Отсутствие первичного документа ответственность

Содержание
  1. Отсутствие первичного документа ответственность
  2. Заполнены не все реквизиты
  3. Некачественный документ от партнера
  4. Административная ответственность
  5. Первичные документы: последствия отсутствия
  6. Как защититься от проблем при оформлении первичных документов? | IT-компания Простые решения
  7. Отсутствие первичного документа
  8. Повреждения в документах
  9. Нечитаемый документ
  10. Ответственность за нарушение правил бухгалтерского учета
  11. Нарушения организации в бухучете
  12. Нарушения должностных лиц
  13. Грубые нарушения в бухучете
  14. Как избежать наказаний за нарушения в ведении бухучета
  15. Уголовная ответственность за финансовые нарушения
  16. Какие будут налоговые последствия, если нет первичных документов
  17. На что влияют первичные документы
  18. Первичные бумаги
  19. Разновидности первичных документов
  20. Ответственность за нарушения правил оформления первичных документов
  21. Кто отвечает за документы
  22. Подводя итоги

Отсутствие первичного документа ответственность

Отсутствие первичного документа ответственность

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду

С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

ПРИМЕР

ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов. Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов… не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими.

Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст.

9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

ПРИМЕР

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т.

Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной.

Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г.

по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

· к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

· к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов — e.berator.ru

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Первичные документы: последствия отсутствия

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2019.

Анна Воронцова, адвокат, руководитель направления договорного права и гражданско-правовых споров Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник».

Наибольшие дискуссии вызывают, как правило, вопросы гражданско-правовых последствий отсутствия первичных учетных документов. Чем же чревато в гражданско-правовой плоскости отсутствие у организации либо непредоставление контрагенту первичного учетного документа?

П. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эта же норма гласит: «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».

При этом под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», именуемая «Первичные учетные документы» и целиком посвященная этому вопросу, также определяет обязательные реквизиты первичного учетного документа, время его составления, а также порядок определения его формы.

Последствия отсутствия необходимых первичных учетных документов ведет к возможности возникновения следующих последствий:

  • гражданско-правовые;
  • административные;
  • налоговые.

В данном случае будет уместным говорить также о возможной дисциплинарной (по усмотрению хозяйствующего субъекта) и уголовной ответственности сотрудников хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим подробнее гражданско-правовые последствия.

1. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может повлечь применение штрафа, если подобное условие согласовано в договоре/соглашении, заключенном между сторонами. Сейчас очень распространена практика включения в договор условий, в соответствии с которыми не предоставление/несвоевременное предоставление первичных учетных документов влечет применение к нарушителю штрафа.

2. Если в результате не предоставления вами первичных учетных документов контрагент потерпит убытки, возможно возложение этих убытков на вас. Условиями взыскания убытков в этом случае будут несколько факторов, один из которых – правильно составленный договор с включением в него, частности, соответствующих заверений об обстоятельствах.

3. Отсутствие у вас первичного учетного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом, затруднит, а во многих случаях с большой долей вероятности не позволит взыскать с него задолженность, возникшую в результате таких взаимоотношений.

В определенных случаях (при взыскании задолженности по договорам подрядного типа, например) на помощь могут прийти и другие доказательства (например, проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ). В других взаимоотношениях подтвердить возникновение задолженности зачастую становится невозможным (например, по договору поставки индивидуально-неопределенных вещей).

Судебная практика складывается таким образом, что суды указывают на необходимость документирования участниками гражданского оборота фактов своей хозяйственной жизни и отказывают в удовлетворении требований о взыскании задолженности на основании косвенных доказательств (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-3848/2017 от 19.01.2018).

Источник: https://iiotconf.ru/otsutstvie-pervichnogo-dokumenta-otvetstvennost/

Как защититься от проблем при оформлении первичных документов? | IT-компания Простые решения

Отсутствие первичного документа ответственность

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать.

На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной новости.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

  1. Отсутствие первичного документа
  2. Повреждения в документах
  3. Нечитаемый документ
  4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
  5. Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами.

Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре.

Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

  • на 10 000 рублей при разовом нарушении;
  • на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
  • на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов.

В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ.

Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Источник: https://pro126.ru/news/detail/index.php?ID=818

Ответственность за нарушение правил бухгалтерского учета

Отсутствие первичного документа ответственность

Ответственность за нарушение бухгалтерского учета — это совокупность административных и уголовных мер наказания, предусмотренных в отношении ответственных должностных лиц. Применить административные санкции можно только за конкретные проступки и правонарушения.

Прежде чем определить размеры штрафных санкций и перечислить причины взысканий, необходимо разобраться, кого и за что могут наказать контролеры.

Категория субъектаНормативный актПояснения к применению ответственности
ОрганизацияСтатья 120 НК РФВ первую очередь за нарушения в части ведения бухгалтерского и налогового учета могут наказать саму организацию. То есть штраф или арест счетов будет применен не к руководству или ответственным работникам, а непосредственно к юридическому лицу.Напомним, что предприниматели не могут быть наказаны за ошибки в бухучете. Так как ИП освобождены от обязательств вести бухучет.
Должностное лицоСтатья 15.11 КоАП РФПомимо штрафа на юридическое лицо, контролеры вправе применить санкции и к должностным лицам: к руководству компании, которое непосредственно несет ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета.

В вопросе о должностных лицах без путаницы не обойтись. Кого за что наказывать? Конечно, если в фирме нет главбуха, то нет причин для споров. Единственное должностное лицо, которое оштрафуют, — это директор. Но что, если в компании имеется главбух? Как тогда распределить штрафные санкции?

По сути, руководитель несет ответственность за организацию бухучета на предприятии. Директор назначает главного бухгалтера на должность, определяет ему круг обязанностей, при необходимости нанимает дополнительных работников в бухгалтерский отдел.

А сам главбух уже ответственен за ведение учета: главный бухгалтер отвечает за составление учетной политики, полноту и своевременность регистрации бухгалтерских операций, правильность и достоверность составления отчетности.

В зависимости от категории проступка, санкции будут применяться к конкретному должностному лицу. Но важную роль играет документальное оформление обязанностей и полномочий.

Нарушения организации в бухучете

В отношении юридического лица обозначено сразу несколько видов проступков, за которые предусмотрена административная ответственность:

  1. Штраф за нарушение ведения бухгалтерского учета 2020. Наказание будет применено в организации, которая в одном календарном году неоднократно нарушила установленные правила по ведению бухучета: несвоевременно или неправильно отразила операции на счетах бухучета либо не создавала и не хранила первичные и учетные документы. Причем наказание детализировано в статье 120 НК РФ по категориям:
    • если проступки совершали в течение одного налогового периода, то компанию оштрафуют на 10 000 рублей;
    • ошибки и нарушения обнаружены в двух и более налоговых периодах — штраф 30 000 рублей;
    • правонарушения привели к занижению налоговой базы (заплатили налогов и взносов в бюджет меньше, чем следовало) — штраф будет равен 20% от суммы недоплаты, но не более 40 000 рублей.
  2. Штраф за не предоставленную вовремя бухгалтерскую отчетность в ИФНС. В соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ, компанию оштрафую на 200 рублей за каждый непредоставленный вид отчетности в ФНС. Причем наказание применяют не только к несданной вовсе отчетности. За срыв срока отчетной кампании — до 31 марта года, следующего за отчетным, — предусмотрены аналогичные санкции.
  3. Штраф за несданную бухгалтерскую отчетность в Росстат. Контролеры могут ограничиться предупреждением, если время просрочки небольшое либо имеются уважительные причины несдачи бухотчетности в статистику. Также представители Росстата вправе наложить административный штраф в сумме от 3000 до 5000 рублей на компанию, предоставившую отчетность с опозданием. Норматив закреплен в статье 19.7 КоАП РФ.

Нарушения должностных лиц

С категориями проступков, за которые накажут компанию, разобрались. Теперь обозначим правонарушения, за которые предусмотрены штрафные санкции в отношении должностных лиц.

Все наказания можно разделить на три категории:

  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — рассмотрим отдельно;
  • нарушение сроков сдачи или непредоставление бухотчетности в ИФНС;
  • непредоставление или несвоевременное предоставление бухотчетности в Росстат.

За несданный бухгалтерский баланс и приложения к нему ответственного работника, например главного бухгалтера, вправе оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей.

Причем норматив применения санкций разный, несмотря на одинаковый размер штрафа. За несданный баланс в ИФНС применяют нормы ст. 15.6 КоАП РФ. В Росстат — статья 19.7 КоАП РФ.

Причем наложение штрафных санкций не освобождает ответственного работника от обязанности сдать бухгалтерскую отчетность.

Оштрафовано будет то должностное лицо, в обязанности которого входит предоставление отчетности в ИФНС и Росстат. Например, на главного бухгалтера — если таковые обязанности прописаны в его должностной инструкции. Если возложение обязанностей не оформлено документально, то штраф будут взыскивать с руководителя.

Контролеры, прежде чем взыскать ответственность за нарушение ведения бухгалтерского учета с должностного лица, запросят копии документов. Например, ИФНС требует прислать копию паспорта ответственного работника, а также приложить копию приказа о назначении на должность и должностные инструкции.

Грубые нарушения в бухучете

Ошибиться в работе не может только тот, кто не работает. В деятельности остальных ошибки и недочеты — дело распространенное. Но ведь за грубые ошибки могут серьезно наказать. Так что считается грубым нарушением правил учета?

Исчерпывающий перечень наказуемых деяний закрепляет статья 15.11 КоАП РФ. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету — это:

  • занижение сумм налогов, взносов и сборов на 10% и более, допущенных вследствие искажения показателей бухгалтерского учета;
  • искажение бухгалтерской отчетности (нарушение определяется для денежных показателей, значение которых отклоняется от факта на 10% и более);
  • регистрация в учете мнимой или несуществующей операции или объекта;
  • ведение счетов бухгалтерского учета вне установленных учетных журналов и регистров;
  • подготовка и составление бухотчетности на основе данных, не подтвержденных регистрами и журналами бухучета;
  • отсутствие первичной и учетной документации в течение предусмотренных сроков ответственного хранения.

Обозначенные грубые нарушения приведут к наложению штрафа. Причем размер санкции зависит от того, впервые ли допущен проступок или наказание накладывают повторно.

Например, за грубое нарушение бухучета, допущенное впервые, предусмотрено взыскание от 5000 до 10 000 рублей. За повторные проступки накажут посерьезнее — от 10 000 до 20 000 рублей.

Либо должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.

Как избежать наказаний за нарушения в ведении бухучета

Главбух и директор могут избежать штрафов от контролеров. Для этого требуется подтвердить документально, что:

  • предоставлена корректирующая декларация, расчет или иная отчетность;
  • сумма налога, сбора и взноса, не уплаченная из-за искажений учетных данных, полностью погашена перед бюджетом;
  • полностью уплачены пени за просрочку платежей по нарушениям и искажениям в бухгалтерском учете;
  • ошибка в бухгалтерском учете исправлена в установленном порядке до утверждения бухотчета, в том числе подготовлена пересмотренная бухгалтерская отчетность.

Пояснения относительно того, как определяется административная ответственность за нарушение правил бухгалтерского учета, дал Минфин в отдельном Информационном сообщении от 07.04.2016 № ИС-учет-3.

Уголовная ответственность за финансовые нарушения

За искажение финансовой документации может наступить не только административная ответственность. В соответствии со статьей 172.1 УК РФ, за фальсификацию финансовой документации предусмотрено уголовное преследование.

Что признают фальсификацией? Это внесение заведомо ложных, неподтвержденных сведений о сделках, обязательствах, имуществе и активах компании. Такие искажения вносят с целью сокрытия признаков банкротства экономического субъекта, аннулирования лицензии либо назначения временной администрации.

Меры уголовного наказания за нарушения:

  • штраф от 300 000 до 1 000 000 рублей;
  • штраф в размере заработка, дохода осужденного за период от 2 до 4 лет;
  • принудительные работы на срок до 5 лет с отстранением от занимаемой должности до трех лет либо без такового;
  • лишение свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности до 3 лет либо без такового.

Источник: https://ppt.ru/art/buh-uchet/narusheniya

Какие будут налоговые последствия, если нет первичных документов

Отсутствие первичного документа ответственность

Нормативные акты по бухучету понятие документа не раскрывают. Поэтому стоит воспользоваться определением, которое установлено 15489-1-2007 ГОСТом Р ИСО.

Учетные документы — это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая физлицом или организацией как доказательство при подтверждении деловой деятельности или правовых обязательств.

Первичными документами называют документы, которые содержат исходные данные о процессах и операциях. Это учетные документы, выступающие основой для осуществления бухгалтерских проводок.

Первичными учетными документами называют документы, при помощи которых происходит оформление фактов хозяйственной деятельности. Регламентируется данное понятие ФЗ «О бухгалтерском учете» статьей.

Главное требование, выдвигаемое к их составлению, – они должны составляться, когда совершается факт хозяйственной деятельности либо сразу после его окончания (если такая возможность имеется).

На что влияют первичные документы

Первичные документы — это накладные, акты выполненных работ от поставщиков, акты для покупателей, отчеты агентов, товарные чеки, накладные на списание материалов и ряд других.

Без первичных документов вы:

  • не имеете реальной экономической и финансовой картины работы предприятия;
  • не можете определить задолженность перед поставщиками и задолженность покупателей перед вашей организацией.

Каждая организация обязана вести бухгалтерский учет, который основывается на данных из первичных документов (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.11).

Отсутствие первичных документов ведет к штрафам.

Первичные бумаги

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

Основными первичными документами являются:

  1. Товарная накладная, имеющая форму ТОРГ-12.
  2. РКО и ПКО.
  3. Бухгалтерская справка.
  4. Авансовый отчет.

Бухгалтер много работает с документами. Их могут потерять, а еще забыть, случайно выбросить или утратить из-за пожара либо сбоя в системе. В обзоре мы напомним, сколько нужно хранить первичные учетные документы, какой штраф грозит за их отсутствие, и рассмотрим, как это повлияет на налоговые правоотношения.

Срок хранения

Первичные учетные документы должны храниться не менее пяти лет. Это требование Закона о бухучете. Для целей налогового учета срок хранения по общему правилу меньше — четыре года. Иногда этот срок может быть больше: например, для подтверждения переносимого убытка документы нужно хранить в течение всего переноса.

Штраф

Отсутствие первичных документов — это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. По НК РФ предусмотрены штрафы:

10 тыс. руб. — если не было занижения базы;

30 тыс. руб. — если нарушения имели место на протяжении более чем одного налогового периода;

20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. — если занижена база по налогам или взносам.

Причем Минфин обращал внимание: штраф не зависит от того, сколько документов отсутствует. Разъяснение касалось счетов-фактур, однако полагаем, что его можно применить и к первичным документам.

Для должностных лиц предусмотрен административный штраф в размере 5–10 тыс. руб. за первое нарушение и 10–20 тыс. руб. или дисквалификация — за повторное.

Налоги

НДС

Принятие на учет — одно из обязательных условий для принятия «входного» НДС к вычету. Соответственно, если нет первичных учетных документов, то инспекция откажет в вычете. Еще Пленум ВАС РФ обращал внимание: расчетным способом исчислить вычет нельзя.

Если же документы утрачены, можно представить иные, которые бы обосновывали вычет и подтверждали его размер. Такой вывод прослеживался у ВАС РФ. И аналогично: нельзя определить вычет расчетным способом.

Некоторые суды считают, что подтверждением вычетов могут быть также документы бухучета (например, АС Восточно-Сибирского округа).

Налог на прибыль

Основное, для чего при расчете налога на прибыль нужны первичные документы, — это документальное подтверждение расходов. Если его не будет, то затраты не должны уменьшать налоговую базу. Есть примеры подобного подхода и в практике (например, АС Дальневосточного округа).

Однако иногда суд может встать на сторону налогоплательщика. Так, АС Волго-Вятского округа отменил решение инспекции, которая исключила из расчета налога на прибыль затраты, не подтвержденные первичными расчетными документами.

В рассмотренном случае реальность операций не оспаривалась.

Следует иметь в виду, что не любой документ будет принципиальным. Так, при списании командировочных расходов основным является авансовый отчет. А вот кассовый чек можно заменить, например квитанцией электронного терминала, электронным билетом или выпиской со счета сотрудника с указанием назначения и получателя платежа.

Лояльно суды относятся и к иностранным документам. Так, АС Северо-Западного округа проанализировал норвежские документы, которые представил налогоплательщик, и пришел к выводу, что они соответствуют обычаям делового оборота и подтверждают расходы.

Есть еще одна ситуация в деятельности организации, на которую следует обратить внимание. Значительно увеличить срок хранения документов и заставить держать их всегда «под рукой» может перенос убытка. По сути, каждый раз, когда в отчетности налогоплательщик отражает убыток прошлых лет, его нужно документально подтверждать.

Причем следует иметь в виду, что, даже если прошла выездная проверка, которая подтвердила размера убытка и право на его перенос, документы все равно нужно хранить и представлять. Такой вывод прослеживается, например, у АС Восточно-Сибирского и Северо-Западного округов.

Хотя АС Уральского округа и высказывал противоположное мнение, полагаем, что надеяться исключительно на результаты прошлой выездной проверки рискованно.

Представление по запросу инспекции

Инспекция может истребовать документы, которые ей нужны для проверки. Если у налогоплательщика таких документов в принципе нет, то ответственности за неподачу быть не должно.

Однако если первичные документы утрачены, то штраф все же придется заплатить, потому что хранить документы и пытаться их восстановить — обязанность налогоплательщика.

Подробнее о том, какие документы могут быть истребованы, когда с инспекцией можно поспорить, а когда это бессмысленно.

Разновидности первичных документов

Ни один нормативный акт не содержит группировки и классификации бухгалтерских документов. Выделить можно следующие разновидности учетных документов, это документы с учетом:

  1. Места их составления: внешние и внутренние.
  2. Применяемых документальных форм: неунифицированные (созданные в соответствии с формами, которые были самостоятельно разработаны организацией), унифицированные (созданные в соответствии с формами, которые содержаться в альбоме унифицированных форм).
  3. Вида информационного носителя: электронные и бумажные.
  4. Объема данных: сводные и первичные.
  5. Вида обязательств, участков бухучета, активов: учет кассовых операций, учет начисления и выплаты зарплаты, учет МПЗ, учет ОС, иные подобные.

Ответственность за нарушения правил оформления первичных документов

Отсутствие первичного документа ответственность

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.
Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду

С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4).

В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Источник: https://aburist.ru/nalogi/riski-pri-otsutstvii-pervichnyh-dokumentov.html

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: