Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

Содержание
  1. Заявка на канцелярские товары: образец
  2. Что относится к канцелярским товарам: перечень
  3. Виды заявок на канцтовары
  4. Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец
  5. Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления
  6. Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада
  7. Расход канцтоваров в офис — нормы и как посчитать
  8. Норма расхода канцтоваров
  9. Как определить норму
  10. Как рассчитать расход канцтоваров в офис
  11. Вместо заключения
  12. Выдача канцтоваров сотрудникам, образец
  13. Списание канцелярских товаров: бухгалтерские проводки
  14. Пример списания канцтоваров
  15. Скачать форму 422-АПК. Ведомость учета выдачи (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей
  16. Образец служебной записки на канцтовары – как заполнить и чем отличается электронное обращение
  17. Что такое служебная записка
  18. Кто составляет документ
  19. Когда необходим документ на приобретение канцтоваров
  20. Особенности оформления
  21. Структура документа
  22. Стилизация служебной записки
  23. Каких ошибок стоит избегать
  24. Электронная форма
  25. Образец служебной записки на канцтовары
  26. Ведомость выдачи канцелярских товаров образец
  27. В каких организациях используется ведомость
  28. Какие материалы вносятся в документ
  29. Для чего нужна ведомость
  30. Кто формирует ведомость
  31. Как составить ведомость
  32. Кто должен подписать документ
  33. Образец ведомости
  34. Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец
  35. Образец акта на списание канцтоваров в 2020 году
  36. Форма
  37. Что считается канцелярскими товарами
  38. Кто может применять данный акт на списание канцтоваров в 2020 году
  39. Причины списания канцтоваров
  40. Инструкция заполнения акта на списание канцтоваров
  41. Скачать образец и бланк

Заявка на канцелярские товары: образец

Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

НазваниеПереченьОписание
Расходные материалы
  • ручки;
  • карандаши;
  • ластики;
  • бумага;
  • и т. п.
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.
Предметы разного времени использования
  • дыроколы;
  • степлеры;
  • папки;
  • и т. п.
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

  • на закупку канцелярских товаров;
  • выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

  • В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
  • Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
  • Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки.  По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

  • В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
  • От кого составлена записка.
  • Название документа.
  • Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
  • Дата оформления и регистрационный номер.
  • В основной части документа пишется просьба.
  • Дата.
  • Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Пример заявки:

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации. 

Источник: https://spmag.ru/articles/zayavka-na-kancelyarskie-tovary-obrazec

Расход канцтоваров в офис — нормы и как посчитать

Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

Ни один офис не обходится без канцелярских принадлежностей. Ручки, карандаши, бумага для принтера, степлеры, файлы, папки — все это разлетается по отделам за секунды. Чтобы никто из сотрудников не остался без нужных принадлежностей, необходимо знать, как избежать «канцтоварной нужды».

Давайте посмотрим, как можно рассчитать расход канцтоваров и оптимизировать закупку, чтоб все сотрудники остались довольны.

Норма расхода канцтоваров

Норма потребления канцтоваров зависит в первую очередь от специфики деятельности компании. Некоторые организации практически не нуждаются в канцелярии, другие — тратят значительные суммы на канцелярские принадлежности.

Обычно ответственным за наличие нужных канцтоваров в офисе назначается секретарь или офис-менеджер. Если компания небольшая, человек 20, то заказ канцтоваров не такое уж и хлопотное дело. Но вот если у вас несколько десятков человек, много отделов и всем требуется разное, тогда заказ канцтоваров и контроль за их наличием может превратиться в головную боль.

На законодательном уровне нормы расхода канцелярских принадлежностей не установлены. Как правило, каждая компания регламентирует расход канцелярии по своему усмотрению.

При этом многие руководители фирм упускают из виду контроль контроля за расходом канцелярских принадлежностей. А зря.

Установленные нормы расхода канцтоваров помогут не только избежать нехватки принадлежностей сотрудникам, но и существенно сэкономить бюджет компании. На первый взгляд, расходы на канцтовары небольшие.

по сравнению с другими статьями расхода компании. Но если посчитать траты на канцелярию за квартал или год, вы удивитесь, насколько эта сумма превышает ваши ожидания.

Если у вас постоянная нехватка ручек, карандашей, степлеры каждый раз куда пропадают, а бумага для принтера исчезает тоннами, стоит подумать, чтобы внести некоторые изменения в привычный распорядок заказа канцелярских принадлежностей.

Регламентирование канцелярских принадлежностей помогает структурировать и оптимизировать закупки канцтоваров, сократить бюджет и дисциплинировать сотрудников.

Прежде чем считать нормы расхода канцтоваров, нужно определиться с типами принадлежностей. Канцелярские принадлежности для офиса можно разделить на две группы по сроку использования:

  • Канцтовары долговременного использования (степлеры, дыроколы, штемпельная продукция, ножницы и пр).
  • Кратковременного (ручки, бумага для принтера, маркеры и пр). Именно канцелярия кратковременного использования чаще всего теряется в офисах, быстрее заканчивается и сотрудники испытывают постоянную нехватку.

Как определить норму

Определить нормы расхода канцтоваров не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Обычно при расчете норм пугает, что невозможно подсчитать и определить норму для канцелярских товаров кратковременного использования. Подсчитать можно все. Главное, подойти с умом к этому.

Есть два способа определения нормы:

  • Бенчмаркинг — отличный способ усовершенствовать бизнес-процессы. Суть в том, что вы берете как пример компанию, максимальную близкую к вам по условия. Вы смотрите на количество сотрудников, отделов, выбираете схожую отрасль деятельности и прочее, и принимаете их нормы на канцтовары. Например, вы общаетесь с девушкой секретарем из другой фирмы. Расспросите ее, как она справляется с закупкой канцтоваров, есть ли у них нормы. Что-то вы можете перенять для своей компании, что-то изменить.Тестируйте заимствованные нормы и доводите до совершенства уже в своей компании.
  • Собственные расчеты — разумнее всего использовать этот метод. Вы формируете нормы, используя собственные силы, измеряя и рассчитывая количество канцтоваров необходимых вашему офису. Потребуется время, чтобы определить опытным путем норму. Один-два месяца вы наблюдаете и анализируете сколько канцтоваров заказали, сколько потратили, чего не хватило и т.д. После вы поймете, какие нормы расходы канцтоваров можно установить для вашего офиса, чтобы сотрудники не нуждались ни в каких вещах.

На наш взгляд, лучше использовать собственные расчеты для установления норм расхода канцтоваров.

Во-первых, так вы увидите на что и куда тратят сотрудники канцтовары. Например, если у вас в компании 50 человек, а ручек вы заказываете по 20 упаковок в месяц, стоит подумать, рационально ли используются ручки?

Во-вторых, вы сможете сделать запас самых востребованных канцтоваров. Например, специфика деятельности компании может предполагать повышенный спрос на какие-либо канцелярские принадлежности в зависимости от сезона. Вы сможете заранее подготовиться и заказать заранее канцелярию. Тогда в «горячий сезон» никто из сотрудников не останется без принадлежностей.

Как рассчитать расход канцтоваров в офис

Учет канцтоваров можно вести по отделам или по сотрудникам. Если компания небольшая, то можно уточнять у каждого сотрудника, какие канцелярские принадлежности ему необходимы. В средних и крупных компаниях лучше собирать заявки на канцелярию по отделам. Это поможет упростить процесс закупки канцтоваров и даст возможность контролировать работу сотрудников.

Для начала вы можете составить перечень канцтоваров длительного использования и расходных материалов (картриджей для принтера и пр.). Их запасы нужно пополнять раз в месяц или реже. Затем можно составить список канцелярских принадлежностей кратковременного использования.

В среднем одному сотруднику необходимы такие вещи:

  • Ручка, карандаш, линейка, ножницы — 1 шт
  • Степлер, скобы к нему, антистеплер — 1 шт
  • Лотки для бумаг — 1-3 шт
  • Папки, файлы, архивные папки — в зависимости от объема документов
  • Блокнот или ежедневник — 1 шт
  • Блок для записей — 1-2 шт
  • Маркеры и текстовыделители — 1 уп.

Это минимум канцтоваров, необходимых каждому сотруднику в офисе.

Когда вы составили список канцелярских принадлежностей, можно приступать к анализу.

  • Следите за расходом канцтоваров. Через два-три месяца у вас уже будут достаточно верные данные, чтобы понять какое количество канцтоваров вам необходимо закупать.
  • Заведите табличку в excel, чтобы проще было вести учет канцтоваров.

Вот например, можно сделать две связанные таблицы:

Первая таблица дает нам общие сведения, сколько и каких канцтоваров было заказано и какое количество осталось на текущую дату. По второй таблице можно проанализировать расход канцтоваров по отделам. В будущем, на основе этих данных вы сможете сформировать нормы расходы канцтоваров для всего офиса.

Пока статистики нет, можно собирать заявки по отделам, самостоятельно проверять целесообразность заказов и корректировать их в случае избытка.

Например, сотрудник указывает в заявке несколько штук дорогих ручек. Обоснование такой покупки может быть деловая встреча с партнерами или выставка.

Если никакого мероприятия в ближайшее время нет, а дорогие ручки личная прихоть сотрудника, то такая заявка отклоняется.

Чтобы проверить обоснованность покупки какой-либо нестандартной вещи, которая выбивается из привычного списка канцелярии, обращайтесь к руководителю отдела. Можно попросить, чтобы руководство каждого отдела собирали заявки со своих сотрудников и отправляли вам.

Здесь главное установить правила сбора заявок. Что стоит учитывать:

  • Периодичность. Обычно канцелярию заказывают раз в месяц или квартал. Но может быть и чаще. Все зависит от потребностей конкретной компании.
  • Сроки предоставления. Важно соблюдать дисциплину и проинформировать всех сотрудников, когда вы заказываете канцелярию и до какого принимаете заявки. При установке сроков учитывайте, что многие будут задерживать заявки. Так что берите два-три дня с запасом.
  • Форма подачи заявки. Сделайте единый шаблон подачи заявки на канцелярию. Вам будет проще все заявки воедино и риск что-то пропустить будет минимален.

Важно донести до сотрудников информацию, что если вы в оговоренные сроки не получите заявку, они лишатся канцелярии.

Вместо заключения

Первое время, когда вы только начнете учет и формирование норм расхода канцелярских принадлежностей, могут возникать сбои. Это нормально. Внимательно следите, анализируйте и корректируйте заказы.

Не забывайте всегда создавать «неприкосновенный запас» на случай авралов и экстренных ситуаций в рабочем процессе.

Когда вы оптимизируете расходы на канцтовары, систематизируете закупку, не переставайте раз в квартал анализировать расходы и корректировать их.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/rashod-kanctovarov-v-ofis--normy-i-kak-poschitat-5c1b938771aad100a9e2da8a

Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

Вряд ли найдётся компания, в которой не требуется распечатать какой-либо документ, поставить на нём подпись или сделать заметку — все указанные действия требуются наличия на предприятии канцтоваров.

Иногда их нужно много, иногда — совсем мало, но в любом случае нужно уметь правильно вести в отношении них бухгалтерский учёт.

В статье расскажем про проводки по списанию бумаги и канцтоваров, дадим пример составления акта на списание.

Канцтовары покупаются через подотчётное лицо фирмы или непосредственно у поставщика. Они идут к учёту как МПЗ (материально-производственные запасы) и отражаются на счетах по стоимости покупки в сумме с расходами на доставку, НДС исключается. Списывать канцелярские принадлежности нужно также по правилам.

Понятие «канцелярских товаров» включает в себя любые приспособления для составления и оформления документов на предприятии:

  • ручки,
  • маркеры,
  • бумага,
  • карандаши и т.п.

Отдельные виды простейшей оргтехники:

  • калькуляторы,
  • пишущие машинки.

Крепёжные материалы:

  • штемпели,
  • скобы,
  • скрепки,
  • папки.

Чертёжные принадлежности:

  • готовальни,
  • циркули,
  • транспортиры и т.д.

Пеналы, школьные портфели и другие подобные предметы.

Акт на списание канцелярских принадлежностей разрешён к использованию любым фирмам вне зависимости от объёмов денежного оборота и системы налогообложения. Его составление является законным основанием для списания таких ТМЦ, поскольку налоговый инспектор откажется отнести к расходам стоимость канцтоваров, отнесённую к затратам в момент приобретения.

Регистрация категорий канцтоваров в акте, а также установление факта списания осуществляется специальной комиссией (как минимум 2 человека) после издания приказа руководителем предприятия.

Строгой формы акта на списание канцтоваров нет (может быть чистый лист А4, фирменный бланк фирмы, заполняется от руки или машинописным способом), поэтому фирма вправе:

  • всякий раз оформлять документ в свободной форме;
  • утвердить собственный шаблон в учётной политике на основании потребностей и особенностей компании.
    • дата заполнения,
    • полное название компании-покупателя товаров,
    • список всех канцтоваров, идущих на списание (прописывается число штук и стоимость),
    • подпись главного бухгалтера и директора (печать не обязательна).

    Акт на списание канцтоваров

    Как и другие материалы, канцелярские товары будут учтены на счете 10, а субсчёт выбирается на усмотрение бухгалтера.

    Приобретение через поставщикаПокупка подотчётным сотрудником
    Д 10 К 60Д 10 К 71

    Списание канцелярских товаров: бухгалтерские проводки

    Списывать канцелярские принадлежности можно тремя способами (выбранный метод требуется закрепить в учётной политике):

    1. По методу ФИФО (в хронологическом порядке поступления и списания).
    2. По средней себестоимости.

    Расчёт происходит

    • методом взвешенной оценки — по сведениям о цене и числе единиц товара на начало месяца и всех поступления в течение расчётного периода;
    • методом скользящей оценки — число единиц и цена канцтоваров на начало месяца и все поступления до дня их списания.

    По себестоимости единицы товара (не целесообразно в данном случае). Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании).

    ОперацияБухгалтерская проводка
    Канцелярские товары переданы на пользование сотрудникамД 26 (44) К 10

    Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование. Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.

    На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика.

    Пример списания канцтоваров

    Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей.

    ОперацияСумма (руб.)Основание для списанияДебетКредит
    Оплата за канцелярские товары поступила поставщику800Требование-накладная2610.01

    Скачать форму 422-АПК. Ведомость учета выдачи (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей

    С целью учета выдачи (отпуска/возврата) хозяйственных принадлежностей и инвентаря на предприятии ведется ведомость по форме 422-АПК. Документ утвержден приказом Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750.

    В нем ведется учет хозяйственного инвентаря со сроком полезного использования до 12 месяцев (исходя из принятой учетной политики) в пределах предварительно утвержденных норм.Акт является оправдательным документом для принятых или отпущенных материальных ценностей со склада предприятия, или отнесения их на затраты предприятия, компании и учреждения.

    https://www.youtube.com/watch?v=E0Hssuf5ZYc

    Все фиксируемые в форме хозяйственные принадлежности традиционно делят на группы. Классификация позволяет правильно организовать учет инвентаря и материальных ценностей на предприятии.

    Классификация хозяйственных принадлежностей:• материальные ценности для организации лимита на предприятии (списываются в качестве расходов производства);• хозяйственные принадлежности для многократного индивидуального использования (списываются в качестве расходов);• инвентарь повторного пользования (списываются по уменьшенной стоимости их нормативной эксплуатации);• материалы сезонного использования (списываются на затраты по стоимости, расчет которой осуществляется на основании остатка времени эксплуатации предмета в отчетном году).При любых передвижениях материальных ценностей, зафиксированных формой 422-АПК, рекомендуется в оперативном порядке выполнять контроль.

    Ведомость составляется в нескольких экземплярах для получателя и отправителя (завсклада). В сроки, прописанные нормами документооборота на предприятии, акт сдается в отдел бухгалтерии, после чего прилагается к отчетам о движении материальных ценностей на предприятии.

Источник: https://iiotconf.ru/vydacha-kantstovarov-sotrudnikam-obrazets/

Образец служебной записки на канцтовары – как заполнить и чем отличается электронное обращение

Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Одним из способов запроса необходимых ресурсов является служебная записка. Образец служебной записки на канцтовары не регулируется законодательством. Единственным регулирующим документом является ГОСТ, который определяет обязательные пункты для внесения. Вид обращения может сильно видоизменяться в зависимости от требований уставной документации организации.

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

Кто составляет документ

Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

о служебных записках различного характера:

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Записка составляется в тех ситуациях, когда какой-либо из типов канцтоваров подходит к концу или уже закончился. При этом ответственным лицом за ресурс должен быть не сам работник, составивший просьбу, а вышестоящий или равный по рангу сотрудник компании.

Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации. Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы.

Служебная записка имеет цель – довести до сведения уполномоченного лица с просьбой устранить недостаток необходимых канцтоваров.

Служебная записка – это документ, относящийся к бумагам первичного бухгалтерского учета. Они будут использоваться в качестве обоснования расходов на нужды предприятия. Поэтому после получения, записки отправляются на хранение для представления в качестве доказательной базы для сотрудников ФНС.

Особенности оформления

В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка». В связи с этим отсутствует строгая форма для составления документа.

Поэтому допускается, что каждый сотрудник вправе составлять ее в свободной форме при условии, что Уставом фирмы не закреплен определенный шаблон. Некоторые организации также выпускают специальные бланки, на которых нужно будет составлять бумагу.

Допускается оформление от руки или в печатном виде. Обязательным условием является наличие росписи составителя, которая ставится от руки.

Документ в обязательном виде должен включать в себя некоторую информацию:

  1. Наименование организации.
  2. Дата составления записки.
  3. Данные сотрудника, составившего записку.
  4. Данные должностного лица, являющегося адресатом.

В основной части записки должна быть лаконично раскрыта причина составления обращения. Информация должна быть дополнена предложенным путем решения проблемы.

Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой. Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом. Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании.

Структура документа

Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

  1. В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.
  2. Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
  3. Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
  4. По центру указывается название документа «Служебная записка».
  5. В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

Стилизация служебной записки

Служебная записка должна составляться в деловой форме. В тексте должны отсутствовать просторечия, матерные выражения, а суть обращения излагаться лаконично и четко. Обязательным условием является способ решения имеющейся проблемы.

Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации. В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.

Все разновидности докладной, к которой относится служебная записка, должны составляться в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, где указаны обязательные реквизиты.

Бланк, на котором составляется записка, может предусматриваться уставной документацией организации. Если же правил относительно строгого бланка не установлено, то документ составляется на обычном белом листе формата А4.

Если размер докладной превышает один формат, то информация должна продолжаться на другом листе. Заполнение обратной стороны не рекомендуется, так как может привести к отказу от принятия подобного способа подачи обращения.

Если документ состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы и скреплены.

Каких ошибок стоит избегать

Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

  1. Не указывается адресат или введенные данные некорректны.
  2. Текст не имеет причины обращения.
  3. Не имеется информация о способах решения проблемы.
  4. В тексте использованы просторечия.
  5. Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
  6. Введенные данные не соответствуют действительности.
  7. Нет подписи должностного лица.

Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

Электронная форма

Процедура реализации записки будет проще, если организация использует электронные способы связи для отправки обращений. Благодаря этому методу, не только упростится процесс подачи, но и скорость рассмотрения документации.

Сам процесс составления записки никак не будет изменяться, при отправке обращения электронным путем. Будет использоваться аналогичный образец. Исключения могут встретиться только в двух случаях.

Первый – указание адресата, так как данные будут внесены в строку «Адрес» при отправке электронного письма. Адресата необходимо будет повторно указать в строке «Тема».

Второй случай – отсутствие росписи, так как в большинстве случаев у каждого сотрудника имеется личная электронная подпись, которая прикрепляется к отправляемому документу автоматически.

Образец служебной записки на канцтовары

Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.

Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.

Скачать образец служебной записки на канцтовары [27.00 KB]

Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.

Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-na-kantstovary.html

Ведомость выдачи канцелярских товаров образец

Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

› Гражданское право

25.12.2019

Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.

В каких организациях используется ведомость

Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных. Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.

Какие материалы вносятся в документ

Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации.

Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей.

В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.

В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.

Для чего нужна ведомость

Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.

Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).

Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.

Кто формирует ведомость

В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.

Как составить ведомость

Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях.

Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке

Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)

Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.

Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику.

Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации.

После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).

Кто должен подписать документ

В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.

Образец ведомости

  1. Справа, вверху ведомости, несколько строк отведены под подпись руководителя учреждения.
  2. Ниже указывается дата формирования ведомости, наименование организации (полное) и структурного подразделения, в котором она выпустилась.
  3. Далее вписывается информация о материально-ответственном лице: достаточно указать здесь его фамилию-имя-отчество.
  4. Затем идет основной раздел. Начинается он с бухгалтерских записей о проводках товарно-материальных ценностей, внесенных в бланк.
  5. Ниже свои подписи ставят главный бухгалтер и работник, выдавший товары и материалы по настоящей ведомости, документ еще раз датируется.
  1. Вторая часть бланка содержит собственно сведения о товарно-материальных ценностях, оформленные в виде таблицы.
  2. В первый столбец вносится ФИО получившего их работника, он же расписывается в конце соответствующей строки.
  3. В вертикальные столбцы вносятся данные об объектах, подлежащих учету (их название и код) и единица измерения (также в виде наименования и кода).
  4. После того, как ведомость будет заполнена, подводятся ее итоги: выданное количество каждого наименования материалов, а также их стоимость за одну штуку и общая стоимость по всем столбикам.

Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец

Ведомость выдачи материальных запасов ф. 0504210 применяется в организациях бюджетной сферы. Она имеет строго регламентированную форму. В предлагаемом материале рассмотрим подробнее, в каких случаях используется ведомость и как ее заполнить.

Источник: https://ps-62.ru/grazhdanskoe-pravo/vedomost-vydachi-kantselyarskih-tovarov-obrazets.html

Образец акта на списание канцтоваров в 2020 году

Выдача канцтоваров сотрудникам, образец

В каждой организации должен быть бухгалтерский отдел. Его работа подразумевает использование большого количества различных канцелярских товаров. Обычно их предоставляет компания. Соответственно, это затраты, которые должны быть правильно оформлены.

Файлы для скачивания:

Форма

К оформлению данного документа законодательство не выдвигает каких-то особых требований. Акт разрешается составлять на бумаге А4. Также в этих целях можно использовать фирменный бланк. Естественно, его сначала нужно составить и утвердить.

Кроме этого, не имеет значения, на компьютере будут вноситься сведения, или от руки. Главное здесь помнить, все имеющиеся автографы должны проставляться «вживую».

Независимо от выбранного варианта заполнения, присутствие следующей информации является обязательным:

  • название компании;
  • члены комиссии;
  • дата составления;
  • сведения о руководителе и компании;
  • информация о канцтоварах, их количество, стоимость и другие сведения;
  • подписи ответственных лиц.

Что касается печати организации, то можно обойтись без нее. Именно такой акт указывает на расходы компании, связанные с канцелярскими товарами. Поэтому на протяжении трех лет документ необходимо хранить в архиве компании.

Что считается канцелярскими товарами

Вряд ли здесь у кого-то возникнут вопросы по поводу правильной формулировки. Как можно догадаться, канцелярскими считаются принадлежности, которые необходимы для оформления и написания документов.

Сюда относятся ручки, маркеры, бумага, карандаши и многое другое. Кроме этого, канцелярией считаются и простые приспособления, например, калькуляторы и печатные машинки.

Сюда относятся и различные крепежные и чертежные материалы: пеналы, скобы, степлеры, скоросшиватели и др.

Вся перечисленная продукция обеспечивает работоспособность бухгалтерского отдела компании. Организация обычно закупает канцелярию про запас. Все это относится к основным средствам фирмы, которые подлежат строгому учету.

Когда возникает необходимость их списать, данная процедура должна выполняться в соответствии с требованиями, которые прописаны в законодательстве. Нужно сказать, это касается и канцелярской продукции, которая предназначена для рекламы.

Это могут быть, как внутренние рекламные акции, например, ручки и календари с логотипами, так и внешние баннеры.

(: “Списание канцтоваров в 1С 8.3 – пошаговая инструкция”)

Кто может применять данный акт на списание канцтоваров в 2020 году

В современном мире акт о списании канцелярии имеет достаточно широкое распространение. Это объясняется тем, что на любом предприятии данные принадлежности являются, чуть ли не обязательными атрибутами. Их используют не только крупные корпорации, но даже самые малые компании.

Причем не имеет смысла, на какой системе налогообложения находится фирма, в своей деятельности она обязательно использует канцелярские принадлежности. Что касается лиц, которые заполняют данный документ, то директор назначает для этого какого-то конкретного сотрудника.

Сам процесс оформления акта можно разделить на три основных этапа:

  1. Закупка канцелярских товаров, которые необходимы на определенный период времени. Естественно, при этом компания-продавец должна выдать товарный или кассовый чек.
  2. Передача купленной продукции в отделы, нуждающиеся в определенных расходных материалах.
  3. На завершающей стадии выполняется заполнение соответствующего акта о списании.

Вообще, достаточно часто руководители компаний дополнительно вводят внутренние распоряжения. Именно с их помощью часто регулируется движение и порядок оформления канцелярских принадлежностей.

Причины списания канцтоваров

Как показывает практика, во многих организациях приобретение канцелярской продукции учитывается в качестве расходов. Однако нужно понимать, ответственные лица делают это на свой страх и риск.

В таких ситуациях налоговая служба может оштрафовать компанию, так как приобретение канцелярии не является расходами, от которых напрямую зависит основная деятельность фирмы.

От этого изменяется налог на прибыль.

Для инспектора именно снятие ТМЦ с учета компании позволяет считать данную процедуру официальными расходами. Таким образом, списание является оправданными расходами. Соответственно, благодаря оформлению такого документа налоговая база на эти затраты официально снижается. Специалисты рекомендуют управленцам составлять специальный график, согласно которому будет проводиться списание.

Нужно понимать, ответственный сотрудник обязан вести учет канцелярии от ее приобретения до списания. Соответственно, снятие основных средств с баланса компании необходимо выполнять по заранее утвержденному алгоритму:

  1. Получение канцелярии, которая выступает в качестве товарно-материальных ценностей. Обычно продукция поступает от поставщика. Хотя приобретать необходимые товары может и работник, который командируется специально для этих целей. При этом оформляется приходный кассовый ордер.
  2. Отправка товаров в подразделения и отделы. При этом составляется накладная, в которой указывается назначение продукции, ее количество и другие характеристики.
  3. Оформляется акт, при помощи которого осуществляется списание канцелярской продукции.

Не имеет значения, на какой системе налогообложения находятся компании. Все они имеют возможность списывать с баланса основные средства, которые перед этим туда зачислялись.

Но особое внимание стоит уделить тому факту, что объем списываемой канцелярии не должен быть больше объема полученной продукции. Другими словами, ответственные лица не могут списать «лишнее».

До момента оформления акта списания все канцелярские товары должны находиться на учете предприятия.

В некоторых компаниях к учету канцелярии относятся без должного внимания. Например, при получении ТМЦ не делаются приходы. Но в будущем, когда возникает необходимость списать товар, возникают различные проблемы. Например, без прихода нет никаких оснований для официального списания.

Такое положение можно объяснить тем, что ответственные лица не считают нужным ставить на учет, например, ручки, которые имеют незначительную стоимость. Однако нужно понимать, за длительное время таких «мелких» получений будет достаточно много.

Соответственно, за определенное время может накопиться достаточно крупная сумма. Так как материалы нельзя списать, затраты будут считаться недостачей, которая постоянно будет расти.

В итоге получается, что нет возможности свести бухгалтерскую отчетность.

(: “Оформляем акт на списание материалов”)

Инструкция заполнения акта на списание канцтоваров

Несмотря на то, что это официальный документ, для его оформления нет необходимости использовать унифицированную форму. Закон разрешает составлять акт в свободном стиле. Хотя на практике можно убедиться, что это не совсем удобно.

Ведь в этом случае каждый раз ответственному сотруднику приходится полностью вносить необходимые сведения. Но данную работу можно упросить. Для этого достаточно разработать и утвердить руководителем предприятия соответствующий шаблон. Вся основная информация здесь уже должна присутствовать.

При заполнении достаточно будет внести лишь некоторые сведения, что значительно упростит процедуру оформления такого документа.

Вносить данные необходимо без ошибок. Естественно, недостоверные сведения здесь должны отсутствовать. Если ответственный сотрудник впишет ложную информацию, контролирующие органы могут привлечь к ответственности не только работника, который составлял документ, но и руководителей организации. Стандартный акт на списание канцтоваров имеет следующую структуру:

  1. В верхней части документа указывается название организации, ее ИНН, юридический адрес. Также здесь должно быть выделено место для сведений о руководителе, который обязан утвердить документ.
  2. Ниже, по центру строки, прописывается название документа. Кроме этого, здесь указывается период, за который происходит списание.
  3. Далее необходимо перечислить членов комиссии, которые занимаются данной процедурой.
  4. Затем можно приступать к заполнению основной части, а именно, указывать сведения о товарах, которые подлежат списанию. Если говорить о канцелярских принадлежностях, то обычно их списывается сразу большое количество. Именно поэтому для большего удобства данный раздел рекомендуется оформить в виде таблицы. Здесь указывается название товара, его стоимость, количество, общая сумма. При необходимости можно сделать столбец, предназначенный для внесения каких-то дополнительных сведений и замечаний. В нижней части таблицы необходимо подвести итог. Здесь указывается общее количество списываемых товаров и их общая стоимость.
  5. Завершающим этапом заполнения документа является проставление автографов всеми ответственными сотрудниками. Подписи должны иметь расшифровки. Также прописываются должности членов комиссии. Как можно догадаться, проставление подписей всех участников проверяющей группы является обязательным условием правильного оформления документа

Скачать образец и бланк

Источник: https://aktinfo.com/na-spisanie-kantstovarov/

Об успешном бизнесе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: