Секретарь по другому называется

Содержание
  1. Секретарь
  2. История профессии
  3. Особенности профессии
  4. Обязанности
  5. Важные качества
  6. Навыки и знания
  7. Перспективы и карьера
  8. Обучение
  9. Профессия секретарь: описание, зарплата, требования, особенности специальности
  10. Профессия секретарь
  11. Специфика профессии
  12. Важные личные качества
  13. Профессиональные знания
  14. Виды секретарей
  15. Плюсы и минусы профессии
  16. Образование секретаря
  17. Где учиться
  18. Карьера
  19. Где работать секретарю
  20. Зарплата секретаря
  21. Заключение
  22. Как придумать название должности
  23. Базовые и производные названия должностей, варианты производных названий должностей
  24. Правила использования отдельных слов в названиях должностей
  25. О чем еще стоит помнить, придумывая название новой должности
  26. В заключение
  27. Профессия секретарь
  28. Разновидности профессии
  29. История профессии секретарь
  30. Плюсы и минусы
  31. Требования к профессии секретарь
  32. Обязанности секретаря
  33. Ответственность секретаря
  34. Полномочия секретаря
  35. Профессиональные навыки и умения секретаря
  36. Личные качества секретаря
  37. Сколько зарабатывает секретарь
  38. Образование
  39. Настоящий помощник руководителя
  40. Зачем вам нужен секретарь?
  41. Настоящие профессионалы своего дела окажут начальнику помощь в выполнении таких функций, как:
  42. Критерии отбора
  43. Если же вы все же решили подобрать себе секретаря самостоятельно, то при выборе работника рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:
  44. Кто вам действительно нужен?
  45. Рассмотрим также специалистов, которые вам, как руководителю, могут быть интересны, помимо секретаря приемной.

Секретарь

Секретарь по другому называется
Подробности 25.05.2020 16:50 Сергей Краковский

Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит нормальная работа всего офиса.

История профессии

Профессия секретарь зародилась еще во времена Древнего Рима. Высокородные патриции прибегали к услугам помощников ― образованных мужчин. Помимо делопроизводства эти работники нередко отвечали за корреспонденцию нанимателя. Как правило, они были осведомлены о многих секретах своих хозяев.

Во времена правления Петра I был открыт институт «секретарей». К работе допускались исключительно мужчины-дворяне, выходцы из именитых родов. На сегодняшний день требования секретарям менее строгие. Преимущественно пост секретаря занимают женщины, но встречаются на указанной должности и мужчины.

Особенности профессии

Данная профессия имеет ряд специализаций: референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь-переводчик.

Отдельно стоит упомянуть о секретарях, которые работают в судах. Сотрудник закрепляется за конкретным судьей, отмечает явку задействованных в процессе сторон, отвечает за своевременную рассылку повесток, печатает судебные акты и обрабатывает почту.

Профессия секретарь наделена такими положительными сторонами:

  • востребованность;
  • возможность завести полезные знакомства;
  • владение точной информацией о делах компании;
  • возможность совершенствования организаторских навыков;
  • шанс совмещать работу и учебу;
  • стабильность;
  • отсутствие повышенной физической нагрузки.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

  • потребность часто задерживаться после окончания рабочего дня;
  • отсутствие возможности самореализации в ряде случаев;
  • необходимость идеально выглядеть требует финансовых затрат.

Обязанности

Ключевые обязанности секретаря предусматривают следующее:

  • встреча посетителей в приемной;
  • ведение делопроизводства компании;
  • ежедневное планирование рабочего графика начальника, и оперативное внесение правок по необходимости;
  • прием телефонных звонков;
  • подготовка к проведению конференций и совещаний;
  • бронь номера в отеле, заказ авиабилетов для шефа и иных работников компании;
  • заказ канцтоваров и иных вещей, что нужны для нормального функционирования офиса.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать секретарь:

  • ответственный подход к выполнению обязанностей;
  • привлекательная внешность;
  • аккуратность;
  • пунктуальность;
  • внимательность;
  • вежливость;
  • хорошая память;
  • грамотная речь;
  • коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость;
  • организованность.

Секретарь ― это специалист, который в совершенстве должен владеть ПК и оргтехникой; знать основные разновидности ПО, правила оформления и регистрации документов, а также ― особенности ведения внутренней отчетности.

В крупных корпорациях к секретарям выдвигают повышенные требования, включая владение иностранными языками и знание тонкостей делового этикета. В фирмах, что ведут деятельность на международном уровне, секретарь отвечает за подготовку к деловым встречам, фуршетам и пр.

Перспективы и карьера

Услуги секретаря востребованы в организациях и предприятиях различного направления деятельности, нотариальных конторах, судах и пр.

Секретарь ― это профессия, что не предусматривает стремительного и существенного карьерного роста. Низшей ступенью принято считать должность секретаря на ресепшн. Такой сотрудник не занимается управленческой деятельностью. Зачастую в его обязанности входит консультирование по телефонным звонкам, и организация встречи клиентов.

Немного выше по рангу расположена должность секретаря-референта, что может выполнять обязанности офис-менеджера.

Специалист с высшим образованием вправе претендовать на должность личного ассистента руководителя компании.

Обучение

Для начала карьеры достаточно получить среднее профессиональное или неполное высшее образование по специальности: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления». Курсы секретарей помогут быстро освоить азы профессии.

Рассчитывать на повышение в дальнейшем смогут претенденты с высшим образованием. Подходящими являются такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет и лингвистика.

Источник: https://profitworks.com.ua/professii/deloproizvodstvo-akho/sekretar

Профессия секретарь: описание, зарплата, требования, особенности специальности

Секретарь по другому называется

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации.

Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование.

При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны.

Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны.

Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

  • повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
  • отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
  • необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
  • умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
  • наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.Еще нужно помнить, что такой работник — это лицо компании. По статистике, с женщинами новые клиенты, просители, заказчики и просто посетители легче идут на контакт, чем с мужчинами.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения.

Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно.

Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе.

Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность.

В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

  • ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;
  • референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;
  • ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;
  • технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;
  • переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;
  • офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом.

На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Образец должностной инструкции Образец инструкции (стр. 2) Образец инструкции (стр. 3)

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.

Карьера

Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.

Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.

Образец резюме Образец резюме (стр. 2)

Где работать секретарю

Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Заключение

Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.

Источник: http://PROFchoice.ru/atlas-professij/sekretar

Как придумать название должности

Секретарь по другому называется

Решить эту задачу вам помогут рекомендации из этой статьи.

Частично они взяты из нормативной документации, частично из практики работы.

Названия должностей бывают базовые и производные, в производных названиях необходимо правильно использовать слова-дополнения.

Кроме того, есть специальные слова, которые принято использовать в названиях должностей.

https://www.youtube.com/watch?v=NmEPH3x5XKo

Всегда помните про основной принцип выбора названия должности  — наименование должности должно соответствовать содержанию выполняемой работы.

Следуя этому принципу и понимая логику формирования названий должностей, придумать название должности несложно.

Базовые и производные названия должностей, варианты производных названий должностей

Названия должностей бывают базовые и производные.

Базовые названия должностей состоят из одного слова, характеризующего типовой вид работ, выполняемых должностью.

Очень часто базового названия бывает достаточно для того, чтобы корректного назвать должность.

Примеры базовых должностей – директор, секретарь, архивист, дизайнер, мастер, преподаватель, верстальщик и т.д.

Производные названия должностей, как правило, состоят из базового названия, определяющего типовой вид работ и слов-дополнений, а иногда даже словосочетаний, необходимых для идентификации должности.

С помощью слов-дополнений описывается характер выполняемой трудовой функции, указывается специальность или специализация, сфера деятельности, режим и (или) место работы и т.д.

Слова-дополнения могут находиться в начале наименования должности («менеджер по продажам»), в середине («заместитель директора управления») или в конце «финансовый директор»).

Какие варианты производных названий должностей чаще всего используются на практике:

1) названия с указанием в наименовании должности содержания работы и/или выполняемых функций, например, финансовый директор, директор по маркетингу, инженер-сметчик, финансовый контролер, инженер по охране труда и технике безопасности, инспектор по кадрам, учитель математики, процедурная медсестра, бухгалтер по расчету заработной платы;

2) названия с указанием на принадлежность к определенному подразделению, наименование которого содержит выполняемые должностью функции, например, контролер отдела технического контроля, начальник отдела маркетинга, директор школы, секретарь отдела продаж; заведующая детским садом, начальник отдела кадров, управляющий филиалом и т.д.

3) названия с указанием статуса должности по отношению к другим должностям, близким по содержанию выполняемой работы, например, генеральный директор, заместитель директора, старший бухгалтер, ведущий инженер; помощник директора.

4) названия с указанием трудовой функции, выполняемой сразу по нескольким должностям, например, дизайнер-верстальщик, водитель-экспедитор, инженер-экономист, педагог-психолог и т.д.

Вполне допускается сочетание перечисленных вариантов друг с другом.

Правила использования отдельных слов в названиях должностей

Кроме соблюдения общих требований к благозвучию и легкопроизносимости названий должностей, стоит следовать еще некоторым рекомендациями:

1. Нежелательно использование наименований должностей, включающих в себя, кроме базового наименования, более трех слов, включая предлоги, а также использование иностранных слов и/или аббревиатур.

2. При определении у должности трудовой функции по двум или нескольким должностям наименование может быть установлено:

– по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ;

– как двойное наименование должности («водитель-экспедитор»).

При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника. «Слесарь-стоматолог» точно никуда не годится.

3. Слово «заместитель» используется для должностей, которые вводятся для исполнения  обязанностей соответствующего руководителя в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения), либо выполнение определенных работ относящихся к сфере управления подразделением или предприятием – нужно указать, каких именно.

Не забудьте, что, согласно части второй ст. 59 ТК РФ, с заместителями руководителей можно заключить срочный трудовой договор, а также установить больший срок испытания и уволить по специальным основаниям (например, указанным в ч. пятой ст. 70 ТК РФ).

Если вы не используете в названии должности слово «заместитель», то применение к ней указанных выше норм трудового права может быть оспорено — «финансовый директор» или «коммерческий директор» формально заместителями руководителя не являются.

4. Слово «главный» в сочетании с указанием на профессию, специальность или должность указывает на что, работник является руководителем, отвечающим за определенное профессиональное направление и сферу деятельности предприятия (главный бухгалтер, главный инженер).

5. Слово-дополнение «ведущий» используется, когда на должность возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности структурного подразделения, либо обязанности по координации и методическому руководству группы исполнителей.

6. Применение слова-дополнения «старший» возможно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями.

Должность с производной «старший» может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы.

Для должностей специалистов, по которым предусматриваются квалификационные категории, должностное наименование «старший» не применяется.

7. Базовое название должности «инженер» может быть использовано только в тех случаях, когда специалисту для решения задач, вытекающих из характера производства или вида деятельности, необходимы инженерные знания в объеме высшей школы.

8. Базовое наименование должности «менеджер» используется вместе с производными, описывающими выполняемые функции, работы или принадлежность к определенному подразделению.

9.

Базовое название должности «помощник» используется для наименования должностей, связанных с выполнением работ общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя организации или (специалиста) либо с выполнением части работ, возложенных на руководителя организации (специалиста), а также отдельных служебных поручений под непосредственным контролем руководителя организации (специалиста).

В качестве дополнения используется полное наименование должности руководителя или специалиста.

О чем еще стоит помнить, придумывая название новой должности

1. О том, что слово «руководитель» обозначает целый класс должностей, которые предполагают управление людьми.

Руководителями являются и президенты, и директора, и начальники отделов.

Поэтому если вы используете это слово в названии должности, то это не то, чтобы совсем плохо, но не очень хорошо.

2. О том, что слово «менеджер» означает «управляющий».

Конечно, сложившаяся в России практика позволяет использовать это слово как для названий должностей, связанных с управлением людьми, так и для названий должностей, предполагающих ответственность за управлением процессами, но в остальном мире, тот, кто не управляет людьми, называется «специалист».

Может быть, так будет и у нас, может быть, большинство сотрудников по-прежнему будут гордиться должностью «менеджер по …».

Время покажет.

Думаю, перечисленных выше рекомендаций достаточно, чтобы придумать название любой должности.

В заключение

Эта статья является продолжением материала Как правильно назвать должность.

Если вы хотите проверить, нет ли вашей должности в Списках 1 и 2 и разобраться, как правильно назвать должности, в отношении которых квалификационные требования закреплены законодательно, читайте статью Про обязательные названия должностей.

Если хотите выбрать название должности с помощью справочников и профессиональных стандартов — читайте об этом в статье Как найти название должности в профессиональных стандартах и справочниках.

Вот ссылки на hh, superjob и rabota, — воспользуйтесь опытом тех, кто уже придумал названия должностям.

Желаю удачи!

Денис Карандашев

   Перейти в Каталог статей

   Перейти в Каталог программ обучения

   Перейти в Каталог консультационных услуг

Получайте свежие статьи по почте

Читайте наши новости

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Источник: https://hr-praktika.ru/blog/trudpr/kak-pridumat-nazvanie/

Профессия секретарь

Секретарь по другому называется

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  • Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
  • Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  • Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  • возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
  • отсутствие физической нагрузки;
  • комфортные условия работы в теплом помещении;
  • полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  • всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  • располагать средним или высшим образованием;
  • владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  • знать основы делопроизводства;
  • иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  • знать стандартные офисные процедуры;
  • при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  • просматривал корреспонденцию;
  • сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  • отвечал на телефонные звонки;
  • обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  • общался с клиентами;
  • контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  • организовать прием или совещание;
  • распланировать рабочее время руководителя;
  • приобрести канцтовары и прочие вещи;
  • заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
  • вести протокол собрания;
  • подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

  • запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  • требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  • решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

  • быть на «ты» с персональным компьютером;
  • обладать культурой общения;
  • уметь найти подход к посетителям;
  • проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

  • коммуникабельностью и ответственностью,
  • пунктуальностью и организованностью,
  • терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Источник: https://WorkKing.ru/proforientatsiya/professiya/sekretar.html

Настоящий помощник руководителя

Секретарь по другому называется

Хороший и профессиональный секретарь – это универсальный помощник любого руководителя. Именно он способен удержать в приемной важных посетителей пока шеф на совещании, защитить грудью кабинет начальника, если тот попросил никого не впускать, приготовить самый вкусный кофе и даже напомнить о дне рождения нелюбимой тещи, если босс об этом забудет.

Вместе с тем многие руководители недооценивают той помощи, которую им могут предоставить их секретари, сводя ее к выполнению элементарных обслуживающих функций.

Так, Европейская ассоциация профессиональных секретарей, в качестве основной роли такого специалиста, определяет его обязанность знать сущность деятельности своего руководителя, максимально обеспечивать ее продуктивность и уметь брать большую часть работы начальника на себя.

Однако, для выполнения такой задачи, при подборе секретаря нужно руководствоваться совсем другими критериями, нежели привлекательная внешность и хорошие манеры. В преддверии Международного дня секретаря, отмечаемого 21 апреля, Карьерист.ру расскажет руководителям, какие функции выполняет настоящий офисный помощник и как его выбрать.

Зачем вам нужен секретарь?

Нужно понимать что секретарь, это не просто обслуживающий персонал, готовящий кофе и отвечающий на телефонные звонки. Секретарь – это, прежде всего, одна из главных фигур в окружении руководителя, от надлежащего труда которой прямо зависит эффективность работы начальника и организации в целом.

По достоинству оценивая функционал данной должности, руководитель сможет максимально оптимизировать свою работу, высвобождая себя от множества рутинных операций и функций организационного характера.

Конечно, низкий уровень деловой квалификации и отсутствие уверенности в возможностях секретаря, не позволят поручить ему выполнение сложных задач, однако, это следствие несоответствия необходимым критериям подбора специалистов, о которых мы поговорим позже.

Настоящие профессионалы своего дела окажут начальнику помощь в выполнении таких функций, как:

  • Работа с документами. Прежде всего, секретарь работает с документами, которые поступают руководителю на подпись/резолюцию/визирование. При их обработке он проверяет грамотность и соответствие требованиям оформления, сводя функции руководителя лишь к проверке их содержания и непосредственно подписи.

    Кроме этого, в функции секретаря может входить обязанность добрать и предоставить необходимые для оценки тех или иных положений документы (например, к новому штатному расписанию приложить старое). Помимо этого, секретарь участвует в создании тех или иных корпоративных документов, наборе приказов и распоряжений и т.п., что существенно упростит работу начальника.

  • Организация приема посетителей.

    Выполняя данную функции секретарь, не только записывает посетителей на прием и располагает их перед общением с начальником, но и докладывает руководителю о целях посещения, напоминает о них, информирует о прибытии лиц, перенаправляет посетителей к другим работникам, если необходимость встречи с руководителем отсутствует и т.д.

  • Участие в подготовке и проведении совещаний. Основная цель секретаря в данном случае – максимальное сокращение затрат рабочего времени руководителя на проведение оперативок и совещаний, а также способствование реализации принятых на нем решений.

    В этих целях секретарь может составлять список участников, осуществлять контроль над подготовкой необходимых материалов, докладывать руководителю о численности прибывших, подготавливать иллюстрационный материал, вести протокол и устанавливать контроль над реализацией поручений.

  • Организация связи руководителя.

    Согласно статистике, разговоры руководителя по телефону могут занимать от 6 до 10% его рабочего времени. Основная задача секретаря – исключить большую часть подобных телефонных обращений, перенаправляя их в необходимое структурное подразделение или разрешая возникшие вопросы самостоятельно.

    Тактичный отказ от разговора с руководителем – необходимое умение секретаря. Вторая, не менее важная задача – анализ полученной по телефону информации и определение той, которая должна быть донесена начальнику немедленно.

  • Организация рабочего времени.

    Профессиональный секретарь всегда напоминает руководителю о важных встречах, переговорах, мероприятиях и принимает меры, относительно оптимальной их организации. Кроме того, он четко сдерживает соблюдение графика работы руководителя, исключает потери его рабочего времени и даже согласовывает с ним свои личные планы.

  • Поддержание деловых контактов. С этой целью секретарь ведет учет организаций и должностных лиц, с которыми руководитель поддерживает деловые отношения, собирает о них необходимую информацию, информирует начальника об организационных изменениях и даже подготавливает тексты поздравительных писем.

Критерии отбора

Качественно исполнять указанные функции сможет только настоящий профессионал, которого не так-то легко и найти на рынке соискателей – способными к выполнению таких задач секретарями руководители очень дорожат, а сами специалисты работают с начальниками на протяжении даже десятков лет. Как правило, поиском действительно профессиональных секретарей занимаются рекрутинговые агентства, поскольку при его подборе нужно будет просмотреть сотни резюме и провести десятки собеседований.

Если же вы все же решили подобрать себе секретаря самостоятельно, то при выборе работника рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:

  • Наличие профессиональных навыков и умений. В их число должно входить знание иностранных языков, грамотность, умение стенографировать, знание делопроизводства (регистрация, составление и оформление документов, формирование и номенклатура дел и т.д.

    ), основ архивного дела, правил эксплуатации оргтехники, офисных программ и даже основ психологии.

  • Опыт организационной деятельности.

    Помимо опыта секретарской работы, соискатель должен обладать навыками самоорганизации собственной работы, с учетом требований руководителя, особенностей деятельности компании и управленческого аппарата.

  • Чувство ответственности и способность к работе.

    Ответственность стоит наравне с профессиональными навыками секретаря, так как его работа должна характеризоваться высокой степенью надежности при выполнении поставленных руководителем задач. Секретарь должен быть готов брать ответственность за их выполнение на себя.

  • Самостоятельность и инициативность.

    В некоторых ситуациях, исходя из установок руководителя, секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения, однако, не выходя за определенные пределы и не подменяя начальника.

  • Стрессоустойчивость.

    Выполнение поставленных начальником задач, общение с посетителями, ненормированный рабочий график, ответственность – все это здорово выматывает и снижает трудоспособность человека, поэтому готовность к стрессам и адекватная реакция на них – незаменимое для секретаря качество.

  • Тактичность.

    Умение вести себя с разными категориями людей, держать «язык за зубами» и хранить корпоративные секреты – одни из основных обязанностей секретаря, поэтому на нее так же нужно обращать внимание.

Не стоит сразу списывать со счетов специалистов без высшего образования. Безусловно, наличие диплома – один из показателей профессионализма, однако, далеко не всегда его гарантия. Практика показывает, что профессиональный секретарь может быть таковым и без высшего образования, особенно если он обладает всеми необходимыми руководителю качествами.

Кто вам действительно нужен?

При всем этом, работа секретаря, как и выполняемые им функции, достаточно многогранны – все это зависит от требований непосредственного начальника. Описанные выше специфика и критерии следует относить непосредственно к секретарю приемной, что есть самой распространенной позицией в отечественных компаниях.

Однако сегодня, условия ведения бизнеса настолько разнообразны и специфичны, что руководителю могут потребоваться помощники, выполняющие несколько иные функции. В зависимости от поставленных перед административным работником задач, занимаемая им позиция, как и предъявляемые к кандидатам требования, могут несколько отличаться.

Рассмотрим также специалистов, которые вам, как руководителю, могут быть интересны, помимо секретаря приемной.

  • Личный ассистент. Нанимается, когда руководителю нужна «правая рука». В его задачи может входить как планирование рабочего графика, организация встреч, ведение переговоров, так и решение вопросов личного характера, например, организация семейного праздника.

    В то же время его работа предполагает не просто выполнение технических функций, но и самостоятельное решение многих задач, в том числе, выполнение большей части работы наставника.

    Поэтому на такие должности чаще всего нанимают мужчин средних лет со специальным образованием, разбирающихся в деятельности компании, опытом работы ассистентом не менее 3-5 лет, знанием языков, способностью принимать волевые решения и умением вести деловые переговоры.

  • Секретарь на ресепшн.

    Если функции секретаря будут сводиться к встрече гостей, подаче напитков, ответам на звонки и взаимодействию с курьерами – вам нужен именно такой, чисто технический работник. Поскольку он первый, кого встречают посетители офиса – основным критерием отбора должна стать привлекательная внешность.

    Однако в таком случае, выполнения более широких функций от таких работников требовать не стоит.

  • Секретарь-референт. Должность, частично совмещающая функции секретаря приемной и личного ассистента, поэтому она считается универсальной. Как правило, таких специалистов нанимают руководители, имеющие развитый административный персонал.

    В их функции входит подготовка особо важных документов, сопровождение на переговорах, протоколирование встреч, а также выполнение отдельных важных поручений. Они существенно больше взаимодействуют с руководителями, а поэтому и требования к ним должны предъявляются на порядок выше, чем к обычному секретарю.

Подводя итог, отметим, что при подборе секретаря, независимо от спектра выполняемых им функций, не стоит делать упор только на личностные или только профессиональные качества. В этом деле важно найти удачный симбиоз таких характеристик, и тогда, не забывая, конечно, про достойное финансовое поощрение, вы обязательно обретете не только настоящего помощника, но и верного соратника и даже хорошего друга.

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/nastoyashhij-pomoshhnik-rukovoditelya.html

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: