Порядок хранения кассовых документов

Содержание
  1. Хранения кассовых документов в организации 2020: сроки по налоговому и бухгалтерскому законодательству, сколько лет хранятся?
  2. Сколько лет хранятся в организации по закону?
  3. Налоговые сроки
  4. Бухгалтерский аспект
  5. Требования Минкультуры
  6. Зарплатная документация
  7. Судебные разбирательства
  8. Порядок и правила
  9. Порядок уничтожения
  10. Выводы
  11. Порядок формирования и хранения кассовых документов
  12. Все предприятия независимо организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях
  13. Таким образом банк связывает наличный денежный оборот с безналичным и осуществляет контроль за кассовой работой своих клиентов. Это способствует упорядочиванию налично-денежного оборота. Кроме того, через систему коммерческих банков осуществляется налично-денежная эмиссия и обратный процесс – изъятие денег из обращения. В результате основной функцией кассовых операций банков является помощь Центральному Банку в осуществлении денежно-кредитной политики государства
  14. Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления
  15. Виды кассовых документов
  16. Основные требования к оформлению
  17. Исправления в КД
  18. Хранение КД
  19. Порядок оформления и хранения кассовых документов
  20. Что такое приходно-кассовый ордер
  21. Порядок ведения кассовых документов
  22. Правила оформления учетной документации
  23. Особенности оформления отдельных КД
  24. Исправления в кассовых документах
  25. Правила хранения кассовых документов
  26. Срок хранения
  27. Ответственность за хранение
  28. Возможности 1С Бухгалтерия 8.3
  29. Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
  30. Заключение
  31. Документы кассовые: оформление, проверка, хранение. Порядок оформления первичных кассовых документов
  32. Ордера
  33. Заполнение
  34. Регистрация
  35. Кассовая книга
  36. Важные нюансы
  37. Расчетно-платежные ведомости
  38. Справка-отчет
  39. Журнал операциониста
  40. Рекомендации по заполнению
  41. Дополнительные правила

Хранения кассовых документов в организации 2020: сроки по налоговому и бухгалтерскому законодательству, сколько лет хранятся?

Порядок хранения кассовых документов

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Сколько лет хранятся в организации по закону?

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом  (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

Основные правила хранения кассовых бумаг:

  • Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
  • Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
  • Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
  • Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

  • Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
  • Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
  • Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
  • Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
  • Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов, рассказано в данном видео:

Выводы

Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.

Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.

Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/hranenie-kassovyh-dokumentah.html

Порядок формирования и хранения кассовых документов

Порядок хранения кассовых документов

К разряду традиционных банковских операций можно отнести кассовые операции. Актуальность темы заключается в том, что кассовые операции играют огромную роль в деятельности экономических субъектов.

В современном законодательстве они не включены в состав базовых операций, из которых складывается банк, однако по своему назначению они отражают суть банковской деятельности. Трудно себе представить, что банк занимаясь депозитами, осуществляя кредитование и расчеты, не ведет кассовых операций.

Кассовые операции связаны с получением, выдачей, хранением и перевозкой денежной наличности.

Касса – самостоятельное структурное подразделение предприятия, предназначенное для сохранения денежных средств и проведения расчетов наличными.

Все предприятия независимо организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях

Порядок формирования и хранения кассовых документов

В рисунке 1, представлен порядок завершения рабочего дня заведующим кассой.

Рис.1. Порядок завершения рабочего дня заведующим кассой.

Законодательством установлен следующий порядок формирования и хранения кассовых документов:

  1. Документы, представленные в рис. 1 должны быть сформированы не позднее следующего рабочего в дело (сшив) за каждый день.
  2. Кассовые документы, оформленные на операции, осуществленные в послеоперационное время КО передаются заведующему кассой.
  3. Кассовые документы по операциям в ВСП передаются в КО или хранятся в ВСП.
  4. Формирование дела (сшива) производится заведующим кассой, кассовым работником ВСП.
  5. При формировании дела кассовые документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, сначала по дебету, затем по кредиту.
  6. Кассовые документы могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов).
  7. При формировании одного дела (сшива), документы:
  8. Справка 0402114
  9. Справки 0402112
  10. Журналы 0402301
  11. Справки 0402302
  12. Контрольные ведомости 0402010
  13. Распечатка листа книги 0402118

помещаются в дело (сшив) впереди кассовых документов.

  1. Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, мемориальных ордеров 0401108 подписывается заведующим кассой, кассовым работником ВСП и помещается в дело (сшив) впереди всех документов.
  2. Дело (сшив) с кассовыми документами снабжается штампом (ярлыком) с текстом для дела (сшива) с кассовыми документами 0402433.
  3. Итоговые суммы кассовых оборотов по документам, должны быть сверены главным бухгалтером КО с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью в тексте для дела (сшива) 0402433.
  4. Кассовые документы за предыдущий календарный год и текущий год формирования кассовых документов хранятся заведующим кассой
  5. Формирование дела (сшива) с кассовыми документами может производиться кассовым работником.

Таким образом по окончанию рабочего дня кассовый и контролирующий работник передают заведующему кассой НД, сумки, документы: справки, журналы, реестры, объявления, ведомости, ордера, накладные, акты, заявления.

Заведующий кассой принимает НД и документы, сверяет суммы, проводит сверку документов. Кассовые документы должны оформляться в дело, сшив.

Порядок оформления и хранения документов строго регламентируется законодательством.

Ниже приведены общие положения, установленные законодательством по хранению и ревизии НД в кредитной организации, ВСП.

  1. НД КО хранятся в одном или нескольких хранилищах, хранение НД в ВСП может осуществляться в сейфах.
  2. Ключи от хранилища, сейфов хранятся у ответственных должностных лиц, КР
  3. Обязательное дублирование ключей от хранилища, сейфов.
  4. Пачки банкнот, мешки с монетой, сумки с наличными деньгами хранятся в хранилище ценностей, в сейфе ВСП.
  5. Порядок хранения определяется КО
  6. Запрещено хранить в хранилище посторонние вещи

Порядок работы сотрудников КО с хранилищами ценностей регламентируется следующими правилами:

  1. КР, ответственные лица в присутствии службы безопасности проверяют целостность дверей, замков, пломб.
  2. КР, ответственные лица оформляют контрольный журнал 0402162
  3. По окончании осуществления операций с НД заведующий кассой, КР ВСП отражает в книге 0402118 сумму остатка наличных денег.
  4. Перед закрытием хранилища, сейфа, ответственные лица, КР осуществляют сверку НД фактических с данными в книге 0402118, заверяют сумму.
  5. Дверь хранилища ценностей закрывается на два разных ключа и опечатывается штампами.
  6. После закрытия хранилища оформляется журнал 0402162
  7. КР, ответственные лица закрывают, опечатывают хранилище, сейф и сдают под охрану
  8. Существует возможность не опечатывать хранилище, если установлена охранно-пожарная сигнализация, централизованный пульт наблюдения с применением программных электронно-вычислительных машин.
  9. Главный бухгалтер сумму остатка НД сверяет с данными бухгалтерского учета, проставляет подпись в книге 0402118.

В кредитной организации должна проводится ревизия наличных денег. Ниже приведен краткий список норм, установленных законодательством, которые регулируют данный вид деятельности в кредитной организации.

  1. Ревизия не реже 1 раза в год
  2. Ревизия при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, КР
  3. Ревизия по требованию руководителя, членов рабочей группы, осуществляющих проверку КО
  4. Необходимость проведения ревизии определяется КО
  5. КО проводит проверки порядка ведения кассовых операций, правил хранения, перевозки наличных денег, инкассации наличных денег
  6. Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии НД, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации, (в состав не входят работники, выполняющие операции с резервируемым)
  7. Ревизия и проверка организуется так, чтобы не нарушать операции с НД
  8. Результаты ревизии оформляются актами.

В акте указывается:

  1. Фирменное наименование КО, филиала, ВСП
  2. Дата составления акта
  3. Фактическое наличие наличных денег (в хранилище, сейфе)
  4. Соответствие (несоответствие) фактического наличия наличных денег данным бухгалтерского учета и книги 0402118
  5. В случае выявления расхождения суммы фактического остатка наличных денег с данными бухгалтерского учета и книги 0402118 руководителем КО и главным бухгалтером принимаются меры по выявлению и устранению причин их несоответствия.
  6. В акте проверки порядка ведения кассовых операций указываются:
    1. Фирменное наименование КО, филиала, ВСП
    2. Дата составления акта
    3. Выявленные при осуществлении КР КО операций с НД несоответствия установленному порядку ведения кассовых операций
    4. Меры по устранению несоответствий
    5. Иная информация о проведении проверки порядка ведения кассовых операций и ее результатах
  7. Акты ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций подписываются работниками, участвовавшими в ревизии, проверке

По результатам проведенной ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций руководителем (его заместителем) кредитной организации принимаются меры по устранению выявленных недостатков

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Законодательством регламентированы следующие правила хранения сумок с наличными деньгами инкассаторскими работниками.

  1. Сумки с НД могут хранится инкассаторскими работниками
  2. Хранение сумок с НД, накладных к сумкам 0402300 и явочных карточек 0402303 осуществляется в сейфах
  3. Вложение, изъятие сумок с НД из сейфов, накладных 0402300, явочных карточек 0402303 осуществляется инкассаторским работником в присутствии других инкассаторских работников
  4. Сверка количества сумок с данными в накладных 0402300 и явочных карточек 0402303
  5. Сейф сдается под охрану инкассаторским работникам
  6. Закрытие сейфа и сдача его под охрану осуществляются инкассаторскими работниками после каждого вложения в сейф
  7. Порядки вложения, изъятия, открытия, закрытия, передачи сумок с НД, явок, карточек определяется КО
  8. Передача сумок с наличными деньгами, накладных к сумкам 0402300 и явочных карточек 0402303 между бригадами инкассаторских работников производится по акту приема-передачи.
  9. При передаче сумок с НД, накладных 0402300 и явочных карточек 0402303 другой бригаде инкассаторских работников без личного присутствия инкассаторских работников, вложивших сумки с наличными деньгами, накладные 0402300 и явочные карточки 0402303 в сейф, штамп и доверенности на перевозку НД, инкассацию НД передаются руководителю инкассации с проставлением подписи указанным работником в журнале 0402305.

Таким образом наличные деньги должны хранится в кредитной организации в хранилищах, в сейфах. В кредитной организации назначаются ответственные лица отвечающие за сохранность ключей от сейфов и хранилищ. Суммы остатка в хранилищах, пломбы, замки проверяют ответственные лица, кассовый работник, служба безопасности.

Также ответственные лица осуществляют сверку и контроль наличия сумм НД в сейфах с суммами, указанных в документах. После завершения работы с НД в хранилищах, обязательно делаются соответствующие записи в журнале, сейфы, хранилища опечатываются и ставятся на охрану. В кредитной организации должна проводится ревизия наличных денег.

Проводится проверка порядка ведения кассовых операций, хранения, перевозки, инкассации наличных денег. При ревизии производится проверка НД, правильность ведения документации, контроль ведения деятельности по кассовым операциям. Сумки с наличными деньгами могут хранится инкассаторскими работниками. Хранение осуществляется в сейфах.

Вложение, изъятие сумок с НД осуществляется ИР с обязательным оформлением соответствующих документов и контролем.

Вывод

Таким образом банк связывает наличный денежный оборот с безналичным и осуществляет контроль за кассовой работой своих клиентов. Это способствует упорядочиванию налично-денежного оборота. Кроме того, через систему коммерческих банков осуществляется налично-денежная эмиссия и обратный процесс – изъятие денег из обращения. В результате основной функцией кассовых операций банков является помощь Центральному Банку в осуществлении денежно-кредитной политики государства

Литература

  1. О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации: Положение ЦБ РФ N 318-П от 24 апреля 2008 г. ( с изменениями и дополнениями)
  2. Семенов С.К. «Бухгалтерский учет и отчетность кредитных организаций» Издательство «ЭКЗАМЕН», Москва 2009 г.
  3. Козлова Е.П. Галанина Е.Н. «Бухгалтерский учет в коммерческих банках» Финансы и статистика, Москва 2010 г.
  4. Печникова А.В, Маркова О.М, Стародубцева «Банковские операции», ФОРУМ-ИНФРА-М, Москва 2012 г.
  5. Усатова Л.В., Сегитан М.С., Арская Е.В. «Бухгалтерский учет в коммерческих банках»: Учебное пособие. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», Москва 2013 г.
  6. Тавасиев А.М., Эриашвили Н.Д. «Банковское дело», Учебник для средних профес. учеб. заведений / Под ред. проф. А.Н. Тавасиева, ЮНИТИ-ДАНА, Единство, Москва 2009 г.

Источник: https://student.zoomru.ru/dcb/poryadok-formirovaniya-i-hraneniya-kassovyh/274352.3114304.s1.html

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Порядок хранения кассовых документов

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Порядок оформления и хранения кассовых документов

Порядок хранения кассовых документов

Хозяйствующие субъекты вправе осуществлять безналичные/наличные расчеты. Однако оборот наличных денег подлежит строгому учету. Кассиры/бухгалтера обязаны использовать первичные кассовые документы. Нарушение установленного порядка грозит предприятию серьезными штрафами. Оформление кассовых документов субъектами малого предпринимательства может происходить по упрощенной схеме.

Что такое приходно-кассовый ордер

Приходно-кассовый ордер – это бланк строгой отчетности. Форма № КО-1 заполняется при поступлении наличных денег в кассу предприятия. Она используется в условиях ручной обработки данных, а также при использовании средств вычислительной техники

Порядок ведения кассовых документов

Ведение учетной документации осуществляется с учетом предписаний Центробанка. Ответственность за проводимые операции по кассе возложена на кассиров.

В малом предприятии ответственным является директор, главбух или иное уполномоченное лицо. Подобное распределение обязанностей оговаривается в соответствующем положении. Порядок ведения кассовых документов ИП также закрепляется документально.

Центробанк допускает комбинирование электронного и бумажного документооборота. Если оформление кассовых документов происходит онлайн, то кассир/главбух должен иметь ЭЦП. Они обязаны регулярно проставлять подписи в кассовых документах.

Причем в отношении наличных денег для предприятий предусмотрены лимиты по кассе. Разница передается в банк. На ИП данное правило не распространяется. Они вправе держать наличность в кассе без ограничений.

Правила оформления учетной документации

Порядок оформления кассовых документов:

  • бумажный носитель заполняется шариковой ручкой. Также можно использовать печатную машинку. Электронный вариант подразумевает использование компьютера и принтера;
  • право подписи кассовых документов имеет главный бухгалтер и кассир. При отсутствии главбуха, ответственным за оформление кассовых документов становится руководитель;
  • отрывная квитанция недействительна без штампа «Оплачено»;
  • в пустых полях ставится прочерк.

Особенности оформления отдельных КД

Нюансы документального оформления движения наличности на предприятии:

  1. Кассовая книга. Она обязательно прошивается, нумеруется и опечатывается. Нумерация кассовых документов должна присутствовать на каждом листе. В конце книги указывается количество листов и ставится подпись ответственного лица. Книги должна иметь отрывную часть – отчет кассира в конце дня. Она отрывается после завершения всех операций.
  2. КВД. Ее уместно заполнять, если в штатном расписании предусмотрено более одной должности кассира.
  3. Штампы на РКО/ПКО. Центробанк не оговаривает отдельно формат оттиска штампа. Оттиск «Оплачено» проставляется на отрывной квитанции к ПКО. «Погашено» ставится на платежных ведомостях. Его используют при утере/отсутствии штампа «Оплачено».

Исправления в кассовых документах

Бланки строгой отчетности не допускают исправлений. Никаких помарок быть не должно. Использование корректоров запрещено. Действия при наличии ошибки:

  1. ПКО/РКО. Кассир должен перечеркнуть испорченный ордер и составить другой. Перечеркнутый бланк прикладывается к отчету по кассе за день.
  2. Кассовой книге. Исключаются подчистки и корректирующие жидкости. Надпись с ошибкой нужно аккуратно зачеркнуть, над ней указать достоверную цифру или текст. Рядом на свободном поле делается запись «Исправлено». Потом ставится дата правки, подпись ответственных лиц с расшифровками. Подобные действия нужно проделать со всеми экземплярами.

Правила хранения кассовых документов

Порядок и место хранения кассовой документации определяет руководитель предприятия. Он должен также обеспечить условия сохранности бланков строгой отчетности.

Как ведется учет кассовых документов? К началу очередного рабочего дня вся первичная документация за предыдущие сутки должна быть подшита. Кассир должен придерживаться нумерации бухгалтерских счетов. Сначала подшиваются кассовые документы организации по дебетовым счетам, затем кредитовым. Все листы нумеруются.

Срок хранения

Срок хранения документов по кассовым операциям несколько отличается:

  • бухгалтерское законодательство – учетная документация должна храниться 5 лет.
  • налоговое законодательство – срок хранения кассовых документов в архиве предприятия составляет 4 года.

Целесообразнее ориентироваться на максимальный срок. Причем отсчет времени начинается не с момента создания документа. За основу берет год, в котором были сформированы кассовые и бухгалтерские документы.

По истечении установленного срока уничтожать бумаги можно не всегда. Подобные действия допустимы, если за это время была проведена полная проверка кассовых документов. Иначе документацию придется хранить дольше.

Примечание. Срок хранения платежных ведомостей без лицевых счетов составляет 75 лет (ст.412 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за хранение

За несоблюдение сроков хранения учетной документации предусмотрена административная ответственность:

КоАППравонарушениеШтраф (тыс. руб.)Кто наказывается
ст.15.11Отсутствие КД в течение сроков хранения, на момент проведения аудита5–10Должностное лицо
Повторное правонарушение10–20 или 1–2 года дисквалификации
ст.13.20Нарушение правил хранения, комплектации, учета или использования0,1–0,3Граждане
0,3–0,5Должностное лицо

В 2019 году Госдума одобрила поправки в ст.15.15.6 КоАП РФ. Изменения коснулись ответственности за нарушения, связанные с бюджетной отчетностью:

  • непредставление или представление с нарушением сроков – от 10000 до 30000 руб.;
  • незначительные искажения отчетных данных – от 1000 до 5000 руб.;
  • существенное искажение показателей отчетности – от 5000 до 15000 руб.;
  • грубое искажение отчетных данных – от 15000 до 30000 руб.

Возможности 1С Бухгалтерия 8.3

Практически повсеместно в организациях используется программа 1с Предприятие. Одной из ее конфигураций стала система 1С: Бухгалтерия 8.3. Она позволяет автоматизировать бухучет.

Программа формирует универсальный реестр «Кассовые документы». Из него осуществляются все основные операции с деньгами.

Оформление кассовых документов на основе реестра позволяет полно и точно отображать сведения по проведенным операциям, проводки по розничной выручке.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

По закону инвентаризация денежных средств и контроль кассовых документов проводится перед составлением годовых отчетов. За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность. Виды нарушений:

  • расчеты наличными сверх лимитов;
  • наличие сверхлимитных денежных средств;
  • не оформленные наличные деньги в кассе;
  • отступление от порядка работы с наличностью.

Мера ответственности (ст.15.1 КоАП):

НарушительШтраф при несоблюдении кассовой дисциплины и расчетов наличностью (тыс. руб.)
Должностное лицо4–5
Организация40–50
ИП4–5 или предупреждение

Должностные лица также несут ответственность в рамках ст.120 НК РФ. За отсутствие первичных документов во время аудита предусмотрен штраф – 10 тыс. руб.

Заключение

Правила приема-выдачи наличных денег в кассу предприятия предполагают заполнение ПКО и РКО, КК, журнала регистрации кассовых документов. За нарушение правил бухгалтерского учета закон предусматривает ответственность в виде штрафа.

Источник: https://vawilon.ru/porjadok-oformlenija-i-hranenija-kassovyh-dokumentov/

Документы кассовые: оформление, проверка, хранение. Порядок оформления первичных кассовых документов

Порядок хранения кассовых документов

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юрлица либо индивидуального предпринимателя. Их бланки утверждены Госкомстатом. Рассмотрим далее, какие кассовые документы могут использовать предприятия.

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается приходный ордер в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это.

В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале.

Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре.

Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Заполнение

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

  1. В строке “Основание” именуется хозяйственная операция.
  2. В графе “В том числе” проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают “без НДС”.
  3. В строке “Приложение” должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
  4. В графе “Кредит, код подразделения” проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие.

К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие.

При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей.

Кассовая книга

Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части.

Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая – как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые – отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются.

Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы “Остаток на начало дня”. Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после “Переноса”, отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра.

Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов.

Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами.

Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, чеки, квитанции и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов.

Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии.

Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются.

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях.

Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер.

В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр.

В строках “Начислено” указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу.

Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты.

В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка “Депонировано”.

По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер.

В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня.

При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается старший кассир, а также руководитель предприятия.

Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных “Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании”.

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также налогового инспектора. Журнал также заверяется печатью предприятия.

Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира.

В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер.

После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы.

Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала.

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре.

Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки.

При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам.

В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

Рекомендации по заполнению

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

  1. Сумму прописью всегда следует указывать с заглавной буквы. Копейки при этом допускается записывать цифрами. Например: Восемнадцать тысяч рублей 10 копеек.
  2. Бумаги могут быть заполнены как от руки, так и с использованием технических средств (компьютера, например).
  3. Нормативные акты допускают корректировку информации в кассовых документах. Однако при этом необходимо соблюдать ряд требований. Неверную запись следует аккуратно зачеркнуть одной линией. Рядом или (если это возможно) над ней указываются верные сведения. Здесь же следует сделать приписку: “Исправленному верить”, “Зачеркнутое недействительно” либо “Верно”. Рядом с этой записью должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя организации (или индивидуального предпринимателя).
  4. При наличии помарок, подчисток, замазываний “штрихом” и прочих аналогичных способов исправления документ считается недействительным.

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок.

Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры.

При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

  1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
  2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
  3. Контроль формирования дел производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
  4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом – по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства.

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: