Новые технологии и рынок электронного документооборота

Содержание
  1. «Весенний документооборот 2019» под знаком 25-летия ЭОС: новые технологии и новые вызовы для рынка СЭД
  2. Тонкие настройки для привычных вещей
  3. Партнерам – проекты
  4. Новые технологии и рынок электронного документооборота
  5. Адаптация под особенности бизнеса
  6. Переход в облако
  7. Анализ больших данных
  8. Международный роуминг
  9. Крутые виражи. Обзор рынка юридически значимого электронного документооборота #электронный документ #СЭД #ECMJ
  10. В юзэдо всё спокойно
  11. Откуда и куда дует ветер перемен
  12. Что переводить в ЭДО, а что оставить на потом?
  13. Каким будет ЭДО через 5 лет и зачем рынку новые операторы?
  14. Обзор систем электронного документооборота
  15. О разработчиках сэд
  16. Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»
  17. Стандарты в области СЭД
  18. Основные тенденции развития систем электронного документооборота
  19. 2.   Интерес к облачным технологиям
  20. 3.   Корпоративные соцсети
  21. 4.   Импортозамещение
  22. 5.   Мобильность СЭД
  23. 6.   Юридически значимый документооборот
  24. 7.   «Умные системы»
  25. 8.   Создание полноценных электронных архивов
  26. 9.   Замена устаревших СЭД

«Весенний документооборот 2019» под знаком 25-летия ЭОС: новые технологии и новые вызовы для рынка СЭД

Новые технологии и рынок электронного документооборота
Традиционная конференция компании ЭОС «Весенний документооборот – 2019», прошедшая с 22 по 26 апреля в Ереване и Тбилиси, ознаменовала собой ряд событий и закономерностей, важных как для самой компании, так и для рынка автоматизации документооборота в целом.

СЭД становится центром всех информационных ресурсов организации, в систему вовлекается все большее количество сотрудников, при этом у каждого заказчика она имеет свою специфику.

Кроме того, на помощь традиционным решениям и модулям СЭД приходят инновационные технологии – такие, как нейросети, искусственный интеллект, чат-боты и др. Всё это делает рынок невероятно насыщенным и разнообразным, но, в то же время заставляет постоянно следить за изменениями.

Конференция «Весенний документооборот 2019» как раз и стала для партнеров компании ЭОС площадкой для обмена ценной информацией и мнениями в профессиональном кругу.

В год своего 25-летия компания ЭОС собрала своих партнеров ЭОС из России и ближнего зарубежья в столице Армении, где прошла деловая часть конференции «Весенний документооборот – 2019». Основная неофициальная часть мероприятия, включающая автобусное путешествие по живописным горам, посещение памятников архитектуры и другие активности, прошла уже в Грузии. 

2018 год стал для компании ЭОС не только еще более насыщенным в плане вовлеченности в разнообразные проекты, но и более позитивным в плане выручки: мы растем вдвое быстрее рынка, позволяя партнерам-интеграторам также успешно развивать бизнес.

Такой рост обусловлен тем, что компания все чаще участвует в реализации крупных федеральных и региональных проектов: например, в проекте по цифровой трансформации органов и организаций прокуратуры РФ, где в качестве инструмента для ведения ведомственного делопроизводства и документооборота в электронном виде используется АИК «НАДЗОР».

Она сейчас переходит на новый этап своего развития и обновленная платформа в настоящий момент внедрена уже в пяти регионах страны. 

Среди других крупных проектов ЭОС в 2018 году стоит отметить внедрение системы «ДЕЛО» на региональном уровне в трех субъектах страны: Еврейской АО, Республики Калмыкия и Республики Адыгея. Новые крупные клиенты корпоративного сектора – «Мосэнерго», «Кыргызтрансгаз». 

Однако будущее электронного документооборота связано не только с внедрением и модернизацией традиционных модулей СЭД.

По мере того, как СЭД в том или ином виде появляется практически в каждом коммерческом предприятии, и тем более в госсекторе, где ее использование регламентируется законодательно, – всё большую востребованность начинают играть дополнительные инструменты, предполагающие расширенный функционал и более точную кастомизацию решения. 

«Если раньше мы больше обсуждали с партнерами технические вопросы, проблемы взаимодействия, то сегодня мы рассказываем о совершенно новых технологиях: искусственный интеллект, учет поведения пользователя, «тепловую карту» работы с мобильным приложением.

Мы вышли на совершенно иной уровень функционала продуктов ЭОС и занимаемся, скажем так, тонкой настройкой, которая позволяет повысить качество работы конечных пользователей с нашими решениями, – отметил председатель Совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян.

– Сейчас многие разработчики СЭД занимаются поддержкой или расширением стандартных функций документооборота. Мы продвинулись дальше и обеспечиваем связанность наших решений с целым рядом внешних систем, их взаимодействие между собой.

Внедряем новейшие технологии: чат-боты, распознавание голоса. Всё это, на мой взгляд, выгодно отличает ЭОС».

Тонкие настройки для привычных вещей

Стабильный интерес заказчиков к традиционным продуктам ЭОС – СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint, мобильному приложению EOSMobile – сопровождается тем, что эти системы становятся всё более нагруженными и аккумулируют всё больший объем данных.

Темы usability и дизайна становятся всё актуальнее по мере включения в электронный обмен документами и совместную работу с системой не только топ-менеджеров компаний и высших должностных лиц госпредприятий, но и управленцев среднего звена.

Поэтому ключевые конкурентные преимущества решений ЭОС будут заключаться в  их производительности, а также в масштабируемости и удобстве использования – об этом рассказал на мероприятии генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» Юрий Назаров: «СЭД становится центром всех информационных ресурсов организации. При такой конфигурации ИТ-инфраструктуры система документооборота соединена с десятками сторонних систем».

Среди других ключевых целей ЭОС в плане развития продуктов были названы разработка новой функциональности систем, реинжиниринг отдельных систем и подсистем и связанное с ним ускорение выпуска новых версий ПО, а также импортозамещение. 

В подтверждение слов о возросшем значении «тонких настроек» СЭД Юрий Назаров рассказал об особенностях применения в разработках ЭОС искусственного интеллекта: «Сегодня ИИ уже достиг стадии, когда его можно применять с пользовательской верификацией: например, анализировать документы, бывшие в работе у конкретного пользователя, решения, принятые по ним, вопросы, отданные на рассмотрение подчиненным, выставленные сроки. Искусственный интеллект может работать в качестве помощника, и мы уже умеем применять это на практике».

Новая подсистема управления проектами в СЭД «ДЕЛО» – ответ компании ЭОС на потребности рынка в решении, которое смогло бы объединить задачи электронного документооборота и управления проектами. Такие задачи актуальны для региональных проектных офисов и ряда предприятий коммерческого сегмента.

В текущей версии модуля «Управление проектами» реализовано управление специализированными карточками, справочники, календарное планирование, бюджет, команда проекта, целевые показатели и результаты. Основной функционал – работа с проектными предложениями, заявками и паспортами проектов.

В системе учтены все необходимые стадии прохождения проектного предложения, которые могут быть адаптированы под нужды заказчиков конкретного региона.

«Нашей основной задачей было сделать подсистему управления проектами, учитывающую специфику государственного управления и нормативную документацию, прозрачную, с архивом, аналитикой и отчетностью, с бесшовной интеграцией с СЭД», – прокомментировал заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков.


Планируя развитие платформы EOS for SharePoint, компания также не оставляет без внимания инновационные технологии: например, штрихкодирование. В целом перспективы развития продукта связаны с такими функциями, как сопровождение договоров, исполнение задач, автоматизация кадровых процессов, модули интеграции с ЭДО, отраслевые решения.

«Большинство проектов на EOS for SharePoint исторически мы проводим с глубокой кастомизацией, с углубленной настройкой под каждого заказчика: конструируем АРМ, отчеты и т. д.

Поэтому основные направления развития продукта мы связываем с совершенствованием удобного и современного функционала, а также появлением новых актуальных опций», – отметил Евгений Червяков.;

Планомерные улучшения ведутся и в мобильном приложении EOSmobile. В обновленной версии приложения пользователь может выбрать удобный вариант работы со списком документов, перейти по ссылкам в связанные документы, создавать подчиненные визы и т. д.

В планах компании – выпуск СМР 4 (новый релиз сервера мобильных решений), не зависимого от количества пользователей, с экономией трафика, поддержкой PostgreSQL и Linux. А также –  ряд других важных апгрейдов. «С каждым днем мы наблюдаем активный рост пользователей EOSmobile.

Пользователи в среднем в день проводят 23 минуты», – поделился статистикой начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений компании Артем Андреев.


Система автоматизации деятельности многофункциональных центров АИС «МФЦ ДЕЛО» – еще одно решение, в котором компания ЭОС видит большой потенциал, несмотря на то, что продукт этот нишевой.

Именно здесь находят применение такие интересные решения, как внедрение электронных операторов в колл-центре, чат-боты в мессенджерах и соцсетях, экспертных систем, многочисленных интеграций для оказания услуг он-лайн.

Например, внедрение в колл-центре МФЦ электронного оператора значительно сокращает количество потерянных звонков и время ожидания ответа. Внедряемые технологии обработки данных позволяют проводить постоянный анализ использования системы.

«Мы существенно переработали и дальше улучшаем интерфейс и функции решения, теперь не только на основе обращений функциональных пользователей, но и на основе «тепловых карт» и других аналитических данных по использованию системы, собираемых в автоматическом режиме», – говорит начальник департамента развития информационных систем ЭОС Иван Скородумов,- «В планах, помимо прочего, – запуск решения по многомерный анализу данных. Что касается масштабирования решения ЭОС – к текущим проектам в Калининградской и Рязанской областях в 2018 году добавились проекты в ХМАО-Югре и Ульяновской области».

Наконец, крайнюю актуальность набирает тема долговременного архивного хранения электронных документов. В организациях накопилась критическая масса документов, которые изначально создавались в электронном виде. Появились новые источники комплектования: веб-ресурсы.

Традиционный подход к архивному хранению – консервация – не обеспечивает их должной сохранности, так как и форматы документов, и цифровые носители, и аппаратные средства хранения устаревают и меняются. При этом очевидно отсутствие понимания проблемы на всех уровнях и единого решения для нее.

Тем ценнее стало для участников конференции выступление Владимира Баласаняна, посвященное развитию систем электронного хранения и, в том числе, системы «Архивное ДЕЛО».

Партнерам – проекты

Работа с партнерами, формирование партнерской сети и поддержка интеграторов в региональных и федеральных проектах по-прежнему остается приоритетной задачей для компании ЭОС.

По словам генерального директора ООО «Электронные Офисные Системы (Софт)» Андрея Козлова, в 2018 году 58% заявок клиентов компания отдала на дальнейшую проработку партнерам – еще больше, чем в предыдущем году.

Компания видит развитие партнерских продаж в сегментах электронных архивов, проектного управления, управления совещаниями и других. 

«Каждый год мы всё больше заявок потенциальных клиентов мы отдаем на проработку партнерам. Наша политика состоит в том, чтобы вовлекать всё больше партнеров к выполнению региональных проектов.

Стараясь предоставить высокий уровень сервиса и качества клиентам, мы работаем в сотрудничестве с местными партнерскими организациями и таким образом обеспечиваем постоянную поддержку клиента», – отметил Андрей Козлов.

В своем выступлении спикер подчеркнул, что в 2018 году у компании стало меньше вопросов к квалификации специалистов интеграторов, возросла партнерская кооперация (участились случаи совместной работы партнеров в рамках одного проекта), увеличилась мобильность компаний (многие компании готовы браться за проекты вне своего «домашнего региона»). В числе важнейших задач, стоящих перед партнерской сетью ЭОС, Андрей Козлов указал направления электронных архивов, проектного управления, другие новые функции, расширяющие тему СЭД. А также – проекты по импортозамещению.

«Наши партнеры, которых мы собрали на конференции, — это единая команда. Наши цели в этом плане достигнуты, — в свои 25 лет мы продемонстрировали сплоченное и успешно работающее сообщество единомышленников», – резюмирует Владимир Баласанян.

В этом году организовать конференцию компании ЭОС помогли технологические партнеры: производители техники для печати и обработки документов PFU Fujitsu и Canon, российский разработчик средств информационной безопасности «Актив-софт» (торговая марка «Рутокен»), разработчик решений для документооборота ЗАО «Центр открытых систем и высоких технологий» (COS&HT, ТМ iPavlov), разработчик офисных приложений «Новые облачные технологии» (ТМ «МойОфис»), разработчик программной платформы для создания готовых решений и ИТ-инфраструктуры «Базальт СПО». 

По традиции на конференции «Весенний документооборот» компания награждает своих лучших бизнес- и технологических партнеров дипломами и фирменными статуэтками.

В 2019 году награды получили ООО «Бизнес ИТ» (Ставрополь), ООО «Инфосистемы-КС» (Якутск), ООО «Прайм Груп» (Красногорск), ООО «ЭОС Тех», ООО «Офис-Док» (Санкт-Петербург), IFS (Бишкек), ООО «АльтА-СОФТ» (Брянск), ООО «КС-Консалтинг» (Барнаул), ООО «Юниксофт» (Подмосковье) и ЗАО «Эй Би Эс Текнолоджис» (Ереван). 

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Рубрики: Интеграция, Маркетинг

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС, мероприятия, конференция

в источнике ict-online

Источник: https://novostel.ru/2019/04/30/%D0%B2%D0%B5%D1%81%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%B8%D0%B9-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82-2019-%D0%BF%D0%BE%D0%B4-%D0%B7%D0%BD%D0%B0%D0%BA/

Новые технологии и рынок электронного документооборота

Новые технологии и рынок электронного документооборота

Конкуренция на рынке электронного документооборота в прошлом году неуклонно росла. Tadviser оценивает рост отрасли в 2019 году примерно на 7% (в 2018 году — 5%), таким образом объем рынка СЭД в России на начало 2020 составил почти 52 млрд рублей.

Разработчики систем делают ставку не только на цифровизацию документов, но и на автоматизацию бизнес-процессов клиента, а тот, в свою очередь, предъявляет все больше требований к поставщику. Ниже топ-5 вызовов, которые будут актуальны для отрасли в следующем году.

Адаптация под особенности бизнеса

Первое и главное, что будет происходить на рынке – адаптация систем электронного документооборота к особенностям отдельно взятого бизнеса. Очевидно, что для малого бизнеса нужен отдельный продукт – легкий и простой, но дающий возможность оперативно запуститься и сразу начинать работать, а масштабные и сложные системы компании такого масштаба просто не рассматривают.

Крупные игроки рынка СЭД предлагают «урезанные» пакеты своих базовых продуктов для малого и среднего бизнеса, чтобы те могли протестировать работу с документами в электронном виде (такие есть, например, у лидеров рынка Directum и Docvision), либо же конструктор для выбора только необходимых функций.

Другой путь, по которому пошли игроки рынка СЭД — создание отдельного продукта специально для малого бизнеса. Таким образом разработчики будут привлекать «в цифру» именно тех клиентов, кто, скорее всего, не решился бы на попробовать обычные системы электронного документооборота и остался бы «на бумаге».

Переход в облако

Наверное, это тенденция довольно очевидна: так или иначе почти все предприятия и частные лица пользуются облаком для хранения документов.

Уже сейчас до 90% пользователей электронного документооборота работают по модели SaaS, а многие компании отказываются от локальной модели развертывания системы, исключая специфических клиентов (как правило это военные ведомства и тд), которым законодательно запрещено передавать данные по сети. В остальном же в локальной модели становится невозможным обеспечивать ту же регулярность, скорость обновлений и решения других технических вопросов, которые делает возможными облако.

Можно наблюдать, как эра голоса постепенно возвращается: почти 80% россиян уверены, что ые ассистенты становятся неотъемлемым атрибутом в нашем повседневном пользовании, посчитали в Mail.ru.

Во многом это происходит благодаря техническим возможностям по его распознаванию, которые все реже делают ошибки и становятся все более применимы в жизни.

Системы электронного документооборота не станут исключением: поскольку сами по себе они уже становятся полноценным бизнес-помощником, у этого помощника появится и свой «голос».

Причем, ой помощник в СЭД может быть даже удобнее уже привычных Siri или Алисы, которым необходимо обрабатывать практически неограниченное количество слов и команд, из-за чего они не всегда точно справляются.

Диапазон слов и команд, которые будет знать система, будет ограничен лишь ее функционалом («отказать», «подписать», «прочитать» и тому подобное), поэтому работать она может четче.

Ну и конечно будет совершенствоваться функция перевода голоса в письменный документ, это сэкономит пользователям уйму времени.

Анализ больших данных

Будущее за теми компаниями, которые не просто предлагают автоматизацию процессов, но и советуют, как оптимизировать работу компаний.

Например, системы электронного документооборота, используя анализ больших данных, смогут давать рекомендации, как движутся документы в компании, какие отделы перегружены работой и не успевают, какие, наоборот, простаивают, как изменились процессы и скорость принятия решений после прихода новых менеджеров и так далее – вариантов может быть очень много. Пока такая аналитика в зачаточном состоянии, но потребность рынка в ней большая.

За годы работы у операторов СЭД скапливается огромный массив метаданных клиентов, которые можно было бы систематизировать, анализировать и сделать полезными.

Например, специалисты компании «Диджитал Дизайн» в 2018 году уже приступили к кластеризации документов для своих заказчиков из госструктур.

Сообщалось, что в ходе испытаний алгоритмов они смогли по анализу содержания документа добиться 95% точности определения подразделения, ответственного за его обработку.

Международный роуминг

Следующий этап развития СЭД – возможность удобного электронного обмена документами с другими странами.

В отдельных случаях это уже работает: например, «Мегафон» и китайская Huawei обменялись электронными документами еще в прошлом году, а в конце 2019 года первый российско-казахстанский договор подписал Documentolog со своим московским контрагентом в системе Doculite.

Это очень перспективное направление, которое позволит компаниям, ведущим, например, активную торговлю с иностранными партнерами, действительно сэкономить на большом количестве курьерских отправлений за границу.

Однако, пока процесс не отлажен и широко не используется: сказывается различное законодательство в сфере электронных подписей.

Изменение законов часто не успевает за развитием технологий, поэтому часто юридические отделы отговаривают компании от подписания важных сделок удаленно: они не до конца уверены в том, как реагирует суд на такие договоры.

Тем не менее, в условиях все растущей мобильности спрос на эту услугу будет расти и, надеемся, правовое регулирование этого вопроса наладится.

Источник: https://promdevelop.ru/novye-tehnologii-i-rynok-elektronnogo-dokumentooborota/

Крутые виражи. Обзор рынка юридически значимого электронного документооборота #электронный документ #СЭД #ECMJ

Новые технологии и рынок электронного документооборота

Начало 2020-го задало тон: маркировка, пандемия, падение цен на нефть и растущий доллар, появление новых, нетипичных игроков на рынке ЮЗЭДО.

Как всё это отразилось на «старичках», кто уже многие годы специализируется на электронном документообороте? Что ждёт отрасль завтра? В этих вопросах редакция ECMJournalразбиралась вместе с операторами ЭДО и представителями ИТ-бизнеса.

В юзэдо всё спокойно

В феврале – марте 2020 года компании были вынуждены перевести своих работников на удалёнку. Какой отпечаток наложила пандемия и вытекающие из неё последствия на бизнес операторов? Все они отмечают – спрос на продукты ЭДО действительно вырос.

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs:«У компаний стало больше интереса к электронному документообороту – об этом говорит рост запросов и обращений в нашу компанию. Особенно заметен спрос на перевод договоров в ЭДО. Текущие клиенты Synerdocs из непострадавших отраслей также показывают динамику роста трафика. Есть и потребности в расширении документооборота на другие типы, процессы».

В условиях удалёнки бизнес осознает, что электронный документооборот — это экономически выгодный, безопасный и комфортный вариант работы с контрагентами.

Мнением делится Павел Шинкаренко, директор компании Solar Staff, оказывающей юридическую поддержку интернет-бизнесу: «Наша организация отправляет УПД контрагентам с середины 2019 года.

За декабрь только 30 % закрывающих документов были отправлены по ЭДО, а за апрель 2020 года – уже 73 %. На распечатке и доставке в марте 2020-го мы сэкономили порядка 200 000 рублей».

Лидия Урывская, коммерческий директор направления ЭДО в «СКБ Контур»:«К нам стали обращаться клиенты, которые прежде откладывали запуск проектов. Действующие заказчики начали форсировать настройку всё большего количества новых связей. Пользователи, которые раньше обменивались электронными документами с 10-20 % своих контрагентов, начали рассылать официальные письма своим партнёрам о стопроцентном переходе на ЭДО».

Интересную закономерность в росте трафика по EDI-сообщениям и электронным документам у своих клиентов – поставщиков и торговых сетей – выявил директор E-COM Алексей Аксёнов. По его мнению, это может быть связано с массовыми закупками продуктов населением в самом начале режима самоизоляции.

Александр Чеперегин, директор по маркетингу компании «Тензор»:«Мы продвигаем несколько продуктов, и они по-разному среагировали на введение карантина. Очевидно, что спрос на сервисы по автоматизации магазинов, ресторанов, кафе, работу с маркировкой снизился, а интерес к сервисам онлайн-бухгалтерии, кадрового учета, коммуникации, вебинарам, CRM значительно вырос».

Со спросом разобрались. А что же с ценами? На фоне снижения стоимости нефти и возросшего доллара ожидаются ли изменения в ценовой политике операторов ЭДО? Подорожают тарифы или, наоборот, начнётся демпинг, чтобы удержать клиентов?

Сергей Машурин, руководитель компании «КОРУС Консалтинг СНГ»:«Не произойдёт ни того, ни другого. ЭДО — это конкурентное преимущество компании, которое влияет на экономическую эффективность и совершенствует её бизнес-процессы, на момент 2020 года ЭДО уже прочно вошло в повседневную деятельность компаний. Демпинг никогда не являлся по-настоящему действенным рычагом в части переманивания клиентов, потому что компания, которая выставляет слишком низкий ценовой порог за документ, вызывает у заказчиков скорее подозрение, нежели доверие».

Остальные игроки также сошлись на том, что текущая экономическая ситуация не спровоцирует рост цен. Провайдеры не видят предпосылок для изменения рыночной политики.

Откуда и куда дует ветер перемен

Маркировка и прослеживаемость товаров однозначно стали драйверами для перехода компаний на электронный документооборот. Но пандемия нарушила планы государства. Уже перенесены сроки по обязательной идентификации обуви, молочной продукции. Именно сейчас, по словам Ивана Агапова (Synerdocs), стоит поднять и вопрос о дальнейшем развитии маркировки в стране:

«Есть отрасли, которые особенно пострадали от экономического кризиса и пандемии. Относящиеся к ним компании работают на выживание – им не до инвестиций. Государству стоит пересмотреть сроки перехода на маркировку по определенным отраслям. Если даты останутся прежними, то в ряде случаев будут просто неадекватными».

Катализатором для развития партнёрских отношений между операторами ЭДО называет маркировку Сергей Машурин («Корус Консалтинг СНГ»).

По его мнению, она усиливает конкуренцию, а значит и повышает уровень оказываемого сервиса.

Александр Чеперегин («Тензор») добавил, что без маркировки ритейл бы медленнее переходил на ЭДО, за исключением фармацевтики, так как эта отрасль уже давно и успешно работает с электронными документами.

Большинство крупных провайдеров электронного документооборота уже реализовали интеграцию с системой «Честный ЗНАК» и предоставили своим клиентам возможность автоматически передавать сведения об операциях с маркированными товарами. Но есть и те, кто не торопится интегрироваться с ГИС МТ либо разрабатывать собственное решение. Почему?

Алексей Аксенов, директор E-COM:«Тема маркировки и прослеживаемости является технически сложной, нужна экспертиза в разработке ИТ-продуктов, поэтому, видимо, не всем операторам удалось предоставить клиентам собственное решение.Со своей стороны мы реализовали обмен документами с ГИС МТ и автоматизировали внутренние процессы наших клиентов – торговых сетей. Сегодня, например, внедряем решение для своих партнеров в торговой сети «Магнит» и реализовали передачу кодов маркировки в УПД».

Отрасль ритейла не единственная привлекла внимание регулятора. В 2019 году наступила своеобразная «оттепель» для электронных грузоперевозок.

Как результат – в начале 2020 года запустили пилотный проект Минтранса РФ, в рамках которого в ряде регионов протестируют использование электронных транспортных накладных и путевых листов.

Цель эксперимента – восполнить пробелы в законодательстве, дополнить его разъяснениями, как работать с перевозочными документами в ЭДО, в том числе основываясь на уже имеющейся практике у разных компаний.

Как поделился Иван Агапов (Synerdocs), за год до начала эксперимента Минтранса аналогичный проект по внедрению электронных транспортных накладных был запущен в Wildberries. Сегодня с этим решением уже работают несколько тысяч поставщиков интернет-магазина и несколько сотен транспортно-логистических компаний.

О том, что отношения между властью и ЭДО стали теплее, свидетельствует и другое. Например, ввод в 2020 году электронных трудовых книжек, запуск эксперимента по использованию электронных документов, поправки к Федеральному закону № 63 «Об электронной подписи».

В направлении ЭДО для физических лиц тоже наблюдаются положительные сдвиги. Сергей Машурин («Корус Консалтинг СНГ») отметил, что продажа автомобилей или оформление сделки на ипотеку либо аренду жилья теперь возможны онлайн при помощи электронного документооборота.

С другой стороны, операторы ЭДО, по мнению Александра Чеперегина («Тензор»), являются заложниками законодательных инициатив. Минтранс запустил пилот по транспортным накладным — все активно стали разрабатывать функционал, Минфин приостановил разработку формата электронного договора, и операторы снизили активность в этом направлении.

Развитие операторов сильно зависит от двух факторов – законодательства и потребностей рынка. С первым понятно – инициативы регулятора нужно поддерживать, так как изменения НПА отражаются на клиентах.

Второй фактор более индивидуальный. У каждой рыночной ниши может быть свой пул требований к сервису обмена. Хочешь работать с сегментом – учитывай его мнение. Мы спросили, на что делают ставку операторы сейчас.

И вот какие результаты получили:

  • Развитие интеграционных проектов. Переход на обмен электронными документами с контрагентами – малое, что может дать оператор. Он должен уметь «вшить» эту функциональность в учетные системы клиента.
  • Развитие комплексных решений и объединение процессов (например, функционала архива, ЭДО, BPM и учетной системы) с той целью, чтобы избавить клиентов от так называемого зоопарка систем.
  • Проецирование готовых логистический решений на разные способы транспортировки: не только автоперевозки, но и железнодорожные, авиа, водные, мультимодальные.
  • Увеличение трафика и количества клиентов как за счет прямых подключений контрагентов, так и за счет создания новых партнерских отношений с популярными сервисами, например, специализирующимися на передаче фискальных данных.
  • Решение задач по переводу максимального количества документов в электронный вид.
  • Всё, что связано с маркировкой и прослеживаемостью товаров.

Что переводить в ЭДО, а что оставить на потом?

Первое место безоговорочно занимают формализованные документы. При переводе их в электронный вид бизнес получает наибольший эффект.

В числе лидеров здесь УПД, счета-фактуры, акты приемки работ, накладные ТОРГ-12, акты о расхождениях при приёмке товаров.

Операторы отмечают, что чем больше будет формализованных типов документов в будущем, тем выше станет ценность перехода на ЭДО для компаний. И здесь они полагаются на поддержку государства.

На второе место по трафику выходят транспортные документы, потому что они применяются всеми предприятиями, независимо от отраслевой специфики.

А третье место заслуженно занимают договорные документы. В условиях пандемии трафик по ним заметно вырос. Лидия Урывская («СКБ Контур») считает, что следующим шагом со стороны регулятора будет утверждение формата именно для договора, доверенности и транспортной накладной.

С ней согласен Александр Гладкий, менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia. По его мнению, наибольшую выгоду принесёт обмен документами в области мощных процессов с длинным жизненным циклом, в которые вовлечено больше всего операций, документов и людей.

Обычно это договоры: огромный штат согласующих лиц, сложная коммуникация с контрагентами.

Какие же документы предлагается пока оставить на бумаге? Однозначно те, которых немного и в работу с которыми удалёнка не вносит трудностей. Перед началом внедрения ЭДО нужно всегда анализировать, сколько документов и какого типа есть в ежедневной деятельности компании, соотносить объёмы и затраты с получаемыми выгодами.

Каким будет ЭДО через 5 лет и зачем рынку новые операторы?

В ближайшие 5 лет рынок ЭДО будет претерпевать колоссальные изменения. Гипотезы разные – от вполне разумных до дерзких и утопических. Например, Сергей Машурин («Корус Консалтинг СНГ») пророчит ЭДО судьбу сотовой связи. Спустя время контрагентам будет уже неважно, к какому оператору подключаться – обмен всё равно будет обеспечен.

Наталия Бурцева, директор компании «1С-КПД», выделяет три крупных изменения в ближайшую пятилетку:«Во-первых, изменится методологическое образование делопроизводителей, в него войдет углублённое изучение электронного документооборота. Во-вторых, ожидаем ряд законопроектов, утверждающих технологию электронного архива и бессрочного хранения электронных документов. В-третьих, ждем изменений в части требований к безопасности, идентификации электронных документов, чтобы можно было чётко проследить весь их путь и подтвердить аутентичность. Вместе с этим будет сформирована единая нормативная база о защите подлинности электронных документов, построенная на прозрачности процессов работы и усилении шифрования данных».

Популярность приобретёт комплексный подход. Ведь легче, быстрее и зачастую выгоднее работать с тем исполнителем, который сразу закрывает максимум потребностей и предоставляет клиенту единую точку входа для решения разных вопросов.

Отдельный пласт задач, которым займутся операторы, – это реализация вариантов работы для пользователей, которые сейчас не автоматизированы, таких как водители, сотрудники склада, агенты. Безусловно, на функциональность сервисов ЭДО наложат свой отпечаток изменения в области электронной подписи, которые происходят уже сейчас.

А вот окажет ли влияние на развитие рынка «свежая кровь» в лице новых операторов ЭДО? Мнения спикеров сошлись на том, что ждать массового появления провайдеров точно не стоит, потому что электронный документооборот как таковой перестает быть уникальным продуктом. Выйти на рынок, специализируясь только на ЭДО, подобно утопии.

Такая компания рискует не сыскать себе клиентов или понести существенные убытки. Гораздо ярче проявляется другая тенденция. Новые операторы появляются как дополнительное направление на базе уже функционирующего продукта.

Например, оператор государственной системы маркировки запустил собственный сервис ЭДО для передачи данных об операциях с маркированными товарами между компаниями и системой «Честный ЗНАК».

Портал госзакупок «Единые информационные системы» тоже недавно получил статус доверенного оператора ЭДО и предоставляет участникам возможность обмениваться в электронном виде прямо на портале – подписывать договоры, отправлять первичку и т.д.

Таким образом, всё сводится к тому, что ЭДО в чистом виде перестает удовлетворять потребности российских компаний. Чем большее покрытие бизнес-процессов предоставляет оператор, чем функциональнее его продукт и выше сервис, тем радужнее вырисовывается его будущее на рынке ЮЗЭДО.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Krutye-virazhi-Obzor-rynka-juridicheski-znachimogo-ehlektronnogo-dokumentooborota-JuZEhDO.aspx

Обзор систем электронного документооборота

Новые технологии и рынок электронного документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Основные тенденции развития систем электронного документооборота

Новые технологии и рынок электронного документооборота
12.04.2017

По мнению портала tadviser.ru, в 2015-2016 году расширился круг задач, который стоит перед системами электронного документооборота. СЭД может решать задачи не только согласования договоров и ведения делопроизводства в электронном виде, но и другие задачи, например организации проектного управления, совещаний.

В сильно регламентированных организациях появилась тенденция  использовать системы электронного документооборота в  качестве инструментов управления и контроля.

В связи с расширением функциональности в СЭД проникают идеи и методики BPM – Business Process Model. Например, нотация BPMN поддерживается уже на многих платформах документооборота дефакто.

RKIT Group на базе платформы Docsvision решает задачи, которые выходят далеко за рамки делопроизводства и согласования договоров. Например, управление локальной нормативной документацией, автоматизация претензионно-исковой работы, управление технической документацией.

Так, в ООО «СКБ электротехнического приборостроения» организована база знаний по производимым изделиям.

Решение RKIT Group обеспечивает информационную безопасность всех наработок компании, независимость знаний от отдельных сотрудников, хранит не только всю документацию по отдельному изделию, но и по всем его версиям, позволяет согласовывать изменения в техдокументации быстро и просто.

2.   Интерес к облачным технологиям

Многие компании обращают внимание на облачные технологии. Это касается среднего бизнеса, для которого развертывание своего сервера для реализации СЭД оказывается слишком дорогим, а использование СЭД через облачные технологии – реальный выход из ситуации.

В своих проектах мы часто встречаемся с частными корпоративными облаками, как в корпоративном, так и в государственном секторе. При установке  решения RKIT на сервере головного предприятия филиалы или дочерние предприятия подключаются к системе удаленно.

Это позволяет значительно сократить затраты  на оборудование и сопутствующее ПО  в дочерних предприятиях. Необходимы лишь лицензии Docsvision. По такому принципу  RKIT организует работу на Docsvision в некоторых предприятиях «Роснефти» и Администрации города Иркутска.

3.   Корпоративные соцсети

Для коммуникации и создания единого информационного пространства коммерческие организации переходят на использование сред, подобных социальным сетям. При помощи их в рамках какой-либо задачи можно легко общаться и структурировать информацию.

RKIT Group на платформе Docsvision создает различные информационные пространства, упрощающие взаимодействие сотрудников. Например, в рамках решения «RKIT: Управление претензионно-исковой работой» появляется среда для общения корпоративных юристов. Благодаря ей юристы быстро обмениваются информацией, получают документы из территориально удаленных подразделений.

4.   Импортозамещение

В связи с рекомендациями Минсвязи по использованию отечественного программного обеспечения наблюдается активный интерес заказчиков к ECM-платформам российского производства. Многие государственные организации переходят на отечественные СЭД, даже если до этого пользовались западными аналогами.

Многие  заказчики могут позволить себе дорогостоящее импортное ПО.  На  этапе выбора платформы и решения они обращают внимание не столько на происхождение и стоимость СЭД, сколько на функциональность. И делают выбор в пользу решений RKIT исходя из опыта интегратора, возможности неограниченно наращивать функционал решений и настраивать их под свои задачи.

Напомним, что существует специальный реестр Минкомсвязи по программному обеспечению, которое прошло проверку и может использоваться в государственных организациях. Продукт «RKIT: Корпоративное делопроизводство» входит в этот реестр.

5.   Мобильность СЭД

Возрастает спрос в мобильности приложений по управлению информацией. Причем, начинают использовать мобильные приложения не только топ-менеджеры, но и рядовые сотрудники компаний.

Планшетное решение для руководителей разного уровня, которое RKIT Group внедрило в Администрации города Иркутска, позволяет менеджерам высшего и среднего звена всегда находиться в курсе событий вне зависимости от своего местонахождения.

6.   Юридически значимый документооборот

Обмен финансовыми документами (договорами, актами, счетами-фактурами) постепенно переходит в электронное пространство. Данные электронные документы имеют юридическую значимость благодаря усиленной электронной подписи. Данный тренд поддерживается и на законодательном уровне.

Платформа Docsvision поддерживает все виды цифровой подписи, в том числе и усиленную. Благодаря этому вы можете обмениваться документами в электронном виде не только внутри компании, но и за ее пределами, например, при работе с контрагентами. 

7.   «Умные системы»

Требования к информационным системам выросли. Теперь системы по управлению бизнес-процессами должны обладать навыками «искусственного интеллекта», то есть помогать пользователю принимать решения.

Данные функции уже реализуются в некоторых СЭД. Например, при получении электронного письма «умная» СЭД сама регистрирует документ, анализирует его и отправляет исполнителю.

Это облегчает труд секретарей, а то и вовсе исключает его.

В Администрации города Иркутска RKIT Group организовало автоматическое делегирование писем различного назначения: рекламных предложений, IT-запросов, заявок на модернизацию ПК и др. У каждого типа письма свой делегат. Автоматическое делегирование спроектировано и в решении для «Ангарской нефтехимической компании».

8.   Создание полноценных электронных архивов

За годы работы в системах электронного документооборота компании уже успели накопить достаточное количество документов и теперь задумываются о создании полноценных электронных архивов.

Силами специалистов RKIT Group создан электронный городской архив при Иркутской Администрации, который содержит около 19 тыс. единиц хранения управленческой документации  и документов по личному составу. «Архив технической документации» разработан и внедрен в СКБ Электротехнического приборостроения.

9.   Замена устаревших СЭД

Компании продолжают заменять устаревшие платформы систем электронного документооборота на более современные. При этом, как уже отмечалось, российские производители отлично конкурируют с импортными.

Платформа Docsvision – это мощная отечественная платформа по организации электронного документооборота и управлению бизнес-процессами.

Является одной из популярных СЭД/ECM в России, успешно конкурируя с импортными СЭД.

На платформе Docsvision работают более 1000 средних и крупных предприятий и организаций, в том числе Министерство экономического развития РФ, Сбербанк России, ВТБ24, предприятия Роснефти, Алроса и др.

Ищете решение для своего предприятия?

Пишите на sales@rkit.ru или звоните на  +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.

Источник: https://rkit.ru/blog/60/37305/

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: