Как снизить расходы на печать в офисе

Содержание
  1. 6 лайфхаков по экономии на полиграфии
  2. 1. Выбирайте альтернативные технологии и материалы
  3. 2. Обращайте внимание на размер
  4. 3. Совмещайте тиражи на одном печатном листе
  5. 4. А как же логистика?
  6. 5. Учитывайте риски
  7. 6. Обращайтесь в агентства
  8. Как сократить расходы на печать | Бюро офисных машин – Принтрум
  9. Используйте оригинальные комплектующие и материалы
  10. Внедряйте системы персональной печати по коду
  11. Оптимизируйте количество печатных машин
  12. Передайте организацию печати на аутсорсинг
  13. Арендуйте современное печатное оборудование вместо инвестиций в закупки новых моделей
  14. Внедрите печать документов с двух сторон
  15. Большая экономия: как снизить офисные затраты на печать на десятки тысяч
  16. Проблема затрат
  17. Ограничение доступа
  18. Оптимизация документов
  19. «Родные» картриджи
  20. Осмысленный выбор
  21. Картриджи повышенной емкости
  22. МФУ вместо принтера
  23. Как экономить на расходе бумаги в офисе
  24. Что дает экономия бумаги
  25. Приемы экономии расхода бумаги, или Как сократить количество печатных документов
  26. Правила печати
  27. Как сократить расходы на печать и бумагу в офисе?
  28. Повторное использование ненужной бумаги
  29. Двусторонняя печать
  30. Постоянство в переработке
  31. Печать в режиме черновика
  32. Избегайте частого использования цветной печати
  33. Возможность управлять доступом к печати
  34. Покупка вторичных чернил и тонера
  35. Онлайн документы
  36. Осведомлённость среди сотрудников
  37. И напоследок

6 лайфхаков по экономии на полиграфии

Как снизить расходы на печать в офисе

С заказом полиграфии сталкивается любой маркетолог или пиарщик. Представляем несколько лайфхаков по экономии на полиграфии от профессионалов.

Денис Трушин, менеджер по работе с клиентами рекламно-производственного агентства ZEYTZ PROJECT, рассказал, как сэкономить на заказе полиграфии, не теряя при этом в сроках и в качестве.

1. Выбирайте альтернативные технологии и материалы

Первое, на что стоит обратить внимание — это технология печати и материалы. Тут есть свои тонкости, которые помогут значительно сэкономить. Возьмем в качестве примера наклейки.

Если вы делаете вклейки в журналы, то вам не так важно, на чем они напечатаны.

Таким образом, можно перейти с дорогой ПВХ-пленки на офсетную самоклейку и сэкономить на этом в несколько раз, в зависимости от тиража.

Что касается технологий, то маленький тираж наклеек выгоднее печатать на интерьерном принтере, а для большого тиража стоит выбрать офсетную или флексографическую технологию печати.

Но здесь тоже есть свои особенности, которые нужно принимать во внимание при формировании задачи — наклейки на флексе печатаются на узких рулонах и встают по одной наклейке в ряду.

На интерьерном принтере материалы печатаются на широких рулонах, до 1,6 м.

Производство ста штук и тысячи, в пересчете на единицу, первым способом будет одинаковым. А на «флексе» сто штук обойдется в 100 рублей за единицу, а 10 тысяч — уже в 1,5 рубля.

Также нет смысла печатать небольшой тираж стикеров на офсете с вырубкой. Большое количество приладок и производство вырубного штампа отразится на себестоимости производства. Если у вас маленький тираж — выбирайте бесприладочный способ печати, например, на интерьерном принтере, это значительно сэкономит бюджет.

2. Обращайте внимание на размер

Во время подготовки макета распечатайте листовку на цветном принтере — когда текста мало, шрифт достаточно крупный и при уменьшении никак не пострадает коммуникация с клиентом, смело уменьшайте её размер. Речь идет даже не о переходе с формата А4 на А5.

Дело в том, что типографская бумага всегда немного больше стандартных размеров. Так называемые технологические поля позволяют увеличить площадь печати. Соответственно, если немного уменьшить листовку А4 формата, то на печатном листе можно разместить не восемь, а десять листовок, то есть две дополнительные листовки мы получаем практически бесплатно.

Ориентируясь на размер печатного листа, можно выбрать произвольный формат флаеров и разместить вместо 10 стандартных А5 формата, 15 нестандартных. Этот способ отлично работает при ролевой печати, где бумага бывает разной ширины.

Вы можете заказать бумагу под свои нужды, а типография запечатает этот ролик почти по всей ширине, с минимальными технологическими отходами.

Формат листовки уменьшится незначительно, буквально по одному сантиметру с каждой стороны, а выгода, например, с десятимиллионного тиража, будет очень существенной.

3. Совмещайте тиражи на одном печатном листе

Если вы печатаете пять видов листовок на разной бумаге или запускаете в печать в течение недели четыре тиража листовок — есть смысл подумать над тем, чтобы объединить эти тиражи на одном печатном листе. Такой прием позволит напечатать несколько тиражей одним спуском, а, значит, сэкономить на приладках и стоимости дополнительной обработки.

Если нет ограничений в сроках выполнения проекта, нет смысла печатать тиражи для разных городов на разных производствах, даже если они очень большие.

Совмещая все в одном заказе, вы все равно сэкономите, невзирая на логистические расходы. В некоторых типографиях есть такая услуга, как «остаток тиражного листа».

Благодаря этому можно напечатать за небольшие деньги такие материалы, как, например, еврофлаеры.

4. А как же логистика?

Когда запланирована промо-акция, требуется напечатать и развести по разным точкам большое количество полиграфии и различных POS-материалов.

Привлекать разных подрядчиков, которые будут производить и доставлять эти материалы по своим регионам и городам, будет однозначно дороже, чем напечатать и скомплектовать эту продукцию в одном месте, а затем развести заказы одной транспортной компанией, например, по центральной России на всех этапах: производство, комплектация, перевозка — можно получить скидку благодаря большим объемам работ.

Но это не всё. В зависимости от объёма и веса груза, а также сроков выполнения проекта, можно пользоваться услугами курьерских служб вроде Курьер Сервис Экспресс или транспортными компаниями «Деловые линии» или Easy Waу.

Курьерскими службами выгодно доставлять небольшие лёгкие грузы, а главное — это быстро, так как по многим направлениям эти ребята используют самолеты для междугородней перевозки.

Транспортные компании для доставки чаще всего используют автомобильный транспорт, это в крайней степени выгодно при отправке больших и тяжелых грузов, но сроки доставки, например, из Москвы в Новосибирск будут уже не два дня, а шесть.

Не забывайте про доставку через дистрибьюторские компании, например, Восток-Запад или Уренхольт. Если поставки в вашу сеть осуществляет дистрибьютор, замкните поставщика полиграфии на него, и вы получите самый выгодный прайс на доставку, а главное — вам не придется менеджерить процесс заказа и поставки регулярной полиграфии.

5. Учитывайте риски

Рынок производства рекламы и полиграфии за последние 15 лет претерпел кардинальные изменения с точки зрения управления и менеджмента.

Если раньше этим бизнесом занимался каждый, кто хоть немного понимал в технологиях — это было обусловлено недорогой стоимостью входа и быстрой окупаемостью, проще говоря, это был дикий и быстрорастущий рынок с большим количество кэша, астрономическими прайсами и сроками.

У управленцев не было времени структурировать процессы, заниматься простейшим продуктовым маркетингом — нужно было зарабатывать деньги и перманентно расти вместе с рынком, и это понятно.

Сейчас всё меняется на глазах — в отрасль приходят опытные управленцы с профильным полиграфическим и бизнес-образованием, нередко встречаются типографии с полностью автоматизированными внутренними процессами, внедрёнными (не на бумаге, а на деле) стандартами GMP, стандартами качества, с регулярными социальными аудитами и так далее.

Рынок с бешеной скоростью становится цивилизованным, и это не может не радовать.

Однако стоимость входа, по сравнению с серединой 2000-х, стала ещё меньше благодаря огромному количеству старого оборудования, которое можно купить за копейки, а значит, при выборе подрядчика на открытом рынке наткнуться на недобросовестную типографию очень просто.

Даже если вы работаете через тендер, вы не всегда защищены. Тщательно прописывайте техническое задание, собрав мнение экспертов рынка.

И обращайте внимание не только на лучшую цену, но и на близкие и альтернативные предложения, проверив адекватность их менеджмента.

Также рекомендуется проводить тестовые запуски с новым подрядчиком на небольших проектах второстепенной важности, предварительно поставив ему боевые сроки и обязательно проверив поставленные материалы на соответствие техническому заданию.

6. Обращайтесь в агентства

Первая мысль, возникающая, когда надо заказать вставки в лайтбоксы, наклейки или плакаты, — обзвонить типографии, узнать, где дешевле и быстрее и начать работу. Но это ошибка. Дело в том, что производства замкнуты на своих внутренних процессах.

Типографии нужно загрузить собственное оборудование и персонал работой, поэтому тут редко смогут предложить альтернативные технологии. А производственные агентства с универсальными технологами всегда подскажут, как сделать ещё быстрее и ещё дешевле.

К тому же, большинство типографий работают по предоплате 70−80%, а иногда и 100%. В агентстве можно попросить отсрочку до 60 дней и не брать на себя риски, связанные с недобросовестными производственниками.

Еще один бонус работы с агентством — это дополнительный сервис. Например, складские услуги и консолидированная доставка. Это позволит еще больше сэкономить.

И, конечно, менеджмент — в хорошем производственном агентстве с вами будут говорить на вашем языке.

Все эти бесконечные 4+4, офсет, сольвент и blackout – забудьте про эти специализированные термины и специфику общения с суровыми производственниками. Клиент говорит: «Нужна вставка в лайтбокс!».

Менеджер агентства слышит: «А1 вертикальный, backlite, HP Latex 1200×1200dpi, 16pass, глянцевая ламинация 1+0.» И отвечает: «Тебе как обычно, в Новосиб? Ок, завтра смонтируем».

Юлия Соловьева, руководитель отдела локального маркетинга Burger King Россия:

При заказе полиграфии очень важно, чтобы в одном месте осуществлялись все производственные этапы: вёрстка, печать, упаковка, отделка, хранение. Это экономически выгодно и эффективно. Если в подготовке тиража задействуются субподрядчики, это может негативно отразиться на качестве и сроках.

Можно и нужно взять образцы работ и оценить качество печати и цветопередачу, чёткость изображений, совмещение. Низкая стоимость часто может обернуться ложной экономией, поскольку демпингуя, типографии игнорируют отзывы, задействуют дешевые чернила, дешевые носители.

Для Burger King главным лайфхаком при заказе полиграфии стала автоматизация всех процессов и удаление всех лишних звеньев этой цепи. Да, мы печатаем сразу большие тиражи той продукции, которая требуется каждому нашему ресторану ежедневно.

Таблички, инструкции, POSm хранятся на складе наших подрядчиков и по необходимости рассылаются по всей России. Интернет-магазин, разработанный ZEYTZ PROJECT, позволяет менеджеру или директору ресторана самостоятельно делать заказ с расчётом курьерской доставки прямо до двери.

Мы избавились от безликих Excel-таблиц, от постоянной путаницы с документооборотом.

Руслан Мусалов, мастер печати AVANTpress (входит в AVANT Media):

Лучший способ сэкономить именно при печати — снижать фиксированные расходы за счёт унифицирования процессов. Например, можно снизить расходы на зарплату сотрудникам, избавившись от лишних звеньев в цепочке заказ — готовый продукт. Если автоматизировать, например, проверку макетов, то убирается потребность в соответствующем человеке.

Ещё можно экономить на приладочных работах, сопутствующих расходах ресурса оборудования (например, каждая калибровка оборудования несёт расход — чем меньше калибровок, тем меньше износ расходников).

Экономия на транспортных расходах: у нас есть несколько курьеров, которые живут рядом и нам это сокращает одну поездку. Делать все нужно с учетом того, что могут пойти «косяки». Например, нужно четыре листа визиток, значит, печатаем пять. Чем больше дополнительных работ, тем больше закладываем сверху.

Если сразу не заложить, то, возможно, придётся заново проделывать всю работу, и стоимость увеличится уже вдвое.

Александр Алексеев, креативный директор Serviceplan Russia :

Экономить на полиграфии важно, но делать это надо без ущерба качеству продукции. Мы видим два способа.

Первый и, пожалуй, ключевой элемент экономии — качественный дизайн.

Продуманный и грамотно исполненный полиграфический макет, имеющий креативную составляющую и корректно подготовленный к печати, будет смотреться презентабельно и дорого даже на самом простом материале.

И, наоборот, макет, в котором нет идеи, отсутствие которой пытаются «замаскировать» огромным количеством отделочных операций: ламинация, конгрев, различные УФ-лаки, фольгирование и пр.

 может смотреться абсолютно безвкусно.

Часто можно наблюдать ситуацию, когда «игра» шрифтами на белом фоне смотрится стильно и выигрышно, а смешение богатой цветовой палитры и различных отделочных спецэффектов на дорогостоящей дизайнерской бумаге — устрашающе. В последнем случае, видно, что потрачены немалые деньги, но непонятно зачем.

Кроме того, профессиональный дизайнер учитывает особенности выбранного материала и способа печати, что позволяет получить качественный результат.

Второй — выбор подходящего полиграфического производства.

Опыт и правильное оборудование производства дает возможность недорого и качественно выполнить именно ваш тираж. При выборе производства необходимо оценить макет: формат, красочность, тираж и другие нюансы.

Например, малые тиражи необходимо печать на цифровом оборудовании. Среднесерийные тиражи на офсетном оборудовании формата А3+ или А2+. Для печати крупносерийной продукции можно использовать офсетное оборудование А1+, а возможно, если тираж очень большой, можно рассмотреть уже ролевую печать.

Кроме серийности продукции существует еще много других нюансов, которые необходимо учитывать при подборе производства. Например, компетентность и профессионализм курирующего вас сотрудника производства также может помочь сэкономить, не совершая досадных ошибок и даже предложив свой вариант экономии.

Источник: https://www.sostav.ru/publication/zeytz-project-rasskazali-kak-tratit-na-poligrafiyu-menshe-32973.html

Как сократить расходы на печать | Бюро офисных машин – Принтрум

Как снизить расходы на печать в офисе

Вопрос о сокращении расходов на печать становится все актуальнее для бизнеса. Многие руководители ищут способы сбалансировать бюджет офиса, исключив наименее важные статьи расходов. Организация печати в компании любого масштаба – дело затратное. Поэтому всегда есть возможность оптимизировать подобные расходы без потери качества. 

Используйте оригинальные комплектующие и материалы

Проблема №1 в корпоративной этике – попытки сэкономить на использовании неоригинальных расходных материалов и запчастей для принтеров и МФУ. По мнению многих руководителей и офис-менеджеров, разница между оригиналом, копией и подделкой – не существенная. А цена отличается в разы. Это неверное заблуждение, которое в дальнейшем приводит только к убыткам.

Для оптимизации расходов на печать необходимо перейти на использование оригинальных комплектующих и материалов. Подделки и даже копии приводят к увеличению дальнейших расходов.

Производители печатного оборудования откажут в гарантийном, причем законно, если совместимый картридж хотя бы раз был вставлен в аппарат – современную технику не обмануть не удастся). А копия или подделка ломаются значительно чаще, нежели оригинал.

И каждая поломка – это оплата вызова мастера, ремонт, новая деталь и ее доставка. Не говоря уже о том, что на время принтер или МФУ вовсе остаются неработоспособными. 

Некоторая переплата за фирменные материалы продлевает срок работы печатного оборудования без необходимости его обслуживания или ремонта. В дополнение, оригинал поставляется только с гарантией от производителя. И даже в случае повторного ремонта переплачивать компании не придется. 

Внедряйте системы персональной печати по коду

Еще один метод сокращения расходов на печать – ограничение доступа сотрудников к нецелевому использованию принтеров и МФУ. Существует несколько способов внедрения системы персональной печати по коду (паролю) или ключ-карте отдельного сотрудника. 

Первый вариант в примере – самый простой. Все важные документы необходимо шифровать при помощи PIN, без ввода которого на дисплее принтера распечатать не получится.

Эта функция актуальна только для устройств с дисплеем и системой ввода (не важно – черно-белый дисплей у принтера или цветной). На каждый документ нужно отдельно вводить пароль через меню печати – свойства принтера.

В разделе с хранилищем файлов можно установить персональный PIN.

Еще один способ внедрения персонализации в печатном отделе – использование специального программного обеспечения для принтеров, поддерживающих функцию защищенной печати. 

Особенно хорошо это продумано в устройствах HP. Этот производитель предлагает следующие программные решения:

  • HP JetAdvantage Private Print;
  • HP JetAdvantage Secure Print;
  • HP Access Control.

Специальные драйвера печати необходимы для установки паролей на каждом отдельном устройстве. Подобные решения встречаются и у печатного оборудования других брендов. 

Альтернативой установки PIN-кода является внедрение полноценной системы защиты печати с доступом по ключ-карте. Но это решение требует аппаратного вмешательства и установки дополнительных средств считывания данных. Это актуально в крупных офисах с больших количеством штатных сотрудников и случайных посетителей.

Оптимизируйте количество печатных машин

От количества используемого печатного оборудования в офисе зависит размер бюджета, выделяемый на их обслуживание.

Как показала практика, во многих офисах к покупке принтеров и МФУ подходят без учета детальных расчетов возможности нагрузки.

Из-за этого часть устройств и вовсе не используется сотрудниками, а некоторые модели могут чрезмерно эксплуатироваться. Нужно провести подробный аудит количества листов, печатаемых каждым отдельным принтером и МФУ в офисе.

Как это сделать? Использовать специальное программное обеспечение, которое позволяет считать количество отпечатанных листов на отдельно взятом принтере. ПО определяет любое печатное оборудование, независимо от новизны модели и ее стоимости. Точное количество отпечатанных листов за календарный месяц позволит узнать номинальную загрузку принтера.

У каждого оборудования есть заводской показатель максимального количества копий, которые могут быть напечатаны за месяц или за сутки. При превышении этого показателя значительно увеличивается износ деталей устройства.

Контроль может показать, что некоторые печатные единицы работают, например, с нагрузкой 150% от положенной нормы, а другие – 20% (так как не популярны среди сотрудников).

Поэтому важно узнать при помощи программ реальное число напечатанных страниц и сопоставить это значение с рекомендациями производителя (узнать можно на сайте компании бренда или в инструкции к каждому принтеру).

Задача заключается в том, чтобы все принтеры в офисе работали с нагрузкой до 100%. Если есть устройства с показателем 10-30%, то их можно вывести из оборота, например, продать. 

Если нет возможности и желания самостоятельно разбираться с настройкой ПО для контроля печати, можно воспользоваться помощью профильной компании.

Специалисты сделают так, что уже через месяц будет точно известно, какие единицы печатного техники нагружены мало, и какие модели можно вовсе убирать. Это сэкономит деньги на их обслуживании.

На практике случалось, что до оптимизации в компании использовалось более 200 принтеров в большом офисе, а после этого осталось только 10 без уменьшения объемов печати и преувеличения нагрузки на оборудование.

Передайте организацию печати на аутсорсинг

Один из эффективных способов сокращения расходов на обслуживания принт-сервиса в офисе – передача обслуживания на аутсорсинг. Многие руководители воспринимают это как фиксированную покопийную печать с учетом стоимости замены расходных материалов. Но правильный и современный аутсорсинг – целый комплекс мер, направленный на избавление заказчика от любых проблем с организацией печати.

Что в себя включает грамотный аутсорсинг:

  1. Оптимизация печатного оборудования (определение точной нагрузки, уменьшение количества принтеров при необходимости, обновление техники).
  2. Быстрая реакция на выходы устройств из строя (ремонт, обслуживание и замена техники входят в стоимость услуг).
  3. Точная статистика по количеству напечатанных страниц.
  4. Выгодные условия по приобретению расходных материалов.
  5. ИТ-сопровождение и услуги по внедрению систем управления печатью, настройка печатного оборудования и др.

Грамотный аутсорсинг начинается не с того, что потенциальный исполнитель называет стоимость печати одной копии и все. Специалисты изначально проводят детальный анализ, определяют “мертвые” и малоиспользуемые принтеры, оптимизируют парк техники.

А еще аутсорсеры внедряют собственные инновационные решения, которые позволяют защитить компании от неверного количества закупаемых расходных материалов.

Впоследствии передача обслуживания печатного отдела на аутсорсинг позволяет сэкономить до 30-40% на расходах на бумагу, тонер и ремонт техники. 

Нередко специалисты предоставляют возможность полностью обновить парк печатной техники без инвестиций со стороны компании. Речь идет о продаже или замене устаревших моделей на технологически новые, взятые в лизинг или аренду. Решений существует много. И результат сокращения расходов при аутсорсинге зависит от конкретной ситуации в офисе каждой компании.

Арендуйте современное печатное оборудование вместо инвестиций в закупки новых моделей

Выше уже было упомянуто о возможности использования арендного печатного оборудования вместо приобретения нового. Многим покажется это решение нерациональным. Мол, стоимость аренды за 1-2 года превысит цену самого принтера. Но это не так.

Здесь нужно учитывать и разницу между технически устаревшим печатным оборудованием и современными моделями. Изношенные механизмы и старые технологии приводят к повышенному расходу тонера. А любая поломка или необходимость обслуживания – дополнительные траты.

Если принтер уже не выпускается, то купить на него оригинальные комплектующие сложно. И стоить они будут в 3-4 раза больше, чем на актуальную технику. 

Преимущества аренды заключается в том, что технически современные модели экономят тонер и находятся на гарантии (не нужно дополнительно тратится на их ремонт в случае поломки). К тому же, можно продать старую технику.

Бюджета хватит на долгое время оплаты аренды новых принтеров, что позволит компании вовсе на время избежать дополнительных затрат на печать.

А еще современные устройства поддерживают программное обеспечение для контроля печати (например, можно установить блокировку для защиты от нерационального использования принтеров в личных целях). 

Обратите внимание, что обновленные линейки принтеров и МФУ крупнейших производителей обладают повышенной работоспособностью. Их максимальная нагрузка гораздо выше, чем у моделей 5-10-летней давности. Поэтому, например, 10 принтеров можно заменить 5-ю устройствами в аренде. Но с выбором самых актуальных линеек с расширенным функционалом. 

Опытные специалисты по аутсорсингу печати всегда помогут подобрать актуальное и экономически выгодное решение.

Внедрите печать документов с двух сторон

Экономия на печати должна быть комплексной. Часто в комплекс используемых мер входит налаживание процесса использования обеих страниц для печати документов.

Сотрудники далеко не всегда бережно относятся к бумаге, нерационально ее используя даже для менее важных документов. И если документация предназначена только для внутреннего использования, то можно использовать двухстороннюю печать.

Это позволяет сэкономить до 30% расхода на бумагу на весь офис. Если ежемесячно закупаются десятки тысяч листов, то это уже весомая экономия.

Порой даже большие документы на 10-20 и более страниц печатаются по стандарту с одной стороны. Затем, например, скрепляются степлером и отправляются по назначению.

Это незаметный фактор завышенных расходов бумаги. Мало кто обращает на это внимание.

Но когда дело доходит до комплексного анализа и подсчетов, становится понятно, что подобная расточительность съедает половину бюджета на печать в офисе.

Поэтому можно программно настроить только двустороннюю печать для документов с несколькими страницами. Специалистами это настраивается достаточно быстро. Как правило, такая опция вносит значительную лепту в сокращение расходов на печать.

Каждый описанный выше метод экономии может показаться мелочным и малозначимым. Но попробуйте суммировать результат каждой подобной оптимизации. И на деле получится сэкономить до половины всех расходов на процесс печати в офисе.

Если речь идет о десятках и сотнях сотрудников, то это вопрос достаточно больших денег. Перспективы сокращения расходов на печать на сегодняшний день объективно оценивают не все.

Но они 100% есть в каждой компании и наши специалисты готовы рассчитать процент экономии для вашей организации и оптимизировать работу печатного отдела. 

Обложка: ru.freepik.com.

Источник: https://www.PrintRoom.ru/blog/kak-sokratit-raskhody-na-pechat

Большая экономия: как снизить офисные затраты на печать на десятки тысяч

Как снизить расходы на печать в офисе

По-настоящему люди начинают экономить тогда, когда речь идет об их собственных деньгах. Так, рядовому сотруднику небольшого бизнеса нет никакого дела до лишнего пластикового стаканчика, лишнего брендированного пакета, невостребованной стопки распечаток.

Но стоит бухгалтерии и владельцу компании оценить годовые траты на подобные пустяки, как вопрос с премиями будет решен сам собой – на неоптимизированном использовании офисной собственности можно ежегодно терять десятки и сотни тысяч рублей, которые уже не удастся пустить на поощрения.

Если использование своей кружки вместо одноразовых – вопрос личной ответственности, то сокращение расходов на офисную печать ложится на плечи ИТ-специалиста или ответственного за закупки. В этой подборке мы расскажем, какими способами и сколько денег можно сэкономить на работе принтеров в компании.

Проблема затрат

Для сотрудников организации стоимость печати, по их представлению, равна нулю: бумага и тонер появляются сами собой, значит, на принтер можно отправлять не только рабочие документы, но и личные распечатки. Между тем, цена каждой страницы для компании может составлять 5 рублей и даже больше.

Она включает в себя расходы на офисную бумагу и картриджи, а также на периодическое обслуживание принтера специалистами. А теперь представьте, что офис на три десятка человек может производить в неделю более 2000 отпечатков, часть из которых остается в лотке принтера невостребованной.

Компания на сотню сотрудников, работа которых подразумевает кучу документов, генерирует 10000 страниц, и это не предел.

В самых тяжелых случаях годовые расходы на одну лишь только печать для малого бизнеса могут составлять 200-300 тысяч рублей. Если речь идет о среднем бизнесе и банка, сумма стремится к миллиону.

Но есть несколько несложных способов уменьшить эти суммы в 2-3 раза.

Ограничение доступа

Самым очевидным методом приучения сотрудников к ответственности будет строгий наказ не печатать в больших количествах личные и ненужные материалы. Если установить урну рядом с принтером, куда будут отправляться все невостребованные отпечатки, она может наполниться до отказа за день. За неделю из такого мусора получится целая пачка, а за месяц – коробка.

Можно предложить ИТ-отделу компании организовать систему учета распечаток – будет вестись архив пользователей и названий документов, отправленных на печать. Один-два случая порицания за распечатанную книгу на три сотни страниц или всякий мусор вроде веб-сайтов значительно повысят дисциплину в компании.

В крайнем случае можно внедрить печать по магнитным карточкам: после отправки документа на принтер сотрудник должен лично подойти к нему и авторизоваться при помощи пропуска. Но такой метод требует дополнительных вложений в инфраструктуру, а экономия проявится только для очень больших организаций.

Оптимизация документов

В интернете известна история школьника, который помог государственному аппарату США сэкономить сотни миллионов долларов на краске для принтеров.

Для этого он предложил заменить стандартный шрифт в печатных документах Times New Roman на похожий Garamond. Разница между ними в том, что последний требует на треть меньше тонера на каждый символ.

В масштабах целой страны это дало колоссальную экономию. Правда, для малого/среднего бизнеса это бессмысленная акция, так как экономия будет смешной.

Если нет желания изменять стандарты оформления документов, можно перевести всю внутреннюю печать на черновой режим. У всех принтеров есть сценарий черновой печати, при котором уходит меньше тонера, что незначительно сказывается на гладкости текста. Включите эту настройку по умолчанию, а важные бумаги и внешнюю корреспонденцию печатайте как чистовики.

«Родные» картриджи

Практика перезаправки картриджей в ходу уже давно – это самый очевидный и верный способ экономии на новый фирменных картриджах.

Если компания, в которой работает несколько человек, почти не производит отпечатков, расходуя одну пачку бумаги в месяц, а бюджет не позволяет закупать даже более-менее приличный чай, то перезаправка – главный и единственный способ снижения расходов на печать.

Если же речь идет о более серьезных устройствах и тысячах листов в месяц, то очень скоро от заправленных заново картриджей можно получить лишь проблемы.

Никто не может поручиться, что вам достанется мало-мальски качественный тонер. Если же в нем обнаружатся посторонние включения и частицы увеличенного размера, то уже спустя сотню листов на бумаге начнут появляться полосы краски и грязные пятна.

Это говорит о том, что была испорчена поверхность ракеля – специального ножа, который снимает с фотобарабана неиспользованный тонер.

Если идеально ровная поверхность ракеля получила вмятины от дешевого тонера, то избавиться от полос на бумаге уже не получится, придется покупать новый картридж.

Кстати, если вы используете цветной лазерный принтер, то в нем расходником является и так называемая лента переноса. Соответственно, перезаправленный картридж от цветного лазерного принтера может погубить не только себя, но и ленту, стоимость которой составляет 15-25 тысяч рублей.

Мастерские по заправке картриджей дадут вам гарантию только на сам факт присутствия тонера. За возможные проблемы с полосами они ответственности не несут.

Оригинальные картриджи для принтеров имеют полную гарантию на беспроблемную печать, пока не кончится тонер. Любая порча барабанов, ленты и других механизмов из-за неоригинальных картриджей или перезаправки лишает принтер гарантии.

Сомнительная выгода, если речь идет об устройстве за десятки тысяч рублей.

Осмысленный выбор

Когда речь заходит о покупке офисных принтеров, практически всегда «выбирают сердцем». Вот, мол, стоял на прошлой работе, огромный такой. Вроде работал нормально. И это вместо того, чтобы провести пусть небольшой, но все же анализ рыночного предложения, текущих и будущих потребностей офиса, стартовых и последующих расходов, обещанного производителем ресурса.

Заглянув в каталог крупного интернет-магазина, можно убедиться, что при схожих характеристиках стоимость принтеров может отличаться в два раза и более. Аналогична и разница в цене картриджей.

При этом некоторые бренды заявляют значительно большую ежемесячную нагрузку на принтер: 10 тысяч страниц у самой дорогой модели против 35 тысяч у гораздо более бюджетной.

А ведь в случае поломки устройства превышение этой нагрузки (цифры хранятся в памяти принтера) будет поводом для отказа в гарантии. Будьте внимательны к этой характеристике, если в компании высока нагрузка на принтер!

Картриджи повышенной емкости

Ricoh, например, не пытаясь сравняться по ценам на свою продукцию с «дорогими брендами», целенаправленно продвигает политику экономичной и эффективной офисной печати, выпуская принтеры в комплекте с картриджами повышенной емкости. В этой связи можно упомянуть принтеры для малых и средних офисов.

Для недавно появившихся на рынке Ricoh SP 220 и SP 325 существуют картриджи с повышенным запасом тонера: 2600 страниц против обычных 700 у SP 220 и 6400 страниц против 1000 у SP 325. Стоимость отпечатка у этих двух моделей при использовании емких картриджей составляет 2,30 р в первом случае и 1,69 руб. во втором.

Самое время вспомнить про 5 рублей и выше при использовании обычного принтера со стандартным картриджем.

Кстати, версии SP 277 и SP 377 уже поставляются с картриджами повышенной емкости, что сразу снижает стоимость отпечатка при покупке устройства (1,90 руб. для 277 серии и 1,23 руб. для 377).​

МФУ вместо принтера

Если в компании собираются обновить парк принтеров или идет их первичная закупка, то оптимальным вариантом будет выбор не обычного принтера, а МФУ – это не прямая экономия на печати, но хороший задел на будущее.

Если организация все еще пользуется факсами, то эту функцию тоже лучше переложить на МФУ – существуют модели с телефонным модулем. В контексте приведенного выше примера: устройства Ricoh имеют в своем названии буквенный индекс. Так, Ricoh SP 325DNw – это обычный принтер.

 SP 325SNw – МФУ, а SP 325SFNw – МФУ с факсом. Те же индексы используются и в линейке SP 220.

Преимущество этих устройств еще и в том, что они совершенно автономны: через них можно отправить скан на почту или в папку, сохранить на флешку, подключиться к ним с любого мобильного устройства по Wi-Fi или отсканировать сразу сотню документов без необходимости стоять рядом и раз за разом перекладывать бумажки. Настройка тоже не требует усилий, ведь при подключении к компьютеру или поиске принтера в локальной сети драйверы устанавливаются автоматически.

Источник: https://www.anews.com/p/64371608-bolshaya-ehkonomiya-kak-snizit-ofisnye-zatraty-na-pechat-na-desyatki-tysyach/

Как экономить на расходе бумаги в офисе

Как снизить расходы на печать в офисе

Несмотря на век цифровых технологий, до сих пор ежегодно во всем мире тратится более 115 млрд листов бумаги. И лишь немногие задумываются о том, как важно экономично использовать бумагу.

В офисах поток печатных документов просто огромен, но большинство из них быстро теряют свою ценность и уже в первый час после получения отправляются в мусор.

При этом компании тратят значительные финансовые ресурсы для обеспечения сотрудников бумагой для печати, принтерами и расходными материалами к ним.

Давайте посмотрим, как можно экономить бюджет компании на расходе офисной бумаги, при этом способствуя улучшению экологической ситуации в мире.

Что дает экономия бумаги

На протяжении нескольких лет международные организации, ученые и исследователи во всем мире говорят о необходимости сокращения потребления бумажных ресурсов и сохранении леса.

Ассоциация по вопросам управления информацией и изображениями AIIM рассчитала, что если люди во всем мире откажутся на один день от печати документов, то это поможет сохранить более 821 тысячи тонн бумаги и более 10 млн деревьев. Вы только представьте, сколько это?

Экономить бумагу — просто. Нужно только начать сознательно относиться к тому, как и для чего вы используете бумагу. Контроль расхода бумаги для печати влечет за собой ряд преимуществ:

  • Забота об экологии. Сокращение расхода бумаги в офисе — это сохранение деревьев. Для примера, чтобы изготовить один лист офисной бумаги А4 плотностью 80 г/м2 необходимо примерно 13-21 грамм дерева. Для производства одной пачки бумаги нужно 5 кг древесины. Средний офис с количеством сотрудников 50-60 в месяц тратит около 10-12 пачек в месяц (банковский, юридический сектор расходует бумагу в несколько раз больше). За год печатаются десятки тысяч документов, большинство из которых делаются для «формальности». Если начать контролировать расход бумаги, можно снизить ее потребление на 50%. Чем меньше бумаги вы используете, тем больше спасаете деревьев.
  • Экономия бюджета компании. Только посчитайте, сколько вы тратите на бумагу в год. В среднем 1 пачка бумаги для принтера стоит 250-300 рублей. Если использовать по 10 пачек в месяц, то в год это получается 30 000-40 000 рублей. В большой компании от 100 человек расход бумаги в разы выше, соответственно, затраты на покупку бумаги тоже увеличиваются. Если начать экономить бумагу, сумма расходов снизится почти в два раза. Сэкономленные деньги можно потратить на образование сотрудников, обустройство офиса, корпоративные мероприятия и пр.
  • Экономия ресурсов принтера и расходных материалов. Мы привыкли распечатывать нужные документы и не задумываемся над тем, что ресурсы у принтера небесконечные. Чем чаще используется принтер, тем быстрее заканчивается краска, элементы устройства выходят из строя и требуют замены. Если печатать «с умом», только нужные документы, то можно значительно сэкономить бюджет компании и сохранить офисную технику в рабочем состоянии на долгое время.

Принтер, подобранный под потребности компании, может сэкономить время и деньги, еще и повысить эффективность работы. Выбираем принтер для офиса правильно: МФУ, струйный или лазерный

Приемы экономии расхода бумаги, или Как сократить количество печатных документов

Снизить количество потребляемой бумаги в офисе несложно. Это может сделать каждый, тем более в современное время, когда цифровые технологии позволяют практически полностью организовать работу в электронном виде.

  • Переходите на ЭДО. Электронный документооборот — это удобно, быстро и помогает сократить вырубку лесов. Конечно, важные документы все-таки должны быть представлены на бумажном носителе, но многие внутренние документы компании можно перевести в электронный вид. Вы сократите количество используемой бумаги и ускорите процесс обработки документов (в электронной системе документы до адресата доходят намного быстрее, чем курьерской службой).
  • Корреспонденция. Если какой-то документ, можно отправить по электронной почте, отправляйте. В большинстве случаях, компании чисто формально следуют устаревшим нормам и печатают листы “для протокола”. По факту, от многих таких документов можно просто отказаться или перевести их в электронный вид и отправлять партнерам и клиентам по электронной почте.

Правила печати

  • Используйте двустороннюю печать, когда это возможно. Так вы сократите расход бумаги практически на 50%. Только помните, некоторые документы предусматривают печать только на лицевой стороне: договора с физическими лицами, письма, документы на официальном бланке компании и др. Для внутренних документов, если позволяет правила и этикет внутри компании, можно использовать двустороннюю печать.
  • Перед печатью документа проверьте отступы, удалите лишние пробелы, сократите межстрочный интервал, подойдет интервал в 1,15-1,5.
  • Не используйте большие шрифты. Рекомендуется — Times New Roman, Arial 12-14 размера.
  • Если несколько предложений текста переносятся на новый чистый лист, уменьшите поля документа. Так вы сможете вместить весь объем текста на одной странице.
  • И самое главное — печатайте то, что вам действительно нужно! Это очень важное правило. Мы привыкли к тому, что бумага, принтеры в легком доступе и не обращаем внимание, что часто печатаем то, что нам и не нужно. Прежде чем распечатать документ, подумайте — он правда необходим вам на бумаге или же его можно заменить электронным носителем?
  • Личное пользование бумаги. У каждого сотрудника офиса есть блокнот, записная книжка или ежедневник. Без них сложно представить работу. Но на дворе уже давно 21 век. Разработчики уже придумали массу удобных приложений для ведения записей, электронных аналогов ежедневников. Если еще не пробовали вести электронный блокнот — попробуйте. Он всегда под рукой, не занимает места, да еще и может слать напоминания о важной встрече или событии. Удобно, бесплатно, еще и внесете свой маленький вклад в сохранение леса.
  • Используйте бумагу для офисных нужд из вторсырья. Такая бумага изготавливается путем переработки макулатуры, при этому ничуть не уступает в качестве обычной из древесины.
  • Сдавайте макулатуру. Это легко и выгодно, плюс так компания может сэкономить на вывозе мусора. Есть компании, которые осуществляют бесплатный вывоз макулатуры от 300-500 кг. Накопить такой объем бумаги даже небольшому офису довольно просто. Одна пачка бумаги весит около 2,5 кг. Если в месяц тратится около 10-12 пачек, то это уже около 25-30 кг макулатуры. Сдавайте макулатуру, помогайте сохранить леса. Выделите место в офисе под сбор макулатуры и проинформируйте всех сотрудников об этом.
  • Говорите об экономии бумаги с сотрудниками. Приказы сверху об ограничении на использование бумаги работают плохо. Люди чувствуют себя ущемленными и не понимают, зачем им это надо. Чтобы это избежать, разговаривайте с сотрудниками, коллегами, объясняйте им, зачем нужно экономить бумагу.

Цифровые технологии сегодня позволяют максимально сэкономить расходование бумаги в офисах. Только представьте, если каждая компания, каждый офис в мире начнет бережно относится к использованию бумаги. Сколько леса удастся сохранить! Начинайте с малого, чтобы добиться большего.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/kak-ekonomit-na-rashode-bumagi-v-ofise-5c1b9b15fa582e0246bafd63

Как сократить расходы на печать и бумагу в офисе?

Как снизить расходы на печать в офисе

Ежегодно во всём мире на работе в офисах люди используют тонны бумаги. После использования часть из этого объёма идёт на переработку, но большая — на свалку, из-за чего для получения нового сырья приходится продолжать вырубку деревьев.

Но всего этого можно избежать, если узнать о простых способах по уменьшению использования бумаги в офисе, сообщает http://ukranews.com

В последние годы было предпринято несколько постоянных усилий для защиты наших природных ресурсов. Однако, помимо природных ресурсов, существует немало вещей, которые сделаны из этих ресурсов.

Одним из таких является бумага, изготовленная из дерева. Мы все знаем о важной роли бумаги и печати в офисе.

Многие офисы активно занимаются переработкой, что является экологически чистым и более дешёвым вариантом. Несмотря на то, что рециркуляция является хорошей практикой, если типичный офис ежедневно сокращает потребление бумаги, то это может оказаться гораздо более рентабельной стратегией.

Conserve Energy Future предлагает остановиться на некоторых простых способах, которые позволят каждому сократить расходы на печать и бумагу в офисе.

Повторное использование ненужной бумаги

Ежедневно в офисах скапливается большое количество нежелательной бумаги, которая, в конечном счёте, отправляется в мусорный бак. Однако вместо того, чтобы выбрасывать бесполезную бумагу, её можно использовать многими способами.

Например, для упаковки грузов, для печати черновых документов и многое другое, для чего нет необходимости использовать новую бумагу.

Двусторонняя печать

Было замечено, что большинство людей используют только одну сторону бумаги, особенно для печати. Однако это не очень хорошая практика, поскольку, используя бумагу с обеих сторон, вы сможете сократить потребление бумаги почти наполовину. Просто переверните бумагу на другую сторону и вставьте её в принтер.

Постоянство в переработке

Все сотрудники, работающие в офисе, должны быть ознакомлены с преимуществами утилизации. Лучше всего это сделать, поставив контейнер для сбора бумаги или коробку, где все сотрудники могут хранить нежелательную бумагу.

Это поможет хранить бумагу в одном фиксированном месте, чтобы её можно было легко отправить в центры переработки.

Вся макулатура должна быть отправлена ​​в центры переработки не реже одного раза в месяц, чтобы она не накапливалась в больших количествах.

Печать в режиме черновика

Печать в режиме черновика будет сохранять чернила, поскольку насыщенность и качество чернил снижаются. Цвет чернил будет светлее, однако человек сможет с комфортом прочитать всё, что напечатано на бумаге. Эта особенность режима черновика обычно есть в старых принтерах, и является весьма полезной.

Избегайте частого использования цветной печати

Цветные принтеры более популярны по сравнению со старыми чёрно-белыми. Однако следует избегать цветной печати, поскольку она использует больше чернил по сравнению с чёрно-белой. Все эти документы или страницы, которые не нужно представлять кому-то и будут использоваться для личных целей, можно напечатать чёрно-белыми.
Инвестировать в переработанную бумагу

Лучший способ сэкономить много денег при покупке бумаги — это покупать ту бумагу, которая переработана. Если вы уже активно участвуете в процессе переработки, тогда не будет никакого вреда в использовании переработанной бумаги.

Возможность управлять доступом к печати

В офисах, где много сотрудников, иногда становится трудно отслеживать людей, которые используют печать для официальной работы. Однако, проверив это, вы сможете сэкономить много бумаги, так как большую часть времени, печать используется для непроизводительных целей. Это позволит сэкономить огромные объёмы бумаги и чернил.
 

Покупка вторичных чернил и тонера

Выброшенные картриджи, как и обычный мусор, приводят к накоплению отходов на полигонах. Это не приносит пользы окружающей среде и даже оказывает негативное влияние на неё.

Поэтому рекомендуется перерабатывать эти картриджи.

Наряду с экономическим преимуществом это также защищает окружающую среду от вредных химических веществ, которые выделяются из картриджей, когда они находятся на полигонах.

Онлайн документы

Нет смысла печатать документы, которые в основном используются в информационных целях. Лучший способ сделать это — попросить сотрудников прочитать эти документы в интернете и не печатать их. Создайте копии в формате PDF для того же самого, что приведёт к экономии большого количества бумаги, которая была бы использована при печати документов.

Сотрудники также должны попытаться сохранить свои документы на компьютере, чтобы их можно было просматривать в любое время, и без необходимости печатать.

Осведомлённость среди сотрудников

До тех пор, пока люди, работающие в офисе, не возьмут на себя инициативу по сокращению печатных и бумажных отходов на своём рабочем месте, никакие усилия не смогут повлиять. Нужно рассказать о преимуществах, связанных со сбережением бумаги и других важных моментах.

И напоследок

Вышеупомянутые способы — одни из самых простых методов рационального использования бумаги и печатных средств в офисе. Большинство рабочих офисов уже предприняли серьёзные действия в отношении этого. Этот шаг уже зарекомендовал себя как полезный для организаций, которые побудили другие фирмы действовать в этом направлении.

Поэтому, если вы находитесь среди тех людей, которые используют много бумаги для печати или других целей, этот пост позволит вам действовать!

Источник: https://www.epochtimes.com.ua/ru/poleznye-sovety/kak-sokratit-rashody-na-pechat-i-bumagu-v-ofise-126533

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: