставлено конкретное число, то с продажи снимается за день до этого. Если четкой даты нет, то подразумеваются последние сутки месяца.

Источник: https://www.cleverence.ru/articles/auto-busines/inventarizatsiya-v-aptekakh-sroki-i-poryadok-provedeniya-vidy-revizii-oformlenie-dokumentov-v-aptech/

Инвентаризация в аптеке: порядок проведения, документы, состав инвентаризационной комиссии

Инвентаризация в аптеке

Инвентаризация — это проверка наличия запасов фирмы на определённую дату путём сравнения фактических данных с балансовой информацией. Это основной способ контроля за имущественными ценностями. Детальнее о том, как осуществляется и оформляется инвентаризация в аптеке, читайте далее.

Законодательство

Следующие нормативные документы регламентируют порядок проведения инвентаризации в аптеке:

  • Приказ Минфина №49 «Указания по проведению инвентаризации»;
  • гл. 25 НК РФ;
  • ФЗ № 129 “О БУ”;
  • нормативные документы госвласти, осуществляющей внутренний контроль;
  • приказы руководства организации.

Сроки

Инвентаризация помогает отслеживать движение средств и определять стоимость имущества. В законодательстве четко не прописаны условия и частота проведения сверки. Эти данные должны фиксироваться в учетной политике предприятия. Количество проверок за год, их даты, перечень имущества также определяется руководством фирмы.

В ФЗ № 129 прописаны ситуации, в которых обязательно проводится инвентаризация в аптеке:

  • при передаче активов в аренду, их выкупе или продаже;
  • ежегодно перед составлением отчетности;
  • при смене лиц, несущих материальную ответственность;
  • при выявлении фактов хищения имущества;
  • в случае наступления стихийного бедствия или чрезвычайной ситуации;
  • при реорганизации или ликвидации организации и т. д.

Подготовка

Перед началом проверки нужно сформировать комиссию. Обычно в нее входит сотрудник бухгалтерии, представитель администрации и специалист, который хорошо знаком с ведением дел. Также привлекается материально ответственное лицо для нахождения имущества «по факту». Состав комиссии, сроки проверки утверждает руководитель предприятия специальным приказом.

После его подписания комиссия приступает к подготовительным мероприятиям. В первую очередь проверяется аптечный склад на предмет наличия пожарной сигнализации, условий хранения МПЗ (наличие сейфов, специальных емкостей).

Места хранения МЗП должны быть оснащены измерительными приборами. Над вывозом товаров с территории организации должен осуществляться контроль. Входы и выходы в помещение, в котором хранятся МЗП, пломбируются.

Также комиссия проверяет, заключен ли с кладовщиком трудовой и договор материальной ответственности.

Проведение инвентаризации в аптеке

Перед подсчётом фактических остатков фиксируются все приходно-кассовые ордера, накладные от поставщиков. После этого комиссии выдается бланк инвентаризационной описи. Это список имеющихся ценностей, представленный в алфавитном порядке.

В нем перечислены все имеющиеся у организации МЗП, их количество и качество. По этим данным и осуществляется проверка наличия МЗП. Имущество, которое не представлено в списке, относится к излишкам.

Порядок их выявления и учета будет описан детальнее далее.

Инвентаризация в аптеке может осуществляться одним из таких способов: по остаткам, с использованием оборудования, ручным заполнением списка.

В первом случае осуществляется проверка фактически имеющегося товара с ценностями, перечисленными в акте. Все выявленные расхождения фиксируются и корректируются в описи. Данный способ сверки занимает очень много времени.

В ходе ежедневной работы, особенно если в аптеке высокая проходимость, вероятность положить препарат не в тот ящик или оставить рядом с кассой увеличивается. При приеме товара часть препаратов можно заставить более востребованными лекарствами. Пересчитывать всю партию в поисках недостающей позиции очень тяжело.

Поэтому в ходе таких проверок часто выявляется недостача, которой по факту нет. Приходится заново собирать комиссию и проводить повторную сверку.

Проще всего инвентаризация в аптеке осуществляется при помощи оборудования, которое сканирует товары в местах их хранения, данные с терминала переносит на компьютер и автоматически формирует листы описи. Полученная информация сверяется с бухгалтерскими данными. Все расхождения фиксируются в описи.

Аналогичный метод обработки данных предусматривает и третий метод. Разница заключается в том, что сотрудникам нужно самим все товары поднести к сканеру и обработать. Этот процесс занимает много времени. Но существует способ рациональной организации времени.

Комиссию нужно разделить на группы по два человека. Проводить поверку нужно с разных концов аптеки, двигаясь навстречу друг другу. Один человек будет «подающим» («считающим), а другой – «сканирующим» («записывающим»). Первый открывает ящик и передает все препараты напарнику, который их сканирует и перекладывает в отдельную коробку.

После того как опись одного ящика или полки завершена, нужно поставить на нее коробку с медикаментами и двигаться к следующей полке. По завершении проверки следует просто расставить препараты в нужном порядке. При таком способе инвентаризации будут учтены все товары, которые лежат не на своем месте.

Компьютер сам просчитает их количество и выдаст итоговый результат.

Оформление результатов

По завершении проверки формируется акт инвентаризации. В нем представлена выявленная недостача и пересорт. Отдельно формируется промежуточный товарный отчет. Его подписывает председатель инвентаризационной комиссии и все участники проверки.

Учет излишков

Иногда по результатам проверки выявляется имущество, не отраженное в балансе. В такой ситуации комиссии нужно установить причины его возникновения.

В балансе излишки приходуются по рыночной цене на дату осуществления проверки проводкой ДТ10 КТ91. При дальнейшем использовании эти излишки признаются расходами от обычных видов деятельности. В НУ их стоимость относится к внереализационным доходам.

В случае дальнейшего использования списывается на расходы при расчете налога на прибыль.

Если руководство приняло решение выявленные МЗП продать, то учет расходов по таким операциям будет проходить в другом порядке. Доходы от реализации выявленных излишков должны быть уменьшены на цену их приобретения.

Такая информация по излишкам отсутствует. Способы ее расчета законодательно не прописаны.

Поэтому доход от реализации такой продукции корректировке не подлежит, поскольку расходы на ее изготовление при инвентаризации не учитывались.

Правила инвентаризации

Сверка остатков в аптеке отличается от обычной инвентаризации. Проводить проверку комиссия может только в полном составе. Отсутствие даже одного из ее членов может служить основанием для опротестования результатов. В ходе инвентаризации нужно уделить особое внимание таким моментам:

  • Препараты, которые подлежат количественному учету, учитываются по видам, фасовкам, наименованиям, формам и дозировкам. В инвентаризационный акт они заносятся по группам.
  • Ответственность за хищение средств лежит на заведующем склада, если комиссия может доказать его вину. Сотрудник должен уплатить штраф в стократном размере причиненного юридическому лицу ущерба.
  • При сверке ядовитых средств составляется отдельный бланк инвентаризационной описи. В случае выявления отклонений выше утвержденных норм управляющий должен за три дня известить об этом вышестоящую организацию.

Учет недостач в БУ

Суммы недостач не могут перекрываться излишками. Они списываются в пределах установленных норм по приказу руководителя. Нормы списания к заводским препаратам не применяются.

К естественной убыли нельзя отнести потери препаратов:

  • при хранении, транспортировке, в связи с нарушением условий и правил технической эксплуатации;
  • при ремонте или транспортировке оборудования;
  • при складских операциях, авариях, чрезвычайных обстоятельствах;
  • технологические потери.

В БУ недостача относится к издержкам обращения и отражается проводками:

ДТ94 КТ10 – запись делается на основании акта об инвентаризации;

ДТ20(44) КТ94 – запись делается на основании справки расчета.

В НУ потери в пределах норм убыли относятся к материальным расходам. Сами нормы указаны в таких Приказах Минздрава: № 1689 (2007 г.), № 375 (1996 г.), № 284 (2001 г.), № 2 (2007 г.).

Если ГОРЗДРАВ аптека выявит недостачи сверх норм, то суммы затрат списываются на виновных лиц такими проводками:

  • ДТ94 КТ10 – на основании счетной ведомости.
  • ДТ73.2 КТ94 – на основании приказа руководителя.

Трудовым кодексом предусмотрена обязанность сотрудника возместить действительный ущерб работодателю.

Под последним понимается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а также необходимость работодателю осуществить затраты на восстановление имущества. Материально-ответвленные лица должны возместить ущерб в полном объеме.

Если сотрудник добровольно отказывается возместить ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, то взыскания осуществляются через суд.

Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании, то убытки списываются на финансовые результаты: ДТ91 КТ94.

Учет недостач в НУ

В НУ такие убытки учитываются во внереализационных расходах. Факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить уполномоченным органом власти. Дела о хищении ценностей в аптеке должны рассматривать госвласти.

Если виновные лица не найдены, то предварительное следствие останавливается. Об этом факте комиссия выносит постановление, копия которого направляется к прокурору.

Копия этого документа как раз и подтверждает факт отсутствия виновных лиц.

Имущество, недостача которого была выявлена в ходе проведения инвентаризации, не использовалось для НДСных операций. Если виновные в хищении лица не найдены, то сумма налога подлежит восстановлению.

Инвентаризация в аптеке: документы

Законом не установлены четкие формы бланков для оформления результатов проверки. Поэтому горздрав, аптека могут разработать свою форму акта, указав в ней все необходимые реквизиты. Можно взять за основу готовые формы бланков Госкомстата (например, ИНВ-3) и дополнить их нужными полями.

В данной инвентаризационной описи указываются все члены комиссии, место проведения проверки, информация о единицах измерения, фактическом наличии объектов и данные бухгалтерского баланса.

Результаты инвентаризации (недостачи и излишки в количественном и денежном выражении) отражаются в акте путем сравнения фактического наличия препаратов с данными учета. Лекарства с истекшим сроком годности следует включить в отдельную опись. Так их будет проще списать. Отражать эти препараты в общем акте инвентаризации не следует.

Списание просроченных лекарств

Порядок установления срока годности препаратов является обязательным для всех предприятий фармацевтической отрасли.

Под сроком годности понимается время, за которое препарат должен полностью удовлетворять всем фармакопейным требованиям и техническим условиям, по которым он был выпущен. Просроченные лекарства должны изыматься из продажи и списываться.

Для этих целей можно разработать собственную форму документа или использовать установленную: ТОРГ-15, ТОРГ-16.

Нормативный документ, в котором прописывались бы правила уничтожения препаратов, отсутствует. В рамках данной операции можно ссылаться на приказ Минздрава N 382.

В нем прописана обязанность владельца некачественных, контрафактных и фальсифицированных средств уничтожать их. Сама процедура регламентируется постановлением правительства № 674.

Такие препараты по договору передаются специализированной организации, у которой есть лицензия на обезвреживание отходов I-IV классов.

Налог на прибыль

Процедура списания просроченных лекарственных препаратов обычно вопросов не вызывает. Больше всего сотрудников бухгалтерии интересует способ списания понесенных расходов.

Минфин в Письме N 03-03-06/1/24154 уточнил, что стоимость просроченного товара и затраты на его утилизацию можно отнести к расходам (ст. 264 НК) при условии, что последние документально подтверждены. На этот момент следует обратить особое внимание.

Когда инвентаризируется аптечный склад, часто используется накладная ТОРГ-15. Однако она не отображает информацию о характере дефектов. Поэтому для подтверждения расходов на утилизацию лекарственных средств нужно представить такие документы:

  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • решение владельца препаратов об их изъятии и уничтожении;
  • договор с фирмой, занимающейся утилизацией отходов, копия ее лицензии;
  • документ, подтверждающий передачу препаратов;
  • акт об утилизации.

В этих документах должна раскрываться такая информация:

  • место уничтожения средств;
  • наименование препаратов, их форма, дозировка, серия, единица измерения;
  • количество передаваемых препаратов;
  • информация о таре и упаковке;
  • наименование производителя.

Все эти данные необходимы для идентификации списанных лекарственных препаратов.

Вывод

Минимум один раз в год перед сдачей годовой отчетности в аптеке должна проводиться инвентаризация. Процесс сравнения количества фактического имущества с числимым должен фиксироваться в утвержденных документах в установленном порядке.

При возможности лучше использовать компьютерный метод сбора данных. Все препараты с истекшим сроком годности фиксируются в отдельном акте с указанием всех данных, необходимых для их дальнейшего списания.

Только при выполнении этих требований стоимость просроченных товаров и затраты на их утилизацию можно списать на расходы.

Источник: https://FB.ru/article/287252/inventarizatsiya-v-apteke-poryadok-provedeniya-dokumentyi-sostav-inventarizatsionnoy-komissii

Инвентаризация в аптеке

Инвентаризация в аптеке

Периодически в любой аптеке проводится инвентаризация. И каждый работник участвует в ее проведении.

В ходе инвентаризации могут выявиться как излишки, так и недостача, которая чаще всего покрывается из кармана первостольника. Терять же свои деньги не хочет никто.

Именно поэтому к проведению инвентаризации необходимо подойти крайне ответственно. Давайте же поговорим о том, в каких случаях и как именно должна проходить инвентаризация.

Основные аспекты

Прежде всего, необходимо понять, что такое инвентаризация и для чего она проводится. Инвентаризация – это проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся в аптеке, а также оборудования, оргтехники и бытовой техники, выданных руководством компании работникам для использования в повседневной работе.

Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета. Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи.

Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.

Условно можно выделить 3 вида инвентаризации.

• Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящийся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).

• Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.

• Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.

Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании.

При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права.

Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности.

Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.

https://www.youtube.com/watch?v=roWJCeIPUoE

Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи.

А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись.

Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.

Участники

В проведении инвентаризации обязаны участвовать все работники аптеки: фармацевты, провизоры, консультанты и заведующая, если она в этой аптеке есть.

Обязательно присутствие уполномоченных работников офиса, которые составляют инвентаризационную комиссию. В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации.

С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.

Порядок проведения инвентаризации

Для того чтобы провести инвентаризацию, руководство компании должно подписать приказ, где прописывают дату проведения инвентаризации, адрес аптеки, время, выделенное на проведение инвентаризации (как правило, 1–2 дня), определяют членов инвентаризационной комиссии и ее председателя, кроме того указывают всех сотрудников аптеки, участвующих в инвентаризации.

В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается. Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.

Существуют различные способы проведения инвентаризации.

I способ – подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке. Это не очень эффективный способ, практически гарантирующий выявление недостачи, даже если на самом деле ее нет.

В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место.

Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах.

Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом. Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.

II способ – инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.

Разделите всю инвентаризационную комиссию на группы по 2 человека в каждой. Одна группа начинает работать с одного конца аптеки, другая – с другого, двигаясь навстречу. Один из членов группы будет, условно, «подающим», другой – «сканирующим», если процесс инвентаризации компьютеризирован.

Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку.

После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета.

При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов). Это самый действенный способ.

Он избавит вас также от необходимости переворачивать всю аптеку в поисках недостающей упаковки и, что самое главное, убережет вас от опасности платить за товар, который «потерялся» в аптеке.

Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь.

Юлия Арсентьева

Вернуться к списку статей номера

Источник: https://aptekarjournal.ru/archive/2011/133/4695.html

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: