Приказ о возврате подотчетных сумм, образец

Содержание
  1. Приказ на выдачу денег в подотчет образец
  2. Что такое подотчетные суммы
  3. Кому можно выдавать подотчетные суммы
  4. Какую суммы можно выдавать под отчет
  5. Отчетность по потраченным деньгам
  6. Кто формирует приказ
  7. Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм
  8. На что опираться при создании приказа
  9. Форма документа
  10. Формат документа
  11. Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм
  12. Правила по хранению, сроки
  13. Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
  14. Приказ о назначении подотчетных лиц
  15. Составляем приказ о подотчетниках
  16. Образец новых приказов на подотчет
  17. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  18. Как выдаются подотчетные средства
  19. Порядок выдачи подотчетных сумм
  20. Что изменил закон о применении ККТ
  21. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  22. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  23. Изменения с 1 июля 2019 года
  24. Составляем приказ (распоряжение) о подотчетных лицах
  25. Общие положения ведения кассовых операций
  26. Свежие материалы
  27. Можно ли обойтись без распоряжения руководителя
  28. Распоряжение на выдачу подотчетных сумм директору образец
  29. Сроки
  30. Основные документы с примерами
  31. Заявление на выдачу подотчетных сумм директору
  32. Приказ
  33. Заявка
  34. Служебная записка
  35. Максимальная сумма
  36. Процесс выдачи и учета
  37. На карточку
  38. В кассу
  39. нюансы содержания приказа о выдаче денег под отчет руководителю
  40. Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм
  41. Приказ о сроках возврата подотчетных сумм образец
  42. Окончательный расчёт
  43. Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2020
  44. Составляем приказ о подотчетниках
  45. Общий приказ о назначении подотчетных лиц
  46. Перечисление на карту
  47. Длительный срок
  48. Основные документы с примерами
  49. Заявление на выдачу подотчетных сумм директору
  50. Максимальная сумма
  51. Процесс выдачи и учета
  52. Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2017-2018 годов

Приказ на выдачу денег в подотчет образец

Приказ о возврате подотчетных сумм, образец

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Кто формирует приказ

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Форма документа

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Формат документа

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков.

Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Правила по хранению, сроки

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Приказ о назначении подотчетных лиц

Работники, которые получают денежные средства на административно-хозяйственные и иные нужды и которые должны предоставлять отчет по расходованию денег в интересах работодателя, именуются подотчетными лицами или подотчетниками.

Типичные примеры подотчетников – это командируемые работники, а также работники, которые приобретают для работодателя ТМЦ.

В принципе, подотчетником может быть не только работник организации, но и, например, лицо, выполняющее работы по ГПД.

Читайте так же:  Допсоглашение о продлении срочного трудового договора

О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей консультации. О том, как составить приказ о назначении подотчетных лиц, расскажем в этом материале.

Составляем приказ о подотчетниках

Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.

Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.

С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.

Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.

Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные.

Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ).

Подробнее об оформлении факта выдачи наличных подотчетнику мы рассказывали здесь. О безналичной выдаче подотчетных средств мы рассказывали в отдельном материале, где приводили также образец соответствующего заявления работника.

Образец новых приказов на подотчет

Источник: https://m-have.ru/prikaz-na-vydachu-deneg-v-podotchet-obrazets/

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Приказ о возврате подотчетных сумм, образец

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Составляем приказ (распоряжение) о подотчетных лицах

Приказ о возврате подотчетных сумм, образец

Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов.

В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет.

Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок.

А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Общие положения ведения кассовых операций

Отметим, что с 19 августа 2020 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе.

Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов.

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2020 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

>Образец положения о подотчетных лицах

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия.

Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

  • в шапке — наименование компании;
  • дату (даты) составления/утверждения документа;
  • список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
  • информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
  • Ф. И. О. и подпись руководителя;
  • Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Свежие материалы

  • Бухгалтерский баланс АО Бухгалтерская (финансовая) отчетность предприятий 39 149.84 млрд ₽ — АО ВТБ КАПИТАЛ 4 892.93 млрд…
  • Налоговое планирование Налоговое планирование в организации Налоговое планирование может значительно повлиять на формирование финансовых результатов деятельности организации,…
  • Приказ о создании Пример приказа о создании обособленного подразделенияОбщество с ограниченной ответственностью «Корсак»Приказ № 1-оп о создании обособленного…

Выдача подотчетных средств руководителю организации иногда допускается на основании распоряжения, которое будет содержать всю необходимую информацию и будет адресовано кассиру. Однако это противоречит законодательству, и, если налоговые органы нагрянут на предприятие с проверкой, то они могут привлечь организацию к ответственности.

Средства могут быть выданы на определенные цели, регулируемые указанием Центрального Банка РФ:

  • покупка необходимых предметов;
  • оплата расходов, потраченных на командировки;
  • расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

  1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
  2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
  3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
  4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства. РКО должен быть подписан и кассиром, и получателем.
  5. Последним шагом является занесение данной операции в кассовую книгу.

После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).

Условия, которые предъявляются к подтверждающим документам, а именно – чекам:

  • в кассовых чеках должно быть хорошо пропечатано название покупки и реквизиты предприятия;
  • товар должен быть приобретен в рабочее время;
  • на товарном чеке должны быть и печать, и номер.

Также отчет проверяется на правильность оформления. Если нет каких-либо недочетов, то руководителю предприятия нужно будет подписать документ, после чего средства будут списаны.

В ТК РФ сказано, если сотрудником в кассу не были возвращены подотчетные средства, то организация вправе данную сумму удержать из его зарплаты. Но на это должно быть дано письменное согласие сотрудника.

Как показывает практика, выдача подотчетных сумм имеет и другие нюансы, например:

  • если сотруднику необходимо получить средства, но руководителя нет на рабочем месте, то операцию выдачи средств может оформить бухгалтер или финансовый директор на основании доверенности;
  • многие руководители хотят получить средства без заявления, что является грубейшим нарушением, потому что средства должны выдаваться на основании заявления сотрудника, вне зависимости от его должности;
  • сумма, которая превышает лимит в 100000 руб., выдается только в случае расчета наличными средствами с другими предприятиями.

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Предлагаем ознакомиться: Обжалование действий прокурора в суде образец заявления

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  2. Выдача денег физическому лицу.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Заполнение шапки приказа

Согласно этого регламента организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы подотчет сотруднику на следующие операции:

  • Для осуществления командировочных расходов.
  • На оплату представительских и хозяйственно-операционных расходов, а также на приобретение ГСМ.
  • Для проведения геологоразведочных партий и экспедиций.
  • На расходы уполномоченных организаций и предприятий.
  • На осуществление хозяйственных расходов отдельных обособленных предприятий (филиалов), находящихся не в районе деятельности головного предприятия, у которых отсутствует самостоятельный баланс.

Для осуществления вышеуказанных операций необходимо, чтобы руководитель издал приказ, в котором определил следующее:

  • Размеры выдаваемых сумм и их целевое назначение.
  • Сроки, на которые можно выдавать деньги подотчетным лицам.
  • Перечень лиц, которым разрешается выдавать подотчет наличные денежные средства организации.

Пример заполнения самого приказа

Денежные средства, которые выдаются подотчетному лицу передавать третьим лицам запрещено.

Само по себе понятие подотчет, предполагает, что сотрудник получивший деньги по расходному кассовому ордеру должен отчитаться по факту использования выданных ему средств, в том числе по целевому их использованию.

Отчет производится в течение 3 рабочих дней, считая с момента истечения срока, на который были выданы деньги. Для командированных сотрудников датой начала отчета будет являться день возвращения из командировки.

Стоит отметить, что прежде чем выдать сотруднику деньги подотчет следует проверить наличие у него непогашенных ранее выданных авансов. Деньги выдаются лишь в том случае, если долги по предыдущим авансам отсутствуют, либо сотрудник должен их погасить.

Для того, чтобы отчитаться перед организацией по факту осуществленных расходов подотчетные лица должны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа.

Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы.

Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Источник: https://SwissWatch.su/drugoe/prikaz-na-vydachu-podotchetnyh-summ-2.html

Распоряжение на выдачу подотчетных сумм директору образец

Приказ о возврате подотчетных сумм, образец

На 2018 год установлен лимит на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое ограничение составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.

Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У.

Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется.

Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.

А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять. В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ, собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.

Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы — выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.

Сроки

Собственник или управляющий компанией лично устанавливает определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков, в акте под отчетного сотрудника.

Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего, которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.

Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней, по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.

Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:

  • по личной инициативе трудящегося;
  • при увольнении под отчетного работника.

Основные документы с примерами

Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты:

  • заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
  • приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
  • заявка на выдачу финансовых средств;
  • служебное письмо.

Заявление на выдачу подотчетных сумм директору

Данное заявление является внутренним документом организации, на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.

Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.

В заявлении необходимо отобразить следующую информацию:

  • сумма средств, выдаваемых под отчет;
  • конкретный срок, на который предоставляются деньги;
  • личные подписи заявителя и руководителя;
  • даты формирования и подписания заявительного акта.

Приказ

Распоряжение или приказ о назначении ответственных лиц за расходы выделенных подотчетных средств является одним из основополагающих документом, так как без его наличия предоставление наличных сумм подотчетному лицу будет не законным.

Заявка

Заявка на выдачу денежных средств составляется подотчетником, после чего руководитель фирмы адресует данный акт финансовому директору или лицу, ответственному за распределение финансов из кассы компании. Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия.

Служебная записка

Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.

В основном данный документ заполняется от руки.

В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику. Данная сумма не должна превышать 100000 рублей. Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.

Максимальная сумма

Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.

Процесс выдачи и учета

Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.

На карточку

Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.

Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.

Данный процесс имеет ряд преимуществ:

  • надежность и своевременность;
  • отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
  • нет необходимости в оформлении кассовой документации;
  • возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.

В кассу

такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности, для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.

основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.

особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.

znaybiz.ru

нюансы содержания приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет. Понятие подотчетных денег Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями. При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Максимальная сумма в подотчет в 2018 году Покупка путевок в санаторий для работников вредного производства Приобретение товара через комиссионера и возмещение его затрат за хранение Кто отвечает за нарушение договора поставки Документы

Источник: https://kpasnokamsk.ru/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/rasporyazhenie-na-vydachu-podotchetnyh-summ-direktoru-obrazets.html

Приказ о сроках возврата подотчетных сумм образец

Приказ о возврате подотчетных сумм, образец

Требования расчёта.

Поскольку в 2020 году для выдачи крупных сумм требуются авансовые отчёты, следует понимать нюансы составления и оформления. Некоторые компании оплачивают свои расходы через подотчётное лицо, в качестве которого может выступать даже генеральный директор. Ведь он тоже сотрудник.

Окончательный расчёт

Перед окончательным расчётом авансовый отчёт проверяется главным бухгалтером предприятия и заверяется руководителем. После утверждения долговые обязательства за работником закрываются. Неиспользованную часть суммы он возвращает организации. Этот остаток (или наоборот, перерасход) в обязательном порядке указывается в авансовом отчёте.

Сумма возвращается в кассу или на расчётный счёт. Если остаток далее потребуется потратить на нужды предприятия, остаточную сумму он может не возвращать, указав её в новом авансовом отчёте.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2020

» » Налогообложение Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

  • по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.
  • по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;

2.

Средства должны расходоваться только по назначению.

Данная операция не противоречит законодательству.

Но в таком случае нужно: О внесении изменений в учетную политику на 2020 год Дополнить учетную политику разделом 6: 6. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.

В последний раз они были внесены в 2014 году:

  1. Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен гражданско-правовой договор.
  2. Заявление является обязательным условием для получения денег.
  3. Подотчетные средства можно получить безналично.

После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать кассовый ордер и отдать сотруднику деньги.

Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит, — «распорядительный документ».

Образец заявления на выдачу подотчет наличными Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Образец заявления на перечисление подотчет на карту Образец заявления о возмещении служебных расходов Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии.

Составляем приказ о подотчетниках

Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.

Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.

С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.

Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2017 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе.

Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Перечисление на карту

Для перечисления денег на карту требуется:

  • составить и ввести в дальнейший документооборот бланк с пометкой, свидетельствующей о выдаче средств по безналичному расчёту;
  • отметить в положении о расчётах, что деньги отправлены с расчётного счёта на карту;
  • в платеже зафиксировать информацию об отправлении подотчётной суммы;
  • подать работнику заявление для выдачи средств в подотчёт;
  • сохранять сотруднику слипы после оплаты, и прикреплять к отчётам.

Длительный срок

Максимальные сроки законом не регламентированы, для указания в приказе срок берут тот, который указан в заявлении. Его указывает работник, главбух или руководитель. Даже если срок будет составлять 10 месяцев, штрафов за такой период не будет.

На предприятии не выдают новую подотчётную сумму до тех пор, пока сотрудник не оформит отчёт по предыдущей. Даже при срочности отправить его в командировку, подотчёт не формируют. Досрочно этот документ тоже не формируется, за исключением увольнения работника.

Если кроме должника для командировки у организации нет других сотрудников, руководитель может выдать новый подотчётный аванс под свою ответственность. Но данные схемы штрафуются налоговыми инспекторами. Руководитель получает штраф в размере 5000 рублей, организация – до 50000 рублей.

Основные документы с примерами

Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты:

  • заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
  • приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
  • заявка на выдачу финансовых средств;
  • служебное письмо.

Заявление на выдачу подотчетных сумм директору

Данное заявление является внутренним документом организации, на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.

Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.

В заявлении необходимо отобразить следующую информацию:

  • сумма средств, выдаваемых под отчет;
  • конкретный срок, на который предоставляются деньги;
  • личные подписи заявителя и руководителя;
  • даты формирования и подписания заявительного акта.

Максимальная сумма

Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.

Процесс выдачи и учета

Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2017-2018 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Источник: http://l2-chance.ru/torgovoe-pravo/6612-prikaz-o-srokakh-vozvrata-podotchetnykh-summ-obrazec.html

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: