Расходы на конференцию

Расходы на проведение конференции

Расходы на конференцию

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Для участия в профессиональном сообществе, обмене опытом с коллегами, поддержания высокого уровня квалификации ведущих специалистов медицинские учреждения направляют своих работников на разнообразные научно-практические конференции, медицинские выставки, съезды врачей различных специальностей, научные симпозиумы, круглые столы и мастер-классы . Учреждение, направляющее врачей на мероприятие, а также учреждение-организатор несут определенные затраты.

Если учреждение — участник

     Затраты на участие врача в выставке, конференции и тому подобном мероприятии могут быть различными в зависимости от формата самого мероприятия. Так, участие в некоторых из них бесплатное и от учреждения требуется только заявка. Для других потребуется уплатить регистрационный (организационный) взнос или оплатить выдачу сертификата участника мероприятия.

Если направленный учреждением сотрудник выступает с докладом, представляет статью, то платными могут быть публикация статьи, изготовление экземпляра сборника материалов конференции, доставка сборника в учреждение.

    Наиболее затратным для учреждения-участника будет мероприятие, которое проводится в другом городе, так как направление работника на такое мероприятие по заданию руководства учреждения является служебной командировкой.    Для направления врача на конференцию или выставку в другой город необходим приказ руководителя и служебное поручение.

    Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

    В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из командировки (п. 7 Положения № 749).
    Работник может поехать в командировку не только на поезде или самолете, но и на служебном или личном транспорте.

Расходы на участие в конференции

В этом случае фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется им по возвращении с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).    В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, доказывающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).

    По факту возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию утвержденный руководителем подразделения авансовый отчет в течение трех рабочих дней по возвращении из нее (п. 26 Положения № 749) и производит окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу на командировочные расходы.

Как грамотно учесть расходы на PR-мероприятия

Сейчас уже практически каждая компания понимает, что от так называемых “отношений с общественностью” (от англ. public relations, или, проще, “пиар”) во многом зависит успех бизнеса.

PR-мероприятия (пресс-конференции, пресс-показы, презентации, бесплатные семинары) проводятся, чтобы привлечь внимание к деятельности компании, чтобы сформировать мнение о фирме в целом.

Аудитория широкая — это нынешние и будущие клиенты, потенциальные партнеры и сотрудники.

PR-акцию фирма может организовать сама или привлечь для их проведения специальные компании. В нашем материале мы рассказали об оптимальных способах учета расходов на проведение PR-мероприятий в том и ином случае.

Как учесть расходы, если фирма проводит PR-акции сама

У фирмы, которая сама организует и проводит PR-мероприятия, неизбежно возникает ряд расходов. Ниже мы привели основные статьи затрат.

Расходы на подготовку мероприятия

Если фирма организует PR-акцию, она, как правило, арендует помещения и транспорт, при необходимости оплачивает специальную охрану для гостей и т.п. Учесть подобные расходы можно двумя способами.

Способ, предложенный Минфином. Сотрудники финансового ведомства рекомендуют учитывать затраты на проведение пресс-конференций и иных PR-мероприятий в составе нормируемых рекламных расходов. Такая позиция изложена в Письме Минфина России от 3 октября 2006 г.

Учет расходов на проведение конференции

N 03-03-04/1/678.

Чиновники отметили, что пресс-конференция, пресс-показ и другие PR-акции подходят под понятие “реклама”, которое дано в ст. 3 Федерального закона от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ “О рекламе”. То есть информация адресована неопределенному кругу лиц и направлена на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и содействует его продвижению на рынке.

Конечно, на презентацию и другие подобные мероприятия приглашаются определенные лица. Однако почти ни одна PR-акция не обходится без журналистов. И впоследствии в прессе публикуются материалы, посвященные событию, а также информация об организаторе мероприятия, о его продукции. Получается, что конечным потребителем все равно является неопределенный круг лиц.

В п. 4 ст. 264 Налогового кодекса РФ перечислены рекламные расходы, которые не нужно нормировать. Среди них расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации.

Статьями 14 — 16 Федерального закона N 38-ФЗ установлены требования к рекламе, размещаемой в средствах массовой информации. И в соответствии с ними проведение пресс-конференции, пресс-показа или семинара не является рекламой в СМИ.

Именно поэтому финансисты считают, что расходы на проведение мероприятия можно учесть при расчете налога на прибыль только в пределах 1 процента от выручки за отчетный (налоговый) период.

Рекомендациями Минфина России удобно пользоваться тем фирмам, у которых расходы на подготовку PR-мероприятия не превышают норматив. Если же расходы велики, то предлагаем альтернативный способ.

Альтернативный способ. Проводимую PR-акцию можно “на бумаге” представить как выставку или экспозицию. Расходы на участие в подобных мероприятиях также являются рекламными, но их можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме (п. 4 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Фирма должна обязательно оформить все внутренние документы на проведение выставки. В приказе руководителя нужно обязательно указать цель выставки. Это может быть, например, демонстрация достижений компании или выставка образцов продукции. А уже в рамках выставки может проходить и пресс-конференция, и семинар. И не забудьте закрепить программу мероприятия во внутренних документах.

Обратите внимание, что выставка подразумевает присутствие на ней всех желающих. Поэтому лучше довести информацию о ее проведении до широкого круга лиц. Это можно сделать, например, дав объявление о планируемой выставке в средствах массовой информации.

Расходы на организацию питания

Фирма, проводя PR-мероприятия, нередко организует буфетное обслуживание для гостей. Расходы на фуршет компания может списать двумя способами.

  1. Как представительские расходы в размере, не превышающем 4 процентов от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

На презентации, пресс-показы и другие мероприятия приглашаются лица, которых может заинтересовать деятельность фирмы и ее продукция. Гости, возможно, в дальнейшем будут сотрудничать с организацией.

А в соответствии с определением, которое дано в п. 2 ст.

264 Налогового кодекса РФ, к представительским относятся как раз “расходы… на обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества”.

Мы советуем учитывать затраты на питание в составе представительских расходов, если заранее известны все лица, которые будут участвовать в мероприятии. Лучше подготовить приказ о проведении мероприятия (встречи) с указанием участвующих в нем гостей.

А вот если круг приглашенных лиц неограничен либо проходит мероприятие, куда приглашены не потенциальные партнеры, а лишь представители СМИ, оснований списать расходы на фуршет как представительские нет. В этом случае лучше воспользоваться вторым способом.

  1. Как нормируемые рекламные расходы в пределах 1 процента от полученной выручки за отчетный (налоговый) период (п. 4 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Логика тут проста. Питание — это необходимая составляющая пресс-конференций и подобных рекламных мероприятий. Организовать фуршет для гостей уже стало обычаем делового оборота. Поэтому расходы на буфетное обслуживание в рамках рекламной акции можно учесть в составе рекламных затрат.

Плата приглашенным лицам

Для участия в мероприятиях нередко приглашаются гости, которые выступают с лекциями, отвечают на вопросы и т.п. В налоговом учете стоимость этих услуг также относится в состав нормируемых рекламных расходов, если проводятся семинар, пресс-конференция и т.п. Или в состав ненормируемых рекламных расходов, если фирма заявляет о проведении выставки.

Поручаем PR-мероприятия профессионалам: как удобнее учесть расходы

Организация может заказать проведение PR-мероприятий специализированным организациям — рекламным агентствам или фирмам, которые занимаются связями с общественностью.

По договору на оказание услуг по подготовке PR-мероприятия исполнитель может предложить заказчику:

  • провести специальные мероприятия — пресс-конференции, пресс-показы и т.п.;
  • осветить рекламное мероприятие в прессе;
  • оказать услугу в качестве пресс-агента;
  • составить и распространить пресс-релизы мероприятий заказчика и др.

В любом случае основная задача рекламного или PR-агентства — сформировать у потенциальных покупателей интерес к продукции заказчика и способствовать ее продвижению на рынке.

Списать затраты фирма может одним из двух способов. Первый — включить в состав рекламных расходов, но в размере не более 1 процента выручки от реализации за соответствующий период (п. 4 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Логика здесь та же, что и в случае, если фирма организует PR-мероприятие собственными силами (подробнее на с. 56 — 57).

Второй — заключить договор с PR-компанией о том, чтобы она организовала выставку. А уже в рамках выставки можно провести пресс-конференцию, пресс-показ и другие мероприятия. Эти затраты будут относиться к рекламным, которые можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме.

В.Р.Ковалева

Начальник юридического отдела

ООО “ВЕСКО АУДИТ”

Татьяна Каратаева и Елена Мельникова

Можно ли учесть расходы, связанные с участием работника в отраслевой конференции, в составе расходов по налогу на прибыль? Являются ли они обоснованными при расчете налоговой базы? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ аудитор, профессиональный бухгалтер Татьяна Каратаева и аудитор Елена Мельникова.

Сотрудник съездил в командировку для участия в конференции по кадровой политике в отрасли.

Организаторы предоставили договор на оказание услуг по обеспечению участия в мероприятии, копию лицензии на обучение по программе повышения квалификации, акт об оказании услуг, счет-фактуру.

Основной вид деятельности организации — оказание услуг связи. Как учесть затраты на участие в конференции для целей налогообложения?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ организация может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. При этом расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Расходы организации на обучение работников принимаются в целях налогообложения в порядке, установленном подп. 23 п. 1 и п. 3 ст. 264 НК РФ. Они включаются в состав прочих расходов, если:

1) обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональная подготовка и переподготовка работников налогоплательщика осуществляются российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию;

Источник: https://bookerlife.ru/rashody-na-provedenie-konferencii/

Смета

Расходы на конференцию

Мы возьмём на себя все организационные вопросы, а Вы сможете сосредоточиться и сконцентрировать свои усилия на проработке и подготовке смысловой части события. И тогда получится прекрасный результат, ведь каждый из нас – профессионал в своём деле!

Наши услугу по организации и координации Вашего конгресса, форума, конференции стоят – 10% от общей сметы мероприятия. Эта цена неизменна для каждого города России, а также для всех проектов, которые мы делаем и реализуем за рубежом.

— Стоимости на услуги для конференций, конгрессов, симпозиумов, форумов на территории России
— Стоимости на услуги для конференций, конгрессов, форумов, симпозиумов, meetings/ incentives, встреч и совещаний за границей

Вы заказываете все необходимые услуги по конференции, форуму, симпозиуму у нашей компании:

  1. Один подрядчик
  2. Один договор
  3. Все закрывающие документы

Поэтому и стоимости всех услуг для Вас будет выставлять, считать, подбирать и оптимизировать именно наша компания, как главный Ваш представитель по всем организационным вопросам.

Ниже специально для вашего удобства мы разработали очень приблизительную стоимость услуг по всем самым часто запрашиваемым для конференций услугам, чтобы Вы уже сейчас смогли сориентироваться в их стоимости и бюджете необходимом для проведения и организации Вашего форума или конгресса.

Все цены являются приблизительными и конечно могут изменяться в зависимости от горда организации и проведения конференции, конгресса, симпозиума или форума, а также в зависимости от времени года и туристического сезона, в туристических городах.

Пожалуйста уточняйте любую интересующую Вас информацию у Вашего менеджера!

Стоимости на услуги для конференций, конгрессов, симпозиумов, форумов на территории России

УслугаСтоимость
Коммуникация с участниками на этапе подготовки к конференции: персональное общение с каждым приглашенным лицом, согласование программы, личных данных, учёт всех предпочтений по размещению и трансферу, решение организационных моментовБесплатно
Информационная рассылка про проживание, экскурсионную программуБесплатно
Подбор места проведения мероприятия по лучшей цене и качествуБесплатно
Составление развлекательной, информационной и экскурсионной программы мероприятия, разработка сценарияБесплатно
Координация всей конференции: от заселения каждого участника, спикера, организатора в отель до проводов всех в аэропортуБесплатно
Помощь и консультирование организационного комитета мероприятия, форума, конгресса, симпозиума по всем возникающим вопросамБесплатно
Проживание для участников конференции и спикеров, форумов, симпозиумов
Двухместный номер – цена за номерот 3 000 рублей – сутки
Одноместный номер – цена за номерот 2 750 рублей – сутки
Проживание организаторовПредоставляется специальная скидка до 50%
ВИЗОВАЯ ПОДДЕРЖКА на российскую визуБЕСПЛАТНО, при заказе конференции под ключ!
Аренда конференц залов и переговорных комнат для конференций, симпозиумов, форумов
Зал вместимостью до 20 человекОт 15 000 рублей/день
Зал вместимостью до 50 человекОт 30 000 рублей/день
Зал вместимостью до 100 человекОт 40 000 рублей/день
Зал вместимостью до 300 человекОт 60 000 рублей/день
Зал вместимостью свыше 300 человекОт 80 000 рублей/день
Аренда технического оборудования и оснащения для форумов, симпозиумов, конференций
Экран, проектор, флип- чартПредоставляются чаще всего бесплатно
Микрофоны и звукоусилительная аппаратура на президиум + 2 радиомикрофона в залОт 5 000 рублей/день
НоутбукОт 5 000 рублей/день
камераОт 15 000 рублей/день
Дополнительные флип-чартыОт 5 000 рублей/день
Полиграфия и сувенирная продукция для Вашей конференции
Блокноты и ручки для записейБесплатно при заказе конференц зала
Сувенирные пакеты с Вашим логотипомОт 30 рублей/штука
Сувенирные ручки с Вашим логотипомОт 20 рублей/штука
Сувенирные блокноты с Вашим логотипомОт 50 рублей/штука
Сувенирные сумки с Вашим логотипомОт 150 рублей/штука
Питание и гала- ужины, банкеты для участников конференции
ЗавтракБесплатно, входит в стоимость проживания
ОбедОт 1000 рублей/ человек
Кофе-брейкОт 400 рублей/ человек
УжинОт 2000 рублей/ человек
ФуршетОт 900 рублей/человек
Гала-ужинОт 3000 рублей/ человек
БанкетОт 3000 рублей/человек
Услуги перевода и синхронного перевода
Синхронный переводОт 24 000 рублей/ день
(2 переводчика)
Фото и видео для мероприятия, конференции, симпозиума
Съемка промо-ролика видеоОт 25 000 рублей
Репортажный фотограф на конференциюОт 3 000 рублей/час
Репортажная видео съемка конференцииОт 4 000 рублей/час
Транспортные услуги для участников конференции, форума, симпозиума
Трансфер аэропорт (вокзал) – отельОт 3 000 рублей/ автомобиль
Аренда микроавтобусаОт 1 800 рублей/час
Аренда большого автобусаОт 2 500 рублей/ час
Специальная программа транспортного обслуживания конференции, трансферов, встреч и проводов для участников мероприятияРассчитывается индивидуально для клиента Вашим менеджером
Экскурсионная программа для участников и организаторов конференции
Обзорная экскурсия по городуОт 500 рублей / человек
Специальная экскурсионная программаРассчитывается индивидуально для клиента Вашим менеджером
Экскурсионная программа для участников и организаторов конференции
Обзорная экскурсия по городуОт 300 рублей / человек
Специальная экскурсионная программаРассчитывается индивидуально для клиента Вашим менеджером
Аренда шатров на конференцию, выездные конференции на природе или загородом
Аренда шатра 6*6 (монтаж, доставка, аренда на сутки)От 20 000 рублей / шатер
Аренда нестандартных шатров и тентовых конструкций для мероприятия, конференции, конгресса, форума, симпозиумаРассчитывается индивидуально для клиента Вашим менеджером
Флористика и декор зала для конфренции, бизнес- флористика
Бизнес- букетОт 3 000 рублей/ штука
Баннер или пресс воллОт 15 000 рублей/ штука
Ролл- апОт 4 000 рублей/ штука
Развлекательная программа и шоу-программа для гала-ужинов, банкетов
Ведущий мероприятия (в том числе на английском языке)От 30 000 рублей / 6 часов программы
Ди-джей на мероприятие + аренда звукоусилительной аппаратурыОт 15 000 рублей / мероприятие
Номера шоу- программы для вставки в праздничную программуОт 20 000 рублей / шоу-номер
И многое многое другое для Вашего мероприятия специально от нашего событийного агентства, просто напишите нам и мы сделаем Вам предложение
Услуги компании Фаворит по организации и координации мероприятия10% от итоговой сметы

Наша компания «Фаворит» является аккредитованным туроператором в виду, чего мы специализируемся на организации мероприятий, конференций, конгрессов, форумов под ключ заграницей в Европе, Азии, США, странах Балтии, Китае и других дестинациях для российских, русскоговорящих или международных компаний и корпораций.

Ниже Вы найдете приблизительные и очень ориентировочные стоимости на услуги, которые чаще всего запрашивают наши клиенты при организации выездной за границу конференции или поездки типа incentive.

Мы обращаем Ваше внимание, что все цены очень ориентировочные и приблизительные и конечно очень зависят от выбранной Вами дестинации – страны для проведения форума, конференции или симпозиума.

Стоимости на услуги для конференций, конгрессов, форумов, симпозиумов, meetings/ incentives, встреч и совещаний за границей

УслугаСтоимость
Коммуникация с участниками на этапе подготовки к конференции: персональное общение с каждым приглашенным лицом, согласование программы, личных данных, учёт всех предпочтений по размещению и трансферу, решение организационных моментовБесплатно
Информационная рассылка про проживание, перелет, экскурсионную программуБесплатно
Подбор места проведения мероприятия по лучшей цене и качествуБесплатно
Составление развлекательной, информационной и экскурсионной программы мероприятия, разработка сценарияБесплатно
Координация всей конференции: от заселения каждого участника, спикера, организатора в отель до проводов всех в аэропортуБесплатно
Помощь и консультирование организационного комитета мероприятия, форума, конгресса, симпозиума по всем возникающим вопросамБесплатно
Проживание для участников конференции и спикеров, форумов, симпозиумов
Двухместный номер – цена за номерОт 100 евро – сутки
Одноместный номер – цена за номерОт 80 евро – сутки
Проживание организаторовПредоставляется специальная скидка до 50%
ВИЗОВАЯ ПОДДЕРЖКА на российскую визуБЕСПЛАТНО, при заказе конференции под ключ!
Аренда конференц залов и переговорных комнат для конференций, симпозиумов, форумов
Зал вместимостью до 20 человекОт 200 евро/день
Зал вместимостью до 50 человекОт 300 евро/день
Зал вместимостью до 100 человекОт 500 евро/день
Зал вместимостью до 300 человекОт 1000 евро/день
Зал вместимостью свыше 300 человекОт 1200 евро/день
Аренда технического оборудования и оснащения для форумов, симпозиумов, конференций
Экран, проектор, флип- чартПредоставляются чаще всего бесплатно
Микрофоны и звукоусилительная аппаратура на президиум + 2 радиомикрофона в залОт 300 евро/день
НоутбукОт 100 евро/день
камераОт 200 евро/день
Дополнительные флип-чартыОт 30 евро/день
Питание и гала- ужины, банкеты для участников конференции
ЗавтракБесплатно, входит в стоимость проживания
ОбедОт 25 евро/человек
Кофе-брейкОт 10 евро/человек
УжинОт 35 евро/человек
ФуршетОт 35 евро/человек
Гала-ужинОт 50 евро/человек
БанкетОт 70 евро/человек
Транспортные услуги для участников конференции, форума, симпозиума
Трансфер аэропорт (вокзал) – отельОт 150 евро/ автобус
Специальная программа транспортного обслуживания конференции, трансферов, встреч и проводов для участников мероприятияРассчитывается индивидуально для клиента Вашим менеджером
И многое многое другое для Вашего мероприятия специально от нашего событийного агентства, просто напишите нам и мы сделаем Вам предложение
Услуги компании Фаворит по организации и координации мероприятия10% от итоговой сметы

Сколько же стоит провести и организовать масштабную или скромную конференцию? На самом деле стоимость в целом организации форума очень зависит от того, какую часть расходов организаторы включат в стоимость конференции, а какую часть расходов переложат на непосредственно участников мероприятия. Какие бывают варианты формирования стоимости организационного взноса на конференцию и выставления дополнительных услуг за счет желающих? Их очень много, но как правило и это мы как профессиональные организаторы конференций уже смело можем выявить как тенденцию: это то, что стоимость дополнительной экскурсионной программы всегда ложится на участников. Наша компания всегда консультирует организационные комитеты и организаторов мероприятия по вопросам того, как лучше организовать оплату организационного сбора, а даже во многих случаях и помогает непосредственно с решением этих вопросов, ведь у нашей событийно – туристической компании «Фаворит» есть расчетные счета в евро и долларах.

Если говорить о конференциях зарубежом или заграницей, то конечно вопросы доставки, транспортировки участников к месту проведения тоже встают зачастую перед организаторами мероприятия.

Иногда клиенты и партнеры компаний, которые для них организуют мероприятие вне рамок страны проживания участников самостоятельно занимаются вопросами получения виз- и вопросами авиа перелетов или жд переездов.

А есть компании, которые представляют такие мероприятия также в качестве некоего корпоративного бнуса за хорошую работу сотрудника, в таких случаях, как правило, компания конечно компенсирует и проезд участнику мероприятия, встречи, форума или съезда топ- менеджеров корпорации.

Источник: https://conferencerussia.ru/estimate.html

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: