Как высчитывается недостача

Содержание
  1. Удержание недостачи из заработной платы в 2020 году
  2. При каких обстоятельствах возможно взыскание недостачи с работника?
  3. Условия освобождения материально ответственного лица от ответственности
  4. Документальное оформление недостачи и ее взыскания
  5. Что делать если недостача больше месячного заработка?
  6. В результате инвентаризации выявлена недостача — что делать?
  7. Как определяется недостача продукции при инвентаризации?
  8. Как оформить недостачу?
  9. В рамках норма естественной убыли
  10. В результате неконтролируемых обстоятельств
  11. В результате хищения
  12. Взыскание ущерба с виновных лиц
  13. Выявление излишков
  14. Что делать при недостаче при инвентаризации
  15. Основания для проведения инвентаризации
  16. Что это такое недостача?
  17. Причины возникновения недостачи
  18. Порядок оформления недостачи при инвентаризации
  19. Можно ли ее списать?
  20. Как удержать недостачу с виновных лиц?
  21. Порядок удержания
  22. Образцы документов
  23. Излишки и недостачи: причины возникновения, оформление и учет — Контур.Бухгалтерия
  24. Причины появления излишков и недостач
  25. Оформление и учет недостачи
  26. Зачет недостач излишками по пересортице
  27. Порядок действий при выявлении недостачи или излишек при инвентаризации
  28. Что такое инвентаризация и какими документами она оформляется
  29. Порядок проведения и оформление результатов
  30. Какие причины приводят к недостачам
  31. Варианты списания недостачи
  32. Недостача и её последствия для материально ответственного лица
  33. Как можно удержать ущерб с виновного работника

Удержание недостачи из заработной платы в 2020 году

Как высчитывается недостача

Для каждого работодателя важно, чтобы нанятый им персонал бережно относился к принадлежащему ему имуществу, материальным и денежным ценностям.

На практике добиться этого удается не всегда и зачастую работники допускают растрату, хищения, небрежное выполнение обязанностей по обслуживанию ценностей.

В результате, при наличии вины работника наниматель вынужден производить удержание недостачи из заработной платы для покрытия причиненного ущерба.

При каких обстоятельствах возможно взыскание недостачи с работника?

Безосновательное лишение сотрудника заработка полностью или частично противозаконно. В то же время согласно ст. 232 ТК РФ участники трудовых отношений обязаны возмещать ущерб причиненный одной из сторон по вине другой стороны договора. Возможным вариантом возникновения потерь по вине сотрудника может быть недостача.

Для появления у работодателя права произвести удержание в счет погашения недостачи из зарплаты сотрудника должны быть соблюдены следующие условия:

  • С работником подписан договор:
    • О полной коллективной, бригадной ответственности;
    • Об ограниченной индивидуальной материальной ответственности;
    • О полной индивидуальной материальной ответственности – скачать образец.
  • Вина сотрудника достоверно установлена в ходе расследования, что нашло свое отражение в соответствующем акте;
  • Сотруднику было предоставлено право дать письменные пояснения о причинах недостачи по итогам проверки;
  • Факт и сумма причиненного ущерба должны быть подтверждены результатами инвентаризации, проведенной с участием ответственного лица;
  • Размер удержания не превышает среднего заработка сотрудника за месяц;
  • Взыскание производится в течение месяца с момента определения окончательного размера материального ущерба,

Несоблюдение любого из указанных параметров лишает работодателя права на самостоятельное взыскание потерь с заработка виновного сотрудника.

Покрывать возникшие по вине сотрудника потери из его заработка право, но не обязанность работодателя и он может этого и не делать.

Условия освобождения материально ответственного лица от ответственности

Работодатель, как сторона договора о материальной ответственности обязуется создать сотруднику все условия для выполнения обязательств по сохранению вверенных ему ценностей.

То есть, надлежащим образом оборудовать помещения для хранения, обеспечить их запирание с целью недопущения посторонних лиц, предоставить сотруднику полномочия для контроля за движением имущества.

Невыполнение этих требований лишает нанимателя возможности на взыскание средств.

Кроме того, есть прямо закрепленные в ТК РФ ситуации, когда невозможно возложить вину за недостачу на сотрудника:

  • Наступление события непреодолимой силы (ураган, наводнение, пожар, революция с погромами);
  • Нормальный хозяйственный риск (опробовали новое оборудование, в ходе запуска оно было повреждено);
  • При порче имущества в результате устранения опасности для жизни или здоровья себя, или окружающих;
  • Ущерб причинен в результате самозащиты.

Если указанных обстоятельств нет, то работодатель может взыскать ущерб с виновного.

Документальное оформление недостачи и ее взыскания

Факт утраты работодателем имущества может быть выявлен как в ходе рабочего процесса, так и в ходе ревизии.

При этом проведение инвентаризации обязательно для случаев, когда нужно взыскать недостачу с виновных лиц. Документы по ее итогам будут служить основным доказательством факта причинения ущерба и его суммы.

Процедура отнесения недостачи на виновного сотрудника будет следующей:

  • Оформление результатов инвентаризации и ознакомление с ними ответственного работника под роспись:
    • Инвентаризационной описи;
    • Сличительной ведомости;
    • Акта по результатам инвентаризации.
  • Создание комиссии по расследованию причин недостачи;
  • Проведение разбирательств с обязательным запросом письменных объяснений с ответственного лица;
  • Оформление акта или протокола по итогам расследования;
  • Вынесение приказа руководителя о взыскании суммы недостачи в пределах среднемесячного заработка.

Недополученные в результате действий работника доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Исключение – руководители организаций.

На разовый размер удержания с сотрудника распространяется ограничение в 20% от объема месячной заработной платы.

Что делать если недостача больше месячного заработка?

Сложности у нанимателя возникают в случае значительных по сумме потерь, существенно превышающих размер месячного дохода виновного в них работника. В этом случае, за работодателем сохраняется право на взыскание суммы среднемесячного заработка. А вот с размером его превышения можно поступить следующим образом:

  • Договариваться с работником о написании заявления на удержание суммы превышения в добровольном порядке – скачать образец;
  • Подача искового заявления в суд о принудительном взыскании оставшегося ущерба с работника.

Для работодателя более приемлем первый вариант, еще и с учетом того, что в этом случае сумма удержаний из зарплаты может быть не ограничена в 20%.

В случае обращения в суд нанимателю необходимо доказывать:

  • Нет причин для не привлечения к материальной ответственности в силу закона;
  • Ущерб вызван корыстными мотивами или небрежным отношением к работе сотрудника;
  • Виновность сотрудника;
  • Связь между возникшими потерями и действиями (бездействиями) ответственного лица;
  • Сумму ущерба, подлежащего взысканию.

Если хотя бы одно из указанных обстоятельств не будет в достаточной степени подтверждено, суд откажет в иске. Более того, даже если доказательств будет достаточно у сотрудника есть шанс представить более убедительные доводы об отсутствии своей вины и избежать принудительного взыскания.

Источник: https://glavny-yurist.ru/uderzhanie-nedostachi-iz-zarabotnoj-platy.html

В результате инвентаризации выявлена недостача — что делать?

Как высчитывается недостача

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

Как определяется недостача продукции при инвентаризации?

Основная сложность контроля за состоянием материальных ценностей, числящихся на балансе организации — это так называемая естественная убыль или нормируемые потери (порча, усушка и т. д.).

Человеческий фактор — ещё одна причина появления недостачи, излишков, пересортицы и т. д.

С целью избежать материальной ответственности работников в случае обнаружения недостачи имущества в организациях проводятся инвентаризации.

  1. Началу данной процедуры предшествует подготовительный этап — подготовка отчётной документации. На этом этапе бухгалтерия проводит подсчёты всего имеющегося на балансе имущества, а в случае обнаружения несостыковок ответственные лица документально подтверждают эти факты.
  2. Затем сотрудники приступают непосредственно к инвентаризации, т. е. подсчёту. Он может выполняться как вручную, так и с помощью разнообразных технических средств. Результаты подсчётов также фиксируются за подписью членов инвентаризационной комиссии.
  3. Заключительный этап — и есть процесс выявления недостачи продукции: сравнение данных бухгалтерских расчётов и реального количества продукции на складах организации. Если различия между учётным и реальным количеством по некоторым позициям слишком велико, назначается повторная инвентаризация с новым составом комиссии.

После проведения (при необходимости) повторной процедуры инвентаризации, производится пересчёт выявленных расхождений в денежный эквивалент. Он может быть как положительным (экономия), так и отрицательным (недостача).

Независимо от этого, значительное расхождение — повод для служебного расследования службы безопасности, поскольку причиной недостачи может быть факт хищения, а излишка — обман клиентов или махинации с документами.

Как оформить недостачу?

Недостача в рамках норм естественной убыли причисляется к статье расхода «Издержки производства и обращения». Стоит отметить, что потери в результате недостачи приравниваются к материальным расходам. Предельно допустимые нормы в этом случае определяются законодательно на уровне Министерств, но не внутренними документами организации.

В рамках норма естественной убыли

В бухгалтерской отчётности недостача в рамках норм естественной убыли оформляется следующим образом:

Дебет Кредит

20, 23, 44 94

Пример:

Отображение в бухгалтерских проводках:

  • Дт 94 Кт 41: 1500 сумма недостачи по продажным ценам;
  • Дт 94 Кт 42: 500 сумма торговой наценки на недостающий товар;
  • Дт 44 Кт 94: 1500 покупная стоимость недостачи в составе издержек обращения.

В результате неконтролируемых обстоятельств

Недостача, возникшая в результате неконтролируемых обстоятельств, а также в случаях, когда виновные не найдены или суд отказал в возмещении ущерба, недостача списывается на финансовые результаты организации.

Дебет Кредит

91–2, 02, 94 01, 94

В этом случае недостающие материальные ценности приравнивают к внереализационным расходам.

Пример:

Отображение в бухгалтерских проводках:

  • Дт 02 Кт 01: 2500 сумма амортизации;
  • Дт 94 Кт 01: 15000 стоимость основного средства;
  • Дт 91-2 Кт 94: 15000 сумма недостачи при отсутствии ответственных лиц.

В результате хищения

Недостача в результате хищения подразумевает материальную ответственность работников (ограниченную или полную, индивидуальную или коллективную).

Дебет Кредит

73, 50, 51, 70 94, 91, 73

Пример:

Отображение в бухгалтерских проводках:

Дт 70 Кт 73: 1250 часть суммы недостачи удержана из зарплаты виновного лица.

Взыскание ущерба с виновных лиц

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, виновником которой признан сотрудник организации, работодатель вправе взыскать с него сумму нанесённого ущерба. Процедура взыскания выглядит так:

  1. создание комиссии;
  2. проведение инвентаризации;
  3. установление причин недостачи;
  4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
  5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

В случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.

Если ответственным за
факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.

Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

Выявление излишков

В этом случае также необходимо провести служебное расследование для выявления причин расхождения между учётными и реальными данными. Поскольку ущерб организации в этом случае не причинён, наказать виновных материально не получится, но дисциплинарное взыскание сделать необходимо, ведь зачастую излишки — признак подготовки к воровству.

В бухгалтерской документации выявленные излишки проводят как прочие доходы, учитывая их по рыночной стоимости на сегодняшний день. Записываются они так:

Дебит 01, 10 40 Кредит 91: прочие доходы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/otvetstvennost/materialnaja/v-rezultate-inventarizacii-vyyavlena-nedostacha.html

Что делать при недостаче при инвентаризации

Как высчитывается недостача

Недостача при инвентаризации – далеко не редкий случай. Это неприятное явление как для работников, так и для руководства компании. Существует множество аспектов оформления взыскания недостачи, а также составления самого документа.

Очень важно знать абсолютно все тонкости данного вопроса, чтобы избежать существенных претензий к учету на предприятии. Чем быстрее будут обнаружены недочеты, тем быстрее удастся их устранить.

Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно.

На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также.

Мебель, техника, даже документация (трудовые книжки) являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

  • пожар, стихийное бедствие;
  • смена материально ответственного лица;
  • перепродажа предприятия;
  • хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов. При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество.

Ключевым является также указание их материальной ценности. Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость. Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах.

Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

Причина в том, что эта сумма является убытком для магазина (недополученная выгода также учитывается). То есть берется в расчет не закупочная стоимость продукции.

Не всегда к недостаче относится только стоимость пропавших товаров, которых недосчитались.

Если продукция была сломана или ее срок годности истек, то тогда ее фактически невозможно реализовать, поэтому формально многие относят стоимость также к недостаче.

Если же товар из-за порчи пришлось реализовать по заниженной стоимости, то тогда разницу между предполагаемой ценой и полученным доходом считают недостачей.

Причины возникновения недостачи

Далеко не всегда недостача связана исключительно с недобросовестным исполнением своих обязанностей работниками или их противоправными действиями. Иногда это логичное закономерное явление.

К основным причинам следует отнести:

  • Хищение. Это простое и понятное проявление – кто-то из работников, злоупотребляя служебным положением, попросту взял ценности предприятия.
  • Непредвиденные обстоятельства. Ценности, склады могут подвергнуться стихийному бедствию, что приведет к порче материальных ценностей.
  • Издержки производства. Вещь может порваться в процессе примерки, часть развесных товаров просыпается на пол, продукция травмируется в торговом зале. В допустимых объемах это является вполне нормальным.
  • Пересортица. Явный пример: в магазине лежит 2 вида яблок, внешне похожих. Одни продали вместо других. По факту итоговый вес суммарно сохранился, но одних меньше, чем должно быть, а других – больше. Излишки при инвентаризации также должны быть в допустимых пределах, поэтому хотя подобное допустимо, но не должно быть слишком частым явлением.

Для каждого из данных типов недостачи будет своя процедура оформления, поэтому предварительно важно выявить причину подобного негативного явления.

Порядок оформления недостачи при инвентаризации

Оформление документации возможно только после окончательного подведения итогов инвентаризации. Чтобы подготовить акт на списание, необходимо также приложить все документы (чеки, договоры и акты проведения работ), которые подтверждают затраты, указанные в акте.

Если размер недостачи превышает допустимый, то тогда проводят служебное расследование, чтобы выявить виновное лицо.

Для некоторых категорий товаров не проводится подобная процедура – их руководитель на свое усмотрение может списать в «Расходы».

Если обычные правила оформления недостачи не могут быть применены, то тогда потребуется составить приказ на удержание недостачи с виновного. Подобное возможно, если имеет место факт явного хищения или если превышены допустимые объемы недостающих товаров. На усмотрение руководства такой работник может быть освобожден от обязанностей – переведен на другую должность или уволен.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения.

Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара.

То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так.

Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму.

Это не будет считаться нарушением.

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено.

Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства.

В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре.

Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность.

Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Может предусматриваться частичная ответственность или коллективная. Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости возместить убытки. При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу.

Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты.

Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Порядок удержания

Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:

  • Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
  • Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
  • Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.

Если выявлены грубые нарушения, то необходимо составить акт о хищении и уволить работника по данному основанию.

Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений.

К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся инвалидом или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно.

Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.

В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.

Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является материально ответственным лицом. Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.

Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.

Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.

Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).

При этом сразу следует обратить внимание на то, что как раз это требование не является обязательным. Даже если речь идет о государственном учреждении, то его представители имеют право истребовать лишь сумму самой недостачи, но не заявлять данные пени в цене иска.

Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований.

Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации. Там указывается стоимость всего, что хранится на предприятии.

Если речь идет о материалах, технике, то тогда периодически должна проводиться новая оценка остаточной стоимости (с учетом амортизации, износа). Остаточную цену товара будут взыскивать, если выявится недостача.

Образцы документов

Приказ о проведении инвентаризации Образец акта инвентаризации наличных средств Образец акта инвентаризации

Источник: http://ZnatokTruda.ru/otvetstvennost/dejstvija-pri-nedostache/

Излишки и недостачи: причины возникновения, оформление и учет — Контур.Бухгалтерия

Как высчитывается недостача

Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.

Причины появления излишков и недостач

Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив. 

Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие: 

Излишки Недостачи
Ошибки при проведении инвентаризацииЕстественная убыль
Неучтенные поставкиОшибки в ведении складского учета
Излишняя экономияПроизводственные издержки
Ошибки учета отпуска материалов и продукцииХищения
Избыточные поставкиНекомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ)

Оформление и учет недостачи

Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие.

Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей».

Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров. Если же на данное имущество не предусмотрено норм естественной убыли, то недостача считается как сверхнормативная. 

ДТ – 20 (44 и др.), КТ – 94

Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо

В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица.

Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.
Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда.

Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%.

Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.

ДТ — 73, КТ — 94

Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба

Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:

  • решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
  • решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
  • заключением о факте порчи ценностей.

ДТ — 91.2, КТ — 94

Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.

Оформление и учет излишков

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету.

Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации.

Но с принятием излишка к учету не стоит торопиться, ведь он может оказаться результатом ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии. Тогда ошибку нужно исправлять.

Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.

ДТ – 01, 08,10,41 и др., КТ — 91.1

Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.

Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.

В программе все под рукой

В Бухгалтерии все понятно даже новичку. Расчеты с работниками, поступление и списание товара, отчетность — доступный интерфейс, все под рукой. Раньше работала в популярной бухгалтерской программе: громоздко, база все время висела, дополнительные материалы по законодательству приходилось искать в Интернете, для сдачи отчетности нужно было гораздо больше времени.

Оксана Евтеева, бухгалтер в ИП Евтеев (Братск)

Зачет недостач излишками по пересортице

Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):

  • обнаружение в одном проверяемом периоде;
  • у одного проверяемого лица;
  • в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
  • в одинаковом количестве.

Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.

Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.

ДТ – 10 (41,43), КТ – 10 (41,43)

Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.

Противоположная ситуация, обнаруженная в случае превышения стоимости излишка над недостачей, отражается проводкой ДТ 10 (41 и др.) КТ 91.1, то есть учитывается в составе прочих доходов.

Елизавета Кобрина

Ведете учет малого предприятия? Работайте в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: легко ведите учет, начисляйте зарплату, платите налоги и автоматически формируйте отчетность с отправкой через интернет. Оцените возможности сервиса в течение 14 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

Самый важный ресурс бизнеса — деньги. У предприятия могут быть огромные доходы, но при этом ни рубля на расчетном счете. Тогда прибыльная на первый взгляд компания не может вовремя рассчитываться по долгам, а все из-за того, что компания смотрит только на доходы и расходы, но не контролирует реальное движение денег.

, Михаил Кобрин

События 2020 вынудили компании перевести сотрудников всех уровней на удаленную работу. Экстремальная ситуация сразу же показала сильные и слабые места в организации бизнесов. Спустя полгода после начала карантина мы можем оценить плюсы и подводные камни удаленной работы.

, Елена Космакова

У предпринимателя не всегда есть время считать деньги собственного бизнеса, хотя это — залог успеха. Если дела идут в гору, можно временно не думать об этом. Но если продажи стоят, сотрудники не справляются с планом, а государство создает новые правила и повышает налоги, приходится вводить управленческий учет. Расскажем, что это и как наладить процесс, чтобы не тратить много времени.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/474-izlishki-i-nedostachi

Порядок действий при выявлении недостачи или излишек при инвентаризации

Как высчитывается недостача

Как бы хорошо ни был организован бухгалтерский учёт на предприятии, никто не может гарантировать, что проводимая инвентаризация не выявит отклонений в наличии товарно-материальных запасов. Ведь их сохранность зависит не только от формальных причин.

Чаще всего о недостатках учёта и контроля говорит обнаруженная недостача при инвентаризации, что делать в таком случае и как решить вопрос, рассказывает ТК РФ.

Такое явление, как недостача, позволяет руководителю делать нелицеприятные выводы относительно добропорядочности материально ответственного лица (МОЛ).

Что такое инвентаризация и какими документами она оформляется

Все без исключения юридические лица располагают определённым количеством товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сопутствующих осуществлению их деятельности.

Инвентаризация – это мероприятие, в течение которого фактическое наличие товара или иных ценностей сверяется с данными бухгалтерского учёта с целью обнаружения расхождений. Причём эта процедура характерна не только для магазинов, банков и предприятий с большими запасами сырья и продукции.

Государственным учреждениям, чья деятельность финансируется из бюджета, точно также предписаны периодические проверки сохранности мебели, оргтехники, транспорта, денежных средств и даже документов строгой отчётности в виде трудовых книжек и специальных бланков.

В перечне ценностей, подлежащих инвентаризации, все виды имущества, стоящего на балансе предприятия:

  • основные и оборотные средства;
  • финансовые вложения в депозиты, акции, ценные бумаги других предприятий;
  • нематериальные активы в виде объектов интеллектуальной собственности;
  • финансовые обязательства в виде займов, кредитов и кредиторской задолженности.

Перечень не закрыт, так как у каждого предприятия свои понятия о ценности вещей.

Инвентаризационные обязанности возлагаются на специальную комиссию, которая учреждается приказом руководителя. На крупных предприятиях таких комиссий может быть несколько, каждая из них проверяет фактическое наличие объектов в определённой категории материальных ценностей.

С точки зрения периодичности проведения инвентаризации делятся на:

  1. Запланированные, которые обычно проводятся в последний месяц календарного года с целью зафиксировать наличие ТМЦ по состоянию на 01 января следующего года и проверить эффективность бухгалтерского учёта перед составлением отчётности за текущий год.
  2. Внеплановые, которые назначаются в случае смены руководителя или материально ответственного лица, а также после нанесения ущерба имуществу предприятия внешними факторами или виновными лицами.

На некоторых предприятиях плановые инвентаризации проводятся чаще одного раза в год. Это связано со специфическими особенностями их деятельности, поэтому и проверки, как правило, касаются только определённых категорий материальных ценностей.

Порядок проведения и оформление результатов

Работа инвентаризационной комиссии начинается с получения в бухгалтерии предприятия оборотных ведомостей, содержащих сведения об остатках материальных ценностей на дату проведения инвентаризации.

С ответственного лица берётся расписка о том, что на момент проверки все оприходования и списания материалов проведены, а приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.

Членами комиссии в присутствии МОЛ производится снятие кассы, пересчёт и перемеривание всех ценностей, относящихся к его подотчётности.

Фактическое наличие имущества заносится в сличительные ведомости напротив количественного показателя, соответствующего бухгалтерскому учёту.

Если эти две графы не равны между собой, можно говорить о недостаче или выявлении излишков.

И та, и другая ситуация одинаково негативно характеризуют состояние учёта на предприятии и требуют объективного разбирательства относительно причин расхождений и лиц, виновных в их возникновении.

Любой бухгалтер знает, как оформить недостачу при инвентаризации, поскольку эта процедура подробно описана в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учёту.

Сличительные ведомости составляются отдельно по каждой категории имущества согласно бухгалтерской систематизации по субсчетам.

На основании сличительных ведомостей формируются инвентаризационные описи, содержащие:

  • количественное измерение товарно-материальных ценностей;
  • показатели их стоимостного выражения.

Поэтому после составления инвентаризационных описей виден фактический финансовый ущерб от недостачи или доход, полученный предприятием от выявленных излишков.

Ведомости и описи с результатами проведённой инвентаризации утверждаются руководителем, в чьей компетенции находится и принятие решения относительно порядка оформления выявленных расхождений.

Какие причины приводят к недостачам

Решение, принимаемое руководителем, и характер его дальнейших действий зависят от тех причин, которые привели к образованию недостачи.

Для их выяснения проводится тщательное расследование, в результате которого может выясниться, что нехватка на складе возникла по одной из следующих причин:

  1. Из-за халатности материально ответственного лица или его умышленных виновных действий.
  2. По причине хищения или кражи, совершённой третьими лицами.
  3. Из-за непредвиденных обстоятельств техногенного или природного характера, таких как пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
  4. Из-за естественной убыли, ограниченной установленными нормативами для некоторых категорий товаров (материалов).
  5. В результате пересортицы, когда при наличии на складе однотипных товаров или материалов, списан или продан один вместо другого.
  6. Вследствие ошибок в учёте, связанных с оприходованием ТМЦ не в полном объёме или с их излишним списанием.

Это основные причины, ввиду которых может быть выявлена недостача. Однако на каждом предприятии причины могут быть свои.

Варианты списания недостачи

Руководитель коммерческого предприятия самостоятельно принимает решение относительно урегулирования недостач, исходя из соображений экономической целесообразности.

Ведь списывать ущерб в счёт налогооблагаемой прибыли не выгодно для предприятия.

А для того, чтобы убыток не попал под налогообложение, операция должна быть обоснованно оформлена и подтверждена официальными и бухгалтерскими документами.

Если оформление описей показало наличие недостачи при инвентаризации ТМЦ, к которым применимы нормы естественной убыли, то директор предприятия может принять решение об их списании на усушку, утруску и другие виды количественного уменьшения показателя.

Ошибки в учёте, приведшие к нехватке имущества, выявляются с помощью анализа документов, подтверждающих движение материальных ценностей на счетах, и исправляются путём внесения изменений в регистры бухгалтерского учёта и составления корректирующих проводок.

Подобное урегулирование проблемы возможно и при обнаружении пересортицы. Если сопоставима стоимость материалов, в отношении которых она допущена, то допустимо списание недостающих единиц и одновременное оприходование выявленного излишка.

Нехватку имущества или его порчу по причине природных или техногенных обстоятельств предприятие может списывать на убытки в любом объёме, но для этого необходимо иметь документ, подтверждающий факт воздействия чрезвычайных обстоятельств.

Это может быть:

  • справка из городского «Водоканала»;
  • пожарного управления;
  • отделения МЧС.

В любом случае техногенная или природная катастрофа должны быть подтверждены организацией, которая устраняла последствия этого события.

В случае если есть все основания подозревать хищение или кражу, осуществлённые третьими лицами, следует обратиться в правоохранительные органы с заявлением о назначении официального расследования.

По окончании следственных мероприятий, не давших положительного результата, будет выдан соответствующий документ, на основании которого в дальнейшем будет проведено списание недостачи при инвентаризации и ущерба, причинённого невыясненным лицом.

Если в результате расследования обнаружится виновный в краже или хищении, то возмещение убытков будет возложено на него судебным решением, что подтвердит исполнительный лист, направленный на предприятие.

Совсем по-другому обстоят дела в бюджетной организации. За списание недостач сверх установленных нормативов, равно как и за их сокрытие, руководителя могут обвинить в нецелевом расходовании государственных средств и применить к нему строгие методы воздействия.

Недостача и её последствия для материально ответственного лица

Поскольку ответственность за сохранность имущества организации лежит на МОЛ, в качестве которого чаще всего выступает кладовщик, именно его объяснительная предваряет процесс разбирательства.

Она пишется на имя руководителя и должна содержать:

  1. подробную и последовательную версию событий, приведших к недостаче, изложенную от лица материально ответственного сотрудника.
  2. Даты происшествия.
  3. Подробное описание действий МОЛ.
  4. Подпись и дату составления объяснительной.

На составление объяснительной записки законом отпущено два дня после получения соответствующего запроса от руководства.

Для того, чтобы процедура обладала легитимностью, письменное требование объяснений вручается МОЛ под подпись, а в случае отказа, зачитывается вслух в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Об отказе принять запрос составляется акт и подписывается сотрудниками, входящими в состав комиссии. Отказ работника давать объяснения по поводу возникновения недостачи не исключает выделения ему двухдневного срока, причитающегося для совершения этого действия.

После рассмотрения полученного от материально ответственного лица объяснения и анализа представленных им доказательств устанавливается окончательная причина недостачи и принимается решение относительно её списания или удержания в зависимости от степени ответственности виновных граждан.

Как можно удержать ущерб с виновного работника

Если ущерб нанесён организации по вине сотрудника, отвечающего за сохранность ТМЦ, то в соответствии с договором о материальной ответственности он обязан возместить его своему работодателю. Причём исполнять эту обязанность ему придётся независимо от того, подвергся он дисциплинарному наказанию со стороны руководства или был уволен в связи с утратой доверия.

В соответствии со статьёй 248 ТК РФ для того, чтобы работодатель получил право удерживать с виновного МОЛ ущерб от недостачи, должны соблюстись несколько принципиальных условий:

  1. Сумма недостачи ограничивается размером среднего заработка сотрудника за месяц.
  2. Провинившийся работник дал добровольное согласие на возмещение ущерба.
  3. Взыскание недостачи должно оформляться приказом руководителя, изданным не позднее одного месяца с момента её обнаружения.

Отсутствие хотя бы одного из этих условий лишает процедуру взыскания легитимности и позволяет обжаловать её в судебном порядке.

При удержании из зарплаты работника ущерба от недостачи работодателем должно соблюдаться ограничение в 20% от начисленной за месяц суммы.

Возмещение ущерба, превышающего одну среднемесячную зарплату, возможно двумя способами:

  • через исковое заявление работодателя в суд о взыскании ущерба с виновного лица;
  • добровольным погашением задолженности материально ответственным лицом путём внесения денежных средств в кассу предприятия или предоставления им в зачёт долговых обязательств имущества или ценностей.

Если ответственный сотрудник не признаёт своей вины в допущении недостачи материальных ценностей, взыскать с него ущерб независимо от его суммы можно только через суд.

Как видно, недостача при инвентаризации – не настолько безобидная проблема для предприятия, чтобы относиться к ней легкомысленно и формально. Руководству не стоит её недооценивать, поэтому надлежит изучить все экономические, юридические и бухгалтерские аспекты данной процедуры, чтобы принимать правильные решения и корректно отражать их в нормативных и бухгалтерских документах.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/kodeks/nedostacha-pri-inventarizatsii

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: